Mit der SoftENGINE ERP-SUITE erhalten Sie das richtige Werkzeug. Zusätzlich liefern wir Ihnen Lösungen für Kassen, Cloud und Dokumentenarchivierung. Für kleine und mittelständische Unternehmen aus allen Branchen.
Rechtlich abgesichert und zudem kinderleicht erstellt – die automatisierte XRechnung und Rechnungen im ZUGFeRD Format lassen sich direkt aus Ihrer ERP versenden.
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Mehr InformationenWie leicht die Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD Belegen Funktioniert zeigen wir Ihnen in diesem Video.
Seit 27. November 2020 muss für alle öffentlichen Aufträge eine elektronische Rechnung versendet werden. Eine reine Rechnung per PDF-Format reicht hier jedoch nicht aus, wichtig ist eine elektronische Rechnung nach festgelegten Standard wie beispielsweise dem Standard XRechnung.
Sollten Sie diese trotzdem im Papierformat oder als reines PDF versenden, so werden diese von den Behörden abgelehnt und infolge nicht bezahlt. Dadurch müssen Sie sich auf eine Minderung Ihrer Liquidität einstellen.
Damit es nicht so weit kommt, stellt Ihnen SoftENGINE ERP in Verbindung mit dem gotomaxx PDFMAILER ein Format im Sinne der deutschen und europäischen Norm zur Verfügung.
Mit nur einem Klick in ihrer ERP Software können Sie mithilfe von PDFMAILER.CLOUD Ihre Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD Beleg senden. Der Elektronische Rechnungsaustausch mittels strukturierter Rechnungsdaten ist somit ohne großen Aufwand für Sie möglich. Damit erfüllen Sie kinderleicht die Vorgaben der öffentlichen Hand.
Direkt aus Ihrer Büroware/Webware
PDFMAILER registrieren und installieren
PDFMAILER.CLOUD starten
Übergabe der Rechnungsdaten
Fertig! Digitaler Belegdruck
Die Digitalisierung nimmt auch in der öffentlichen Verwaltung Einzug. Neben der digitalen Ablage der Rechnungen bietet die elektronische Rechnung den entscheidenden Vorteil der standardisierten und teilautomatisierten Vorgangsbearbeitung. Dadurch können Prozesse vereinfacht, standardisiert und automatisiert werden – inzwischen ein wichtiger Schritt im digitalen Zeitalter. Arbeitsabläufe werden dadurch fehlerfreier und dabei schneller umgesetzt. Zudem wurden mit der Richtlinie 2014/55/EU öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und zudem verarbeiten zu können.
Wie erwähnt handelt es sich hierbei um eine EU-Richtlinie, welche die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen regelt. Um diese Richtlinien zu gewährleisten, wurden verschiedene Gesetze zur Rechnungsstellung vereinbart. Darunter wird u. a. festgelegt, wie elektronische Rechnungen innerhalb der Europäischen Union erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Die reine Übertragung von Rechnungen im PDF Format reicht deshalb nicht aus, sondern die Übermittlung ist als XML-Datensatz nötig. Dies setzen die Formate XRechnung und ZUGFeRD um.
Der wichtigste Unterschied ist natürlich, dass die Rechnung digital vorliegt, doch das wäre eine PDF-Rechnung per E-Mail auch. Bei dem elektronischen Rechnungsformat geht es vor allem darum, der Rechnung ein strukturiertes Format zu geben damit diese automatisiert elektronisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Dadurch kann wertvolle Zeit gespart werden, die ansonsten für das Abtippen von Betrag, Kontodaten u. v. m. anfällt.
ZUGFeRD erfüllt alle Anforderungen der EU Richtlinie, während die XRechnung zusätzlich noch die speziellen Anforderungen der deutschen Verwaltung erfüllt und deshalb spezieller ist als das Format ZUGFeRD. Vor allem unterschiedlich sind jedoch die Dateiformate. Während ZUGFeRD ein sogenanntes hybrides Format ist, also ein PDF Dokument enthält in dem der XML Teil enthalten ist, sind XRechnungen reine XML-Dateien. Die Dateiendung ist deshalb auch unterschiedlich, einmal .pdf und .xml.
Stellen Sie rein an deutsche Behörden Ihre Rechnungen, so ist das Format XRechnung optimal, sind Ihre Kunden jedoch auch öffentliche Unternehmen so bietet ZUGFeRD die beste Lösung. In diesem Fall können die Daten strukturiert verarbeitet werden, müssen aber nicht und Sie erfüllen somit beide Möglichkeiten.
Es handelt sich bei der XRechnung um eine spezielle Ausgestaltung der eRechnung. Die XRechnung gibt ein spezielles Datenformat in XML vor, wodurch eine automatisierte Verarbeitung der Rechnung möglich ist.
XRechnung bezeichnet damit den deutschen Standard der elektronischen Rechnungsstellung gemäß der europäischen Norm EN-16931 an öffentliche Auftraggeber und setzt die erforderlichen EU-Richtlinien um.
Bei einer Rechnungsstellung an den Bund, Behörden oder Gemeinden benötigen Sie deshalb dieses Datenformat.
weniger Porto, Druck und Bearbeitungskosten. Spart Personal und Arbeitszeit.
kein Rechnungsdruck und Kuvertieren nötig
Keine Kommunikationslücken – Datenverarbeitung direkt im System.
Schnellere Rechnungsabwicklung und damit auch schnellere Zahlung
Automatisierung statt manuellem Aufwand
Spart Papier und schütz damit unsere Umwelt
Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML Datensatz. Dieser dient der reinen maschinellen Lesbarkeit. Um den Inhalt anzuzeigen kann mithilfe von Programmen der Datensatz auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Auch welche Inhalte die Rechnung mindestens enthalten muss, ist fest definiert. Mindestens sollte die elektronische Rechnung die Bankverbindung sowie die Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Mailadresse des Rechnungsstellers und sofern bekannt die Lieferantennummer und Bestellnummer enthalten.
Die Leitweg-Identifikationsnummer, abgekürzt auch Leitweg-ID genannt ist eine eindeutige Kennnummer der öffentlichen Auftraggeber. Dadurch wird eine genaue Adressierung der elektronischen Rechnung an eine Behörde ermöglicht.
ZUGReRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Deutsche Unternehmen haben das Forum elektronische Rechnung Deutschland gegründet um sich der Wichtigkeit eines einheitlichen und standardisierten Datenaustausch zu widmen. Diese festgelegten Regeln wurden in einem User Guide dokumentiert woraus der etwas komplizierte Namen entstand.
Dieses Datenformat enthält ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Daten. Es handelt sich um ein sogenanntes hybrides Datenformat.
Somit sind Sie nicht nur rechtlich abgesichert, sondern können sicher sein, dass auch kleinere Unternehmen Ihre Rechnung auslesen können. Wenn Sie also an Großkunden, Mittelständler sowie auch kleinere Kunden Ihre Rechnung senden wollen, so bietet sich dieses Format perfekt an.
weniger Porto, Druck und Bearbeitungskosten. Spart Personal und Arbeitszeit.
kein Rechnungsdruck und Kuvertieren nötig
Durch das Hybride Format – vom System und vom Menschen lesbar
Schnellere Rechnungsabwicklung und damit auch schnellere Zahlung
Automatisierung statt manuellem Aufwand
Spart Papier und schütz damit unsere Umwelt
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