Einblick in die Failure Fridays bei World-of-edv

Heute ist wieder Freitag. Was bedeutet das für uns alle bei World-of-edv? Einerseits sind wir nur ein Stückchen weit entfernt vom Wochenende, was natürlich nicht schlecht ist ?, anderseits finden wieder die sogenannten „Failure Fridays“ statt. Es handelt sich dabei um ein Meeting, bei welchem alle Kollegen in unserem Meeting Raum anwesend sind. Dieser gemeinsame Termin findet regelmäßig in einem Turnus von etwa sechs Wochen statt. Aber was genau ist das?

Die Failure Fridays (übersetzt „Fehler Freitage“) gehören bei uns definitiv zur positiven Fehlerkultur. Wir sagen ganz offen: Wo gearbeitet wird – da fallen auch Späne. Bei uns macht jeder Fehler, egal ob Chef oder Azubi. Unsere Kollegen sollten keine Angst haben etwas Neues auszuprobieren, denn mehr als schief gehen kann es nicht. Deshalb finden bei uns dafür regelmäßig „Failure Fridays“ statt, in dem jeder von seinen Misserfolgen erzählt (wirklich jeder, auch der Chef).

Warum wurde die positive Fehlerkultur bei World-of-edv eingeführt?

In einer Fehlerkultur ist die Voraussetzung, dass Fehler passieren und behoben werden. Fehler sind ein fester Bestandteil des Lernens und der Weiterentwicklung. Dieses Bekennen zu den Fehlern ist dabei ein erster wichtiger Erfolg. Wir versetzen uns dadurch in die Lage Fehler zu erkennen, aus Ihnen zu lernen und für die Zukunft Maßnahmen zu schaffen, um gleichen Fehlern vorzubeugen.

Fehlerakzeptanz: Fehler sind erlaubt und diese lassen sich auch nicht vermeiden. Eine 100%ige Fehlerfreiheit ist unrealistisch.

Sanktionsfreiheit: Das rechtzeitige Offenlegen von Fehlern ist aus betriebswirtschaftlicher Perspektive das A und O. Je früher ein Fehler erkannt, gemeldet und korrigiert wird, desto besser. So kann rechtzeitig reagiert werden. Die Mitarbeiter dürfen deshalb keine Angst haben, Fehler zu gestehen. Die „Schuldigen“ werden deshalb nicht an den Pranger gestellt. Es wird gemeinsam nach Ursachen und Lösungen gesucht, damit es nicht nochmals bei einem anderen Mitarbeiter passiert.

Neutrale Fehlerkommunikation: Jeder beurteilt die Situation anders. Die Kommunikation beschränkt sich auf die Fakten und bleibt dabei trotzdem sachlich.

Gemeinsame Fehleranalyse: Eine gemeinsame und sachliche Reflexion unter allen Kollegen inkl. der Chefs in einer Runde bildet gegenseitiges Vertrauen und schafft gemeinsame Lösungen. Dabei handelt es sich um eine sog. „Root-Cause-Analysis“ (Fehler-Ursachen-Analyse).

Und so wird diese bei uns durchgeführt:

Jeder Kollege kennt im Vorfeld folgende Fragen und bereitet sich dafür vor:

-Was ist passiert?

-Wo war der Fehler?

-Wen hat es wieviel Geld gekostet?

-Wie hätte der Fehler verhindert werden können?

-Gibt es eine Lösung / gelöst? / Was muss gemacht werden?

-Was können die anderen am Tisch davon lernen?

Das kann in Form einer Präsentation, oder eines Vortrages erfolgen.

Schulung der Mitarbeiter: Eine offene positive Fehlerkultur und der offene Umgang mit Fehlern leben die erfahrenen Mitarbeitern und Chefs vor. Dies nimmt auch eine gewisse Zeit in Anspruch. Auch die Kompetenz, ein gutes konstruktives Feedback zu geben muss aktiv gestaltet und von allen Kollegen reflektiert werden.

Welche Bespiele gibt es bei den Failure Fridays bei World-of-edv?

In diesem Blogbeitrag gewähren wir Ihnen auch einen kurzen Einblick in einem Beispiel von unseren Failure Fridays:

In einer Kundeninstallation gibt es einen individuellen Workflow der Fremdlagerbestände via einer XML-Datei einliest in die BüroWARE. Dieser Prozess wurde durch den Kollegen, der dieses ursprünglich programmiert hatte, unzureichend dokumentiert (1. Fehler, der festgestellt wurde im Meeting). Der Lieferant hat das Dateiformat geändert auf CSV und somit war eine Anpassung des Prozesses notwendig. Da der Kollege, der dies damals programmiert hatte, abwesend war, nahm sich ein weiterer Kollege dieser Aufgabe an und setzte sich mit der vorhandenen Programmierung auseinander.

Da dieser Sachverhalt relativ schwierig zu testen war, dauerte die Umstellung des Prozesses mehrere Tage. Dabei wurde dem Kunden immer gesagt, dass es morgen funktionieren sollte. (2. Fehler, unzureichende Testmöglichkeit geschaffen). Dies führte zu geringen Lagerbeständen im System, wodurch Produkte von den Plattformen genommen wurden, da diese nur Produkte mit Lagerbeständen verkaufen. (3. Fehler – Auswirkung für den Kunden waren weniger Verkäufe und Umsatzeinbußen). Dieses hat erst im 5 Anlauf komplett automatisiert so funktioniert wie es sollte. Auch hatten wir für die Anpassung des Prozesses aus Sicht des Kunden zu viel Zeit investieren müssen, und zu viele Anläufe benötigt, was eine Folge der vorgenannten Punkte war. (4. Fehler – zu hohe Aufwände für eine vermeintlich „einfache“ Aufgabe).

Das Learning:

Auf die ordnungsgemäße Dokumentation der Prozesse achten und sich die Möglichkeiten eines ordentlichen Testings schaffen. Wären diese beiden Dinge gegeben gewesen, hätte die Anpassung auf Anhieb funktionieren können, und der neue Mitarbeiter hätte sich nicht mühsam in den Prozess eindenken müssen. Es wäre für alle Beteiligten ein weitaus besserer Ablauf möglich gewesen.

Was sagen die Kollegen zu den Failure Fridays:

„Es gibt immer wieder Situationen, die nicht optimal gelaufen sind. Damit ich mir dieses Thema besser einprägen kann und auch die Kollegen nicht den gleichen Fehler verursachen ist der Kommunikationsaustausch am Failure Friday für mich sehr nützlich.“

„Ich finde den Austausch mit den Kollegen über Fehler sehr gut. Dadurch bekommt man einen guten Einblick wie jeder Kollege mit solchen Situationen umgeht und eigene Lösungsstrategien entwickelt. Diese kann man dann gut in seine eigene Vorgehensweise mit einbinden und sieht vielleicht Ansätze, die einem vorher so nicht klar waren.“

Und was sagt unser Chef dazu?

„Wo gehobelt wird, fallen auch späne.“ Das ist nicht immer leicht zu akzeptieren, aber es gilt das Beste daraus zu machen. Denn nur wer Fehler macht, lernt auch und entwickelt sich weiter. Wichtig ist mir vor allem, dass ein Fehler nicht 2x im Unternehmen vorkommt. Durch die Failure Fridays soll vor allem bei den Kollegen das Bewusstsein geschärft werden, was wo passiert ist und dass dieses einem selbst nicht nochmal passiert. Wir sind dadurch auf dem Weg zur selbst lernenden Organisation.“

Gerade in unserer Branche und durch die Komplexität unserer Produkte ist es wichtig, dass das ganze Team an dem Thema „Fehler“ und Learning beteiligt ist, denn nur so können wir gemeinsam immer besser werden.

Fazit

Die Failure Fridays wurden bereits vor über einem Jahr bei uns eingeführt und auch erfolgreich von allen Kollegen angenommen. Mittlerweile haben sich die Failure Fridays als ein fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur etabliert. Denn eine positive Fehlerkultur stärkt auch die Mitarbeiterbindung.

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