Dokumentenarchivierung – revisionssicher archivieren
Sie kennen den enormen Aufwand und was es bedeutet, Rechnung XY123 von Kunde 67890 in Ihrem Ablagestapel aus dem Jahr X zu suchen? Ordner über Ordner, Papier über Papier. Warum machen Sie das eigentlich? Sicher deshalb, weil Ihnen bisher noch niemand von Ihrer neuen Software für revisionssichere Dokumentenarchivierung erzählt hat. Das übernehmen wir gerne nachfolgend für Sie! Legen wir los…
Was ist inoxision ARCHIVE?
Das ist Ihr Dokumentenarchiv von morgen. Inoxision ARCHIVE gewährt Ihnen direkten Zugriff auf all Ihre Dokumente – und das in Sekundenschnelle. Vorbei sind die Momente, in denen Sie Zeit für die aufwendige Suche nach genau einer bestimmten E-Mail oder Dokumenten verbracht haben. Inoxision lässt Sie Daten wie E-Mails, digitale Dokumente oder Papierdokumente ganz einfach zentral und revisionssicher verwalten. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Arbeitszeit zurück – ganz gleich welche Unternehmensart oder -größe Sie haben.
Schon nach kurzer Einarbeitungszeit können Sie Ihr Archiv verwenden – dank einer intuitiven und sehr leichten Bedienung der Software ist die Verwendung ein Kinderspiel. Auch die Übersichtlichkeit ist hier ein absoluter Pluspunkt.
Mit Inoxision erleben Sie eine automatisierte Dokumentenablage, die Sie und Ihr Unternehmen hochergonomisch und modern in neue Richtungen weist. Dank effizienter Recherchefunktion und ausgezeichneter Integrierbarkeit in Ihr bestehendes System erleben Sie eine Archivierungssoftware par excellence. Kurz und knapp: Archivierung auf den Punkt gebracht!
Wir sind Ihr Ansprechpartner für Inoxision Produkte
Revisionssicher
Mit inoxision ARCHIVE erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben und Pflichten zur revisionssicheren Ablage. Somit sind Sie auf der sicheren Seite in Hinblick auf die jeweiligen Anforderungen (z.B. GoBD) – das bringt Sicherheit!
Ihre Vorteile
mit inoxision ARCHIVE
Steigern Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen durch weniger Aufwand und mehr Zeitersparnis. Mit inoxision ARCHIVE sind Sie immer am neuesten Technologiestand.
Die Ablage von morgen
Dank der Archivierung mit Inoxision flattern keine Papiere mehr durch Ihr Büro – denn was heute noch kaum denkbar, ist morgen bereits Realität: papierloses Arbeiten wird Sie sicher in den Bann ziehen – das bedeutet modernes Arbeiten!
DSGVO Konform
Spätestens seit dem 25.05.2018 ist die DSGVO in aller Munde. Auf Inoxision können Sie auch in Hinblick auf die DSGVO zählen, denn es ist damit absolut konform – das schafft Vertrauen!
Integrationsclient
Durch den Integrationsclient wird es Ihnen möglich, sogar aus Ihrer BüroWARE die Recherche- und Ablagefunktionen von Inoxision zu nutzen. So kommen Sie mit einem Klick zu allen archivierten Dokumenten eines Kunden – das ist komfortable Bedienung!
Zentraler Datenpool
Sie nutzen verschiedene Softwaresysteme und Ordner, um Ihre Dokumente zu verwalten? Das ist jetzt vorbei – mit Inoxision haben Sie künftig nur noch einen einzigen Datenpool – das spart Zeit!
Die inoxision ARCHIVE können Sie nahtlos mit BüroWARE / WEBWARE verbinden. Kontaktieren Sie uns dazu gerne.
Anwendungsbeispiel #1
Eingangsrechnungen
Für alle Eingangsrechnungen können Sie mit den praktischen Tools, die Inoxision liefert (s. u.) eine ganze Palette an Fällen abdecken – von einfachen Standard-Rechnungen, die Sie monatlich erhalten bis hin zu komplexen Aufgaben, die im Anschluss daran folgen lassen sich diese vielfältig von Inoxision ARCHIVE abdecken.
Ausgangsrechnungen
Aus der BüroWARE eine Ausgangsrechnung versenden und dabei direkt archivieren ohne diese auf Papier zu drucken? Ein sehr klassisches Beispiel, welches sich mit Inoxision sehr komfortabel lösen lässt.
Anwendungsbeispiel #2
Unternehmenskommunikation / Geschäftsbriefe / Fibu / Korrespondenzen
Es gibt viele weitere Möglichkeiten, um Inoxision in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Ganz gleich ob Sie alltägliche Geschäftsbriefe oder Belege aus Ihrer Finanzbuchhaltung archivieren möchten. Entweder Sie nutzen einen ähnlichen Prozess wie bei den Eingangsrechnungen oder Sie speichern ihre täglich anfallenden Geschäftsbriefe und Korrespondenzen ganz einfach per virtuellem Druck in das Archiv. Falls Sie noch mehr Automation wünschen, ist auch das möglich: Sie speichern die Datei aus z. B. Word in einen Ordner ab, der von Inoxision überwacht wird – den Rest übernimmt Inoxision für Sie. So können Sie auch einen ganzen Schwung an Daten ablegen und automatisch von Inoxision verarbeiten lassen. Leichter geht’s kaum!
Anwendungsbeispiel #3
E-Mail Archivierung
Selbst E-Mails lassen sich dank Archive Mail ganz bequem archivieren. Heutzutage wird auch E-Mail Archivierung immer wichtiger, da viele Korrespondenzen ausschließlich nur noch per Mail geschehen. Damit auch hier nichts verloren geht, was für Sie und Ihr Geschäft von Relevanz ist, bietet es sich an das Inoxision Archive Mail zu nutzen. Lassen Sie alle relevanten E-Mails ganz bequem an Inoxision senden und archivieren. Zeitgleich werden auch Anhänge mitgespeichert, sodass auch diese nicht verloren gehen. Wann immer Sie dann eine Mail aus einem alten Schriftverkehr benötigen, haben Sie die Möglichkeit über die Volltextsuche danach zu suchen und so in Sekundenschnelle zur gewünschten Mail zu gelangen.
Praktische Tools der inoxision ARCHIVE
Dank modernster Technologie werden grafische Daten in Zeichen umgewandelt. So erhalten Sie die Belegnummer einer eingescannten Rechnung und können diese direkt der korrekten Firma zuordnen lassen, da auch das Firmenlogo wiedererkannt wird. Durch die „Advanced OCR“-Erkennung ist für Inoxision ARCHIVE ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht – anders als bei einer normalen OCR-Erkennung, die nur einzelne Zeichen erkennen kann.
Der leistungsstarke Workflowserver schafft das, was Sie nur manuell können: eine automatisierte Dokumentenverarbeitung. Dabei werden selbst komplexe Belegabläufe leicht realisiert – von der Überwachung bestimmter Ordner, welche dann automatisch verarbeitet werden, bis hin zu festgelegten Zeiträumen sind viele Prozesse umsetzbar.
Der aus den zuvor gescannten Belegen entstandene Volltextindex ermöglicht die Dokumentensuche mit Textfragmenten. Alles, was Sie archivieren lässt sich auch recherchieren. So finden Sie zielsicher und mit wenig Aufwand genau die Dokumente, nach denen Sie suchen. Ein schnelles Wiederfinden von Dokumenten ist unerlässlich – gerade in Zeiten der DSGVO – zeitaufwendige Suchen sind dank der Volltextsuche Geschichte.
Die innovative inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung mit Maskenerkennung sowie der OCR-Server bieten enorme Geschwindigkeit beim Archivieren Ihrer Dokumente. So müssen Sie nicht mehr jedes Blatt einzeln scannen, sondern legen bequem den gesamten Stapel in den Scanner und lassen diese im Anschluss dank Workflowserver und OCR-Erkennung automatisch verarbeiten. Praktischer geht’s kaum!
Greifen Sie auf Ihre Daten zu – wann und wo Sie wollen. Inoxision bietet neben der herkömmlichen Variante auch die Möglichkeit, per Browser als auch via Handy über eine App auf Ihre Archive zuzugreifen. Sie sind auf Dienstreise und benötigen dringend Zugriff? Dank flexibler Zugriffsmöglichkeiten gar kein Problem.
