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Dokumentenarchivierung & Dokumentenmanagement

Ab ins Archiv – Tief begraben im Archiv gehört mit dem Dokumentenmanagement inoxision ARCHIVE der Vergangenheit an

Das kann ins Archiv – und einmal dort wird es sicherlich nicht mehr herausgeholt oder gefunden. Sie kennen das sicher? Doch damit ist nun Schluss. Mit dem Dokumentenmanagement von inoxision finden Sie in sekundenschnelle Ihre Dokumente wieder und können diese bei Bedarf zur Verfügung stellen. Dabei bietet Ihnen das Archiv von inoxision die Möglichkeit nicht nur revisionssicher zu archivieren, sondern auch den Verlauf und somit die unterschiedlichsten Versionen eines Dokuments zu dokumentieren.

Warum sollten Sie archivieren und vor allem warum digital?

Wir bewahren Dokumente auf, um diese wiederzufinden, weil Sie ggf. nochmals gebraucht werden und natürlich auch, weil es gesetzliche Vorgaben dazu gibt. Doch warum Sie Ihre Dokumente definitiv digital verwalten sollten, zeigen Ihnen unsere Vorteile schnell auf.

Zentrale Ablage aller Dateien

Ein Ort für alles – Egal ob Scans, E-mails, Bilder oder Videos. Alles ist in einem Ordner vorhanden

Schnelle Wiederauffindbarkeit

Dank Volltextsuche und Belegsuche finden Sie Ihre Dokumente schnell wieder

Schutz vor Datenverlust und Schäden

Mit der digitalen Archivierung sind Sie auch vor Wasser oder Brandschäden geschützt

Mailarchivierung: Serverentlastung

Vorbei sind die Zeiten von überlasteten Mailservern und unzähligen Datenmengen

Zugriffssteuerung (Benutzerrechte)

Verschiedene Benutzer können auf unterschiedliche Bereiche im Archiv zugreifen

Protokollierung von Änderungen

Übersichtlicher geht es kaum – Sehen Sie auf einen Blick die Historie des Dokuments

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden durchs Archivieren sichergestelltt

Platzsparende Aufbewahrung

Aktenschränke und Ordner über Ordner gehören der Vergangenheit an

Finden statt Suchen – sparen Sie sich 2 Stunden Arbeitszeit täglich

Laut einer KYOCERA Studie nimmt die Arbeit rund um die Dokumentenablage und Suche zwei Stunden tägliche Arbeitszeit ein. Sparen Sie Ihren Mitarbeitern in der Verwaltung das lange Suchen und nutzen Sie die Zeit für das Wesentliche.

Dokumentenmanagement und Dokumentenarchivierung – das ist der Unterschied

Bei der Dokumentenarchivierung werden Ihre Dokumente abgelegt und danach in der Regel auch nicht mehr verändert. Sie sind archiviert und nicht veränderbar. Beim Dokumentenmanagement hingegen finden ständig Anpassungen im Dokument statt und Sie arbeiten noch daran.
Dadurch bietet es sich an, zwei „Archive“ zu verwenden. Das revisionssichere Archiv, sowie das DMS (Dokumentenmanagement System) Archiv.

Revisionssicher archivieren – Mehr Archive machen´s möglich

Mit inoxision ist es möglich nicht nur ein, sondern mehr Archive zu nutzen. Dies dient vor allem der revisionssicheren Archivierung. So könnten Sie ein DNS-Archiv als Dokumentenmanagement System und zusätzlich das revisionssichere Archiv einrichten. Dabei können einzelne User im revisionssicheren Archiv keine Dateien löschen oder verändern, während dies im normalen DNS-Archiv möglich ist.

Screenshot aus der Archivübersicht von inoxision

Die Timeline im Blick – die Versionen eines Dokuments

Mit dem Dokumentenmanagement (DMS) können Sie die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments einsehen und somit nachvollziehen, wie sich das Dokument im Laufe der Zeit verändert hat. Dabei ist es möglich bestehende Dokumente zu überschreiben oder eine neue Version zu bilden.

Finden Sie jederzeit was Sie suchen – die digitale Dokumentenarchivierung macht´s möglich

Mit der digitalen Dokumentenarchivierung von inoxision finden Sie schnell wieder, wonach Sie suchen. Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um eine archivierte E-Mail, einen Beleg oder etwa um ein Digitales Dokument handelt. Mit den umfangreichen Suchmöglichkeiten gelangen Sie garantiert zum passenden Dokument.

Auf der Suche nach dem passenden Beleg – die Belegrecherche

Sie kennen das bestimmt, ein Kunde ruft an und hat Rückfragen zu seiner Rechnung oder fordert den Beleg erneut an. Nun müssen Sie in vielen verschiedenen Ordnern den Beleg suchen oder gar Ihre Ablage durchforsten und den Beleg erneut scannen um diesen anschließend per Mail zu senden. Vorbei ist das lange Suchen mit inoxision. Denn dank integrierter Belegsuche gelangen Sie in Sekundenschnelle zu Ihrem Ergebnis und können das Dokument gleich per integriertem Mailclient versenden.
Dabei können Sie nach Belegnummer, Belegart, Adressnummer, Adressempfänger, Betrag und Abteilungen filtern. Ebenso ist das Eingrenzen des Belegdatums auf einen bestimmen Tag oder einen längeren Zeitraum möglich. Und schon spuckt Ihnen das Archiv den gewünschten Beleg aus.

Auszug aus der Belegsuchmaske im dokumentenmanagement inoxison

Die Volltextsuche bringt garantiert den passenden Treffer

Der aus den zuvor gescannten Belegen entstandene Volltextindex ermöglicht die Dokumentensuche mit Textfragmenten. Alles, was Sie archivieren lässt sich auch recherchieren. So finden Sie zielsicher und mit wenig Aufwand genau die Dokumente, nach denen Sie suchen. Ein schnelles Wiederfinden von Dokumenten ist unerlässlich – gerade in Zeiten der DSGVO – zeitaufwendige Suchen sind dank der Volltextsuche Geschichte.

Sie suchen beispielsweise die Rechnung für die gekauften Webcams aber wissen einfach nicht mehr, wann oder wo Sie bestellt haben? Kein Problem! Dank der Volltextsuche erkennt inoxision den Text auf Ihren archivierten Dokumenten. Wenn also auf der Rechnung der Webcams das Wort Webcam vermerkt ist, beispielsweise als Artikelname, so erhalten Sie in Windeseile den gewünschten Beleg.

Klingt super? Ist es auch! So schnell waren Sie garantiert noch nie.

Sie wollen mehr über das digitale Archiv erfahren?


Dokumentenmanagement System das mehr kann - Mehr als nur das Archiv für Rechnungen

Neben Eingangsbelegen, ganz gleich ob als Scan oder PDF-Datei können auch Ausgangsbelege, Digitale Dokumente wie Office Dateien oder CAD-Dateien sowie Mails teils direkt vom Client oder Server archiviert werden.

Die Arten der Archivierung

Neben der Archivierung direkt vom Server bei E-Mails ist es auch möglich, die Archivierung für einzelne Ordner zu automatisieren. Dabei werden alle Dateien, die Sie dort abspeichern, automatisch archiviert. Ebenso kann inoxision ARCHIVE als Druckertreiber installiert und dadurch die Archivierung angestoßen werden. Und das Beste: Durch die Möglichkeit, der Integration in Ihre ERP Software können Sie alle erstellten Belege automatisiert archivieren.

Wir klären auf – So funktioniert die Archivierung

Neben PDF-Dateien können Sie auch gescannte Dateien archivieren und dies völlig automatisiert. Dabei erkennt inoxision ARCHIVE die einzelnen Felder auf Ihrem Beleg und ordnet diese automatisch zu. Lediglich Dokumente, die nicht einwandfrei zugeordnet werden konnten, erhalten Sie zur manuellen Nachbearbeitung. Zusätzlich ist es immer möglich ein Dokument manuell zu archivieren. Dazu markieren Sie einfach das gewünschte Feld auf Ihrem Beleg und fügen dieses dem passenden Feld im Archiv zu.

Screenshot der OCR Zeichenerkennung in inoxision

Vertraulich – Mit Zugriffrechten und Benutzerverwaltung arbeiten

Auch das Verwalten von Zugriffsrechten und Benutzerberechtigungen ist möglich. So können Sie gezielt steuern, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf welche Belege und Bereiche im Archiv erhält. Datenschutz wird dadurch großgeschrieben! Ebenso können Sie Belege direkt in inoxision zur Verarbeitung an andere Abteilungen weitergeben. Spielen Sie so beispielsweise der Buchhaltung direkt einen Beleg zur Bearbeitung zu. Diese wird entsprechend nun per E-Mail über den Erhalt eines neuen Beleges benachrichtigt.

Stets erweiterbar und genau das was Sie brauchen

Mit inoxision haben Sie die Möglichkeit verschiedene Pakete und Varianten zu nutzen. Dadurch haben Sie die Wahl, ob Sie rein das ARCHIVEmail für die Archivierung von E-Mails nutzen möchten, auf die erweiterte Variante ENTERPRISEsmb setzen oder gleich die Vollversion ENTERPRISEsuite lizensieren.
Ganz gleich für welche Variante Sie sich entscheiden. Es ist jederzeit möglich mit der reinen E-Mail-Archivierung zu beginnen und im Nachgang weitere Module oder das gesamte Belegarchiv zuzubuchen.

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sagt einiges aus. So viele Mitarbeiter geben laut einer Studie an, unzufrieden mit der Dokumentenablage zu sein. Bei 2 Stunden täglichen Aufwand kein Wunder – Mit inoxision ARCHIVE lässt sich dies ganz leicht ändern!

Anwendungsbeispiele der inoxision Dokumentenarchivierung

Ihnen reichen blanke Informationen nicht aus?
Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf – wir zeigen Ihnen anhand einer Live-Demo, wie praktisch und vielseitig inoxision für Sie sein kann!