DIGITALISIERUNG IHRER GESCHÄFTSPOST

PDFMAILER MACHT ES MÖGLICH

Mit dem PDFMAILER erstellen Sie kinderleicht PDF Dokumente und können diese versenden. Digitalisieren Sie Ihren Postversand im Unternehmen und sparen wertvolle Zeit und Geld.

Auszug aus dem PDFMailer

Mit PDFMAILER erhalten Sie für den Versand von elektronischen Dateien und Briefen eine Plattform für alles. Dabei integriert sich PDFMAILER nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Ihre ERP-Geschäftssoftware wird um eine Webplattform für die gesamte Geschäftspost erweitert und Sie bestimmen den Versandweg Ihrer Post – ob per E-Mail als PDF-Datei, über ein Online-Kunden-Portal oder doch lieber als klassischer Brief.

Sie können sogar elektronische Rechnungen per Rechnungsportal oder Gehaltsunterlagen über ein Mitarbeiterportal bereitstellen u. v. m..

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Lassen Sie sich mit diesem Video inspirieren, was der PDFMAILER inklusive Cloud Services alles zu bieten hat.

Ihre Geschäftspost. Unsere Lösung.

Steigerung des Gewinns

Mit der Digitalisierung und Automatisierung sparen Sie sich Papier, Toner, Portokosten und wertvolle Arbeitszeit

Höhere Kundenzufriedenheit

Ihr Kunde erhält die Dokumente stets automatisiert in dem von Ihm gewünschten Format

Mehr Flexibilität beim Arbeitsort

Durch die Digitalisierung können Ihre Mitarbeiter auch von zuhause Paketlabels generieren und Rechnungen versenden

Jetzt Informationen zum PDFMAILER einholen.

Die Möglichkeiten des PDFMAILER

Egal ob Sie Ihre Geschäftspost per E-Mail, als PDF-Datei, als Postbrief, über das Webportal, verschlüsselt oder mit Bezahllink versenden wollen.
gotomaxx bietet Ihnen mit dem PDFMAILER neben dem Erstellen von PDFs  noch viele weitere Möglichkeiten, sicher und bequem Ihre Post mit nur einem Mausklick überall hin zu senden.

Elektronische Rechnung

Versenden Sie Ihre Dokumente als PDF Anhang oder SMTP Mail. Mit nur wenigen Klicks sind auch große Versendungen möglich.

ZUGFeRD & X-Rechnung

Mit digital verarbeitbaren Belegen, ob mit ZUGFeRD oder XRechnung, machen Sie Ihre Lieferanten „happy“.

Postbriefe digitalisieren

Übermitteln Sie Ihre Postbriefe elektronisch an Dienstleister oder drucken gleich die Briefmarke als Internetmarke selbst .

Werbebeileger als Service

Für Werbe-Maßnahmen oder Zusatzprodukte lohnen sich Werbebeileger. Diese ganz einfach in Ihrer Rechnung ergänzen.

Pakete und Warenpost

Sparen Sie Prozesskosten beim Paket- und Warenpost-Versand. Einfach Kundenbeleg inklusive passendem Versandetikett drucken und direkt versenden.

Rechnungsportal

Ihnen steht ein Rechnungsportal zur Verfügung. Eine Service-Plattform mit der Rechnungen, Kundeninformationen u. v. m. digital bereitgestellt werden..

SMS als Service

Jeder Kunde freut sich über eine kleine Nachricht, wie z.B. „Ihr Paket wird morgen geliefert“. Diese kleine Funktion hat eine große Wirkung – eine höhere Kundenzufriedenheit.

Payment als Service

Versehen Sie Ihre Rechnungen direkt mit einem elektronischen Zahlschein und sorgen Sie so für schnellere Zahlung und bessere Liquidität.

Digital statt nur Papier - Mit dem PDFMAILER

Hinterlegen Sie ein Briefpapier, wandeln Sie die Daten in ein XML-Format um oder fügen Sie einen Link zur Zahlung hinzu. Darüber hinaus können Sie Paketmarken drucken, Beileger einfügen, auf sozialen Netzwerken teilen oder etwa die Archivierung anstoßen.

Egal ob aus der ERP-Software, der Textverarbeitung oder individuellen Lösung, Sie können fast von überall eine PDF-Datei erstellen.

Individualisieren Sie Ihren Versand

Gestalten Sie Ihre individuelle Geschäftspost und fügen Sie Ihre Logos, Ihre Signaturen und Ihr Firmenpapier zur PDF-Datei hinzu und sorgen so für einen hohen Wiedererkennungswert. Dadurch tritt Ihr Unternehmen immer einheitlich auf dem Markt auf.

Dank dem PDFMAILER können Sie vorhandenes Firmenpapier hochladen oder neues Briefpapier erstellen sowie dieses auch später bearbeiten und entsprechend anpassen.

  • gestalten Sie Ihre PDF-Dokumente schematisch und professionell
  • wählen Sie aus mehreren Briefpapieren aus
  • nutzen Sie den leicht bedienbaren Editor-Modus
  • automatisieren Sie Ihre Abläufe direkt aus Ihrer ERP mit Steuerzeichen
Briefpapier hinterlegen im PDFMAILER

Wählen Sie den passenden Versandweg

Sie können Sie Ihren Kunden die Wahl lassen. Egal in welcher Form Ihr Kunde seine Dokumente erhalten möchte, das Outputmanagement erledigt jede Ausgabeform wie von Ihnen hinterlegt. Sie sparen somit nicht nur Zeit für die Erstellung, sondern bieten Ihren Kunden zudem noch die Wahl der Dokumentenart an.

Außerdem können Sie Ihren Kunden die PDF-Dokumente zusätzlich mit einem bestimmten maschinenlesbaren Datensatz versehen. Sie können entweder ZUGFeRD- oder X-Rechnungen ausstellen.

Dabei ist der vom Kunden gewünschte Versandweg beim Kunden gespeichert und somit voreingestellt.

Mehr als ein PDF – PDF PAYMENT

Fügen Sie mithilfe des PDFMAILER inklusive Cloud Service ganz einfach die Funktion zur Onlinezahlung hinzu. Mit einem kurzen Klick auf Bezahlen wird Ihr Kunde zur Zahlung weitergeleitet. So erhalten Ihre Kunden eine unkomplizierte Zahlungsabwicklung und Sie schneller Ihr Geld.

Besonders praktisch: Alle gängigen Bezahlmethoden wie PayPal, Amazon Pay, Kreditkarte und Co. sind möglich

  • schnellere Zahlung
  • Linkzahlung möglich
  • Zahlungsmöglichkeiten direkt in der Rechnung
  • Verarbeitung digitaler Zahlungen ohne Onlineshop
Zahlung mit PAYPAL in Ihrer PDF Datei

Den Standard der Rechnungsstellung erfüllt

Das Rechnungsformat ZUGFeRD ermöglicht es Ihnen in strukturierter Weise Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese anschließen auszulesen und zu verarbeiten. So erfüllen Sie die EU-Richtlinien zur Rechnungsstellung mit nur einem Klick.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten mit dem PDFMAILER

Rechnungsdaten als PDF-Datei

Erstellen und Versenden Sie Ihre Rechnungen ganz bequem per PDF-Datei an Ihre Kunden und Auftraggeber.

Ihre Firma – Ihr Design

Hinterlegen Sie Ihr Briefpapier bei der Einrichtung des PDFMAILERs und versenden Sie Ihre Dokumente stets in Ihrem CI.

Archivierung leicht gemacht

Rechnungen im Onlinespeicher bereitstellen

Dank PDFMAILER können Sie Ihre Rechnungen einfach als PDF/A archivieren und auf lokalen oder Cloudspeicherplätzen ablegen.

Kundenindividuelle Versandwege

Ganz gleich ob Ihr Kunde seine Post per Brief, Mail oder Downloadlink wünscht, Sie können mit PDFMAILER auf die Wünsche Ihres Kunden eingehen. Hinterlegen Sie in Ihren Stammdaten das gewünschte Format und schon wird der passende Ausgabeweg ausgewählt.

Mit nur einem Klick zur Rechnung

Neben dem Versand der Rechnung per Post oder E-Mail können Sie mithilfe des Webportals Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern auch einen Link zum Download der Rechnung senden. Dieser kann sich die hinterlegten PDF-Dokumente nun einfach herunterladen.

Werbung auf den Kunden zugeschnitten

In Ihren Dokumenten können Sie personalisierte Werbung hinzufügen, die auf den Kunden zugeschnitten ist, oder diese auch im Kundenportal schalten. Aus BüroWARE/WEBWARE steht Ihnen hierzu das Tool „Campaign 1to1“ zur Verfügung.

Kompletter Briefversand ist einfach steuerbar

Briefversand mit dem PDFMAILER

Mit dem kostenlosen Service „Internetmarke“ sind Sie in der Lage Ihren gesamten Briefversand zu steuern, frankieren und zu versenden, und das alles automatisiert über den PC. Über den PDFMAILER das gewünschte Porto in Ihre Belege eindrucken und über Ihren normalen Drucker ausdrucken.

Druckautomatisierung und Steuerzeichen

Über sogenannte Steuerzeichen können alle Verarbeitungsaktionen von gotomaxx PDFMAILER automatisiert werden und gehen damit noch schneller. Dadurch lassen sich beispielsweise auch Textbausteine, Betreff oder die Mailadresse automatisiert übergeben.

Verschlüsselung Ihrer Daten & Sendungen

Verschlüsselung mit Passwort ist mit dem PDFMailer möglich

Dank des PDFMAILERS werden vertrauliche Daten verschlüsselt und unter der Verwendung einer zweistufigen Authentifizierung gesichert. Per SMS oder E-Mail erhalten Ihre Kunden dann den Authentifizierungs-Schlüssel um das Dokument zu öffnen.  Dies macht beispielsweise auch bei Lohnabrechnungen Sinn.

PDFMAILER ist sowohl per Druckjob als auch durch das Abspeichern einer PDF-Datei erreichbar. Ihre BüroWARE/WEBWARE kann per API-Schnittstelle, ohne großen Programmieraufwand direkt angebunden werden. Zudem ist die PDFMAILER Plattform stets anpassbar und passt somit garantiert zu Ihrem Unternehmen.

FAQs zum PDFMAILER

Mit dem PDFMAILER PURE von gotomaxx können Sie ganz leicht PDFs erstellen, speichern, drucken oder per E-Mail senden. Sie profitieren von der Sicherheitsverschlüsselung und Automatisierungsmöglichkeit mit Steuerzeichen sowie der persönlichen Note durch Ihr eigenes Briefpapier, ganz einfach hinterlegt.
So automatisieren Sie ganz einfach Ihren PDF-Versand im Unternehmen.

PDFMAILER ohne Cloud Service wird auch PDFMAILER PURE genannt, da es sich rein um das verarbeiten von PDF Dateien handelt. 

Mit PDFMAILER PURE ist das erstellen, bearbeiten und per Mail versenden von PDF Dateien möglich. Auch das hinterlegen des eigenen Briefpapiers sowie die Sicherheitsverschlüsselung und Automatisierung mit Steuerzeichen ist Bestandteil der Grundfunktion. Alle weiteren Funktionen hingegen sind nur mit dem PDFMAILER inklusive Cloud Services möglich.  

  • PDF erzeugen, speichern, bearbeiten und drucken
  • PDF per E-Mail versenden
  • JPG/TIFF erstellen
  • Individuelles Briefpapier hinterlegen
  • Per Cloud aufrufbar
  • Versand nach Kunde individualisieren
  • Prozessautomatisierung durch Steuerzeichen
  • XRechnung und ZUGFeRD erstellen
  • individuelle Werbung auf dem PDF Dokument 
  • Druck des Paketlabels
  • Postbrief Funktion
  • PDF Payment mit Bezahlung per Link oder direkt auf der Rechnung 
  • SMS Service für Ihre Kunden 
  • Rechnungsportal zum Download für Rechnungen, Kundeninformationen etc. 
  • Sicherheitsverschlüsselung mit Passwort

Die Online-Bestellungen werden immer mehr. Die Kunden von heute erwarten eine schnelle Abwicklung und auch Versand der Bestellung. Mit dem PDFMAILER sparen Sie sich nicht nur wertvolle Zeit, sondern damit auch Geld für Papier und Porto. Dadurch kann eine schnellere Abwicklung garantiert und somit die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.

Alle Vorteile auf einem Blick: 

  • Kosteneinsparung
  • Automatisierung von Prozessen
  • Einsparung von Arbeitszeit
  • Nachhaltigkeit ausbauen durch weniger Ressourcenverbrauch
  • Sicherheit durch verschlüsselte Versendungen
  • Kundenindividuelle Versandmöglichkeiten
  • Schnittstelle zum ERP-System sowie zur Dokumentenarchivierung
  • Intuitive Bedienung
  • keine lange Einarbeitungszeiten
  • leicht zu installieren

Ja das ist möglich. Mithilfe des PDFMAILER inklusive Cloudservice können Sie XRechnungen sowie ZUGFeRD Belege generieren. 

PDFMAILER.CLOUD ist sowohl per Druckjob als auch durch das Abspeichern einer PDF-Datei erreichbar. Ihre BüroWARE/WEBWARE kann per API-Schnittstelle, ohne großen Programmieraufwand direkt angebunden werden. Zudem ist die PDFMAILER Plattform stets anpassbar und passt somit garantiert zu Ihrem Unternehmen.

Mit der Anbindung Ihrer ERP-Lösung können Sie per Steuerzeichen alle Verarbeitungswege und Optionen aus der Anwendung, aus der Sie Ihre Druckaufträge steuern zur automatischen Verarbeitung an den gotomaxx Druckertreiber übergeben.

Ja. Bei Anbindung eines Onlineshops an die BüroWARE/WEBWARE können Sie nun zukünftig den PDFMAILER automatisiert Ihre Belege wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Retouren Begleitzettel und Gutschriften versenden lassen. Als virtueller Drucker im ERP System hinterlegt, erzeugt der PDFMAILER die PDF-Dateien. Mithilfe von Steuerzeichen können Sie dadurch Ihren Rechnungsversand automatisieren.

Steuerzeichen müssen einmalig hinterlegt werden. Anschließend kennt der PDFMAILER diese Befehle und ruft die entsprechenden Felder ab.

Ja. Mit dem SMTP-Versand-Service von gotomaxx sind Sie beispielsweise in der Lage große Versandvolumen automatisiert zu versenden, die Performance Ihrer Batch-Versand-Läufe zu steigern oder die Limitierung lokaler Mailclients aufzuheben.

Diese Versandart arbeitet zusätzlich mit Templates, was bedeutet, dass E-Mail-Templates in sowohl deutscher als auch englischer Sprache hinterlegt und mit Textvariablen wie Anrede, Nachname und Vorname integriert werden können. Der Versand der Mails erfolgt direkt durch den gotomaxx PDF-Mailer.

Sie wollen Ihre Geschäftspost digitalisieren?

Ich helfe Ihnen gerne dabei