Freude bei der Rechnungsstellung XRechnung und ZUGFeRD Belege rechtlich abgesichert

ZUGFeRD und XRechnung – der neue Standard bei Rechnungsstellung an die Verwaltung

Rechtlich abgesichert und zudem kinderleicht erstellt – die automatisierte XRechnung und Rechnungen im ZUGFeRD Format lassen sich direkt aus Ihrer ERP versenden.

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Wie leicht die Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD Belegen Funktioniert zeigen wir Ihnen in diesem Video.

Seit 27. November 2020 muss für alle öffentlichen Aufträge eine elektronische Rechnung versendet werden. Eine reine Rechnung per PDF-Format reicht hier jedoch nicht aus, wichtig ist eine elektronische Rechnung nach festgelegten Standard wie beispielsweise dem Standard XRechnung.

Sollten Sie diese trotzdem im Papierformat oder als reines PDF versenden, so werden diese von den Behörden abgelehnt und infolge nicht bezahlt. Dadurch müssen Sie sich auf eine Minderung Ihrer Liquidität einstellen.

Damit es nicht so weit kommt, stellt Ihnen SoftENGINE ERP in Verbindung mit dem gotomaxx PDFMAILER ein Format im Sinne der deutschen und europäischen Norm zur Verfügung.

Die Erstellung der E-Rechnung ist ganz leicht.
Dank PDFMAILER Cloud und Ihrer ERP

Mit nur einem Klick in ihrer ERP Software können Sie mithilfe von PDFMAILER.CLOUD Ihre Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD Beleg senden. Der Elektronische Rechnungsaustausch mittels strukturierter Rechnungsdaten ist somit ohne großen Aufwand für Sie möglich. Damit erfüllen Sie kinderleicht die Vorgaben der öffentlichen Hand.

Jetzt Informationen zur Elektronischen Rechnungsstellung erhalten.

Warum wird eine Elektronische Rechnung benötigt?

Die Digitalisierung nimmt auch in der öffentlichen Verwaltung Einzug. Neben der digitalen Ablage der Rechnungen bietet die elektronische Rechnung den entscheidenden Vorteil der standardisierten und teilautomatisierten Vorgangsbearbeitung. Dadurch können Prozesse vereinfacht, standardisiert und automatisiert werden – inzwischen ein wichtiger Schritt im digitalen Zeitalter. Arbeitsabläufe werden dadurch fehlerfreier und dabei schneller umgesetzt. Zudem wurden mit der Richtlinie 2014/55/EU öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und zudem verarbeiten zu können.

Elektronische Rechnungsstellung

Die Einführung der Elektronischen Rechnung

Die EU-Richtlinie zur Rechnungsstellung

Die Richtlinie 2014/55/EU

Wie erwähnt handelt es sich hierbei um eine EU-Richtlinie, welche die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen regelt. Um diese Richtlinien zu gewährleisten, wurden verschiedene Gesetze zur Rechnungsstellung vereinbart. Darunter wird u. a. festgelegt, wie elektronische Rechnungen innerhalb der Europäischen Union erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Die reine Übertragung von Rechnungen im PDF Format reicht deshalb nicht aus, sondern die Übermittlung ist als XML-Datensatz nötig. Dies setzen die Formate XRechnung und ZUGFeRD um.

Der Unterschied zur klassischen Rechnung

Der wichtigste Unterschied ist natürlich, dass die Rechnung digital vorliegt, doch das wäre eine PDF-Rechnung per E-Mail auch. Bei dem elektronischen Rechnungsformat geht es vor allem darum, der Rechnung ein strukturiertes Format zu geben damit diese automatisiert elektronisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Dadurch kann wertvolle Zeit gespart werden, die ansonsten für das Abtippen von Betrag, Kontodaten u. v. m. anfällt.

 

Strukturiertes Rechnungsformat der E-Rechnung

Mit dem PDFMAILER 7 erstellen Sie mit wenigen Klicks die Formate XRechnung und ZUGFeRD und erfüllen somit im Handumdrehen die Anforderungen der deutschen Verwaltung.

XRechnung oder ZUGFeRD – das ist der Unterschied

ZUGFeRD erfüllt alle Anforderungen der EU Richtlinie, während die XRechnung zusätzlich noch die speziellen Anforderungen der deutschen Verwaltung erfüllt und deshalb spezieller ist als das Format ZUGFeRD. Vor allem unterschiedlich sind jedoch die Dateiformate. Während ZUGFeRD ein sogenanntes hybrides Format ist, also ein PDF Dokument enthält in dem der XML Teil enthalten ist, sind XRechnungen reine XML-Dateien. Die Dateiendung ist deshalb auch unterschiedlich, einmal .pdf und .xml.

Finden Sie das für Sie passende Rechnungsformat

Stellen Sie rein an deutsche Behörden Ihre Rechnungen, so ist das Format XRechnung optimal, sind Ihre Kunden jedoch auch öffentliche Unternehmen so bietet ZUGFeRD die beste Lösung. In diesem Fall können die Daten strukturiert verarbeitet werden, müssen aber nicht und Sie erfüllen somit beide Möglichkeiten.

Beim Druck ganz einfach das gewünschte E-Rechnungsformat wählen

Das XRechnungsformat kurz erklärt

Es handelt sich bei der XRechnung um eine spezielle Ausgestaltung der eRechnung. Die XRechnung gibt ein spezielles Datenformat in XML vor, wodurch eine automatisierte Verarbeitung der Rechnung möglich ist.

XRechnung bezeichnet damit den deutschen Standard der elektronischen Rechnungsstellung gemäß der europäischen Norm EN-16931 an öffentliche Auftraggeber und setzt die erforderlichen EU-Richtlinien um.

Bei einer Rechnungsstellung an den Bund, Behörden oder Gemeinden benötigen Sie deshalb dieses Datenformat.

Schnell & einfach Rechnungen erstellen

Die Vorteile der XRechnung

Kosten senken

weniger Porto, Druck und Bearbeitungskosten. Spart Personal und Arbeitszeit.

Zeitersparnis

kein Rechnungsdruck und Kuvertieren nötig

Lückenlos

Keine Kommunikationslücken – Datenverarbeitung direkt im System.

Schnelligkeit

Schnellere Rechnungsabwicklung und damit auch schnellere Zahlung

Mehr Effizienz

Automatisierung statt manuellem Aufwand

Nachhaltig

Spart Papier und schütz damit unsere Umwelt

Alle wichtigen Informationen zur XRechnung

Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML Datensatz. Dieser dient der reinen maschinellen Lesbarkeit. Um den Inhalt anzuzeigen kann mithilfe von Programmen der Datensatz auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Auch welche Inhalte die Rechnung mindestens enthalten muss, ist fest definiert. Mindestens sollte die elektronische Rechnung die Bankverbindung sowie die Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Mailadresse des Rechnungsstellers und sofern bekannt die Lieferantennummer und Bestellnummer enthalten.

Die Leitweg-Identifikationsnummer, abgekürzt auch Leitweg-ID genannt ist eine eindeutige Kennnummer der öffentlichen Auftraggeber. Dadurch wird eine genaue Adressierung der elektronischen Rechnung an eine Behörde ermöglicht.

Digitaler Postversand mit PDFMAILER.CLOUD

Das Rechnungsformat ZUGFeRD im Fokus

ZUGFeRD was bedeutet das?

ZUGReRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Deutsche Unternehmen haben das Forum elektronische Rechnung Deutschland gegründet um sich der Wichtigkeit eines einheitlichen und standardisierten Datenaustausch zu widmen. Diese festgelegten Regeln wurden in einem User Guide dokumentiert woraus der etwas komplizierte Namen entstand.

Datenaustausch wird gewähleistet

ZUGFeRD – Das Rechnungsformat kurz erklärt

Dieses Datenformat enthält ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Daten. Es handelt sich um ein sogenanntes hybrides Datenformat.
Somit sind Sie nicht nur rechtlich abgesichert, sondern können sicher sein, dass auch kleinere Unternehmen Ihre Rechnung auslesen können. Wenn Sie also an Großkunden, Mittelständler sowie auch kleinere Kunden Ihre Rechnung senden wollen, so bietet sich dieses Format perfekt an.

Stücklisten innerhalb der Warenwirtschaft

Die Vorteile von ZUGFeRD

Kosten senken

weniger Porto, Druck und Bearbeitungskosten. Spart Personal und Arbeitszeit.

Zeitersparnis

kein Rechnungsdruck und Kuvertieren nötig

Universell

Durch das Hybride Format – vom System und vom Menschen lesbar

Schnelligkeit

Schnellere Rechnungsabwicklung und damit auch schnellere Zahlung

Mehr Effizienz

Automatisierung statt manuellem Aufwand

Nachhaltig

Spart Papier und schütz damit unsere Umwelt

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