Zahlreiche Erweiterungen machen das Dokumentenmanagement von inoxision zu Ihrem System. Der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Neben der klassischen Archivierung bietet Ihnen inoxision noch viele weitere Möglichkeiten, um Ihre Abläufe zu digitalisieren und zu dokumentieren. Halten Sie beispielsweise Unterschriften digital fest, integrieren Sie Office in Ihr Archiv von inoxision oder steuern Sie die Archivierung direkt aus Ihrer ERP Software.
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Archivieren Sie Ihre E-Mails direkt vom Server. Dabei werden alle eingehenden und ausgehenden Mails automatisch mit inoxision archiviert, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Dies entlastet nicht nur Ihren Mailserver, sondern sorgt auch für eine lückenlose Aufbewahrung der Dokumente. Bei der Archivierung werden sowohl die E-Mails selbst als auch die enthaltenen Anhänge gespeichert.
Die Microsoft® Outlook Integration setzt dabei noch eins drauf. Suchen Sie Ihre archivierten E-Mails direkt über dass Add-In in Ihrem Outlook Postfach oder nutzen Sie die Ablageordner-Funktion. Dabei werden alle E-Mails die Sie in den definierten Ablageordner schieben automatisch revisionssicher archiviert.
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Mehr InformationenBesonders praktisch: Mit inoxision können Sie die Office Produkte wie Word oder Excel anbinden und erhalten einen Archivbutton direkt in Ihrem Dokument. Mithilfe des Office PlugIns lassen sich entsprechend Dokumente direkt archivieren, wenn sie sich in Word oder Excel befinden sowie im Nachgang auch aus inoxision laden.
Greifen Sie auf Ihre Daten zu – wann und wo Sie wollen. inoxision bietet neben der herkömmlichen Variante auch die Möglichkeit, per Browser als auch via Handy über eine App auf Ihre Archive zuzugreifen. Dabei ist auch der offline Zugriff möglich. Sie sind auf Dienstreise und benötigen dringend Zugriff? Dank flexibler Zugriffsmöglichkeiten ist dies gar kein Problem. Mithilfe der inoxision App erhalten Sie auch von unterwegs Zugriff auf Ihre archivierten Belege und Dateien und können dabei gleich während des Termins vor Ort die erforderlichen Infos weitergeben, statt im Nachgang nach Belegen oder dem Schriftverkehr zu suchen.
Sie kennen das sicher, bisher mussten Ihre Lieferanten sich die Auslieferung immer mithilfe der Unterschrift des Empfängers auf dem Lieferschein bestätigen lassen. Wichtig ist, dass der Zettel dann nicht verloren geht und wieder bei Ihnen im Unternehmen ankommt. Anschließend wird dieser abgelegt und die Info über die Unterschrift bei Bedarf noch zusätzlich dokumentiert.
Mit der digitalen Unterschriftsmöglichkeit von inoxison sparen Sie sich nicht nur zahlreiches Papier, sondern auch die vielen Zwischenschritte. Lassen Sie Ihre Kunden bei Auslieferung oder Vertragsunterzeichnung gleich auf einem Tablet unterschreiben. Die Unterschrift ist mit der passenden Hardware (z.B. von Wacom) und Ihrem inoxision ARCHIVE rechtsgültig und zeitgleich digital gespeichert.
Mit der Stapelverarbeitung lassen sich Rückläufer Belege schnell einscannen und automatisch archivieren. Rückläuferbelege kommen beispielsweise bei Lieferscheinen, die Ihre Kunden unterzeichnen oder auch Verträgen vor. Versehen Sie Ihre Belege bei Erstellung ganz einfach mit einem QR oder Barcode, lassen Sie die Kunden bei der Lieferung die Belege unterzeichnen und scannen anschließend gesammelt alle Belege ein. Die Stapelverarbeitung erkennt durch den QR Code automatisch die Felder richtig und archiviert die Dokumente im passenden Ordner. Damit sparen Sie sich den manuellen Aufwand.
Sollten Sie keinen QR Code oder Barcode mit Ihrer ERP generieren können, so kann die Stapelverarbeitung auch mithilfe der OCR Texterkennung die Belege richtig zuordnen.
Die innovative inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung mit Maskenerkennung sowie der OCR-Server bieten enorme Geschwindigkeit beim Archivieren Ihrer Dokumente. So müssen Sie nicht mehr jedes Blatt einzeln scannen, sondern legen bequem den gesamten Stapel in den Scanner und lassen diese im Anschluss dank Workflowserver und OCR-Erkennung automatisch verarbeiten. Praktischer geht’s kaum! Sollten Sie keinen QR Code oder Barcode mithilfe Ihrer ERP generieren können, so kann die Stapelverarbeitung auch mithilfe der OCR Texterkennung die Belege richtig zuordnen.
Der leistungsstarke Workflowserver schafft das, was Sie nur manuell können: eine automatisierte Dokumentenverarbeitung. Dabei werden selbst komplexe Belegabläufe leicht realisiert – von der Überwachung bestimmter Ordner, welche dann automatisch verarbeitet werden, bis hin zu festgelegten Zeiträumen sind viele Prozesse umsetzbar.
Dank modernster Technologie werden grafische Daten in Zeichen umgewandelt. So erhalten Sie die Belegnummer einer eingescannten Rechnung und können diese direkt der korrekten Firma zuordnen lassen, da auch das Firmenlogo wiedererkannt wird. Durch die „Advanced OCR“-Erkennung ist für inoxision ARCHIVE ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht – anders als bei einer normalen OCR-Erkennung, die nur einzelne Zeichen erkennen kann.
Durch die nahtlose Integration von inoxision ARCHIVE in Ihre BüroWARE/WEBWARE Umgebung sparen Sie sich das Wechseln in ein separates Tool und damit wertvolle Zeit.
Ihre Belege oder Adressen können Sie mit einem Klick ganz leicht an inoxision übergeben und archivieren. Nutzen Sie dazu die praktische Funktion Dokument archivieren.
Ganz gleich, ob Sie sich im Adressstamm oder in der Belegakte befinden. Die Suche Ihrer archivierten Dokumente ist direkt integriert und ermöglicht Ihnen dadurch das schnelle Auffinden archivierter Dokumente direkt in Ihrer ERP Software.
Das Besondere: Auch die Historie des Dokuments wird dabei angezeigt. Sie sehen so genau wann sich der Beleg etwa von einem Auftragsschein in einen Lieferschein oder eine Rechnung gewandelt hat.
Die inoxision ARCHIVE können Sie nahtlos mit der SoftENGINE ERP-SUITE verbinden. Kontaktieren Sie uns dazu gerne.
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