Mit der ABC-Analyse die richtigen Entscheidungen treffen

Gehören Sie auch zu den Menschen, die eine wichtige Entscheidung so lange vor sich herschieben bis sich die Haarfarbe des Hauptes zum zweiten Mal verändert? Leider führt ein Zögern nur zum Stillstand. Es gibt aber Methoden, die das ganze einfacher und angenehmer machen. Ein Manager vom Mega-Konzern General Electric – Ford Dickie – hat sich dafür in den 50ern etwas tolles einfallen lassen: die ABC-Analyse. Nicht zu verwechseln mit der XYZ-Analyse!

Na, verwirrt? Macht nichts! Im folgenden Beitrag erläutere ich Ihnen die genaue Funktion der ABC-Analyse.

Was ist die ABC-Analyse überhaupt?

Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode im Bereich des Analyseverfahrens. Diese Praxis hat eine sehr elementare Bedeutung für das Unternehmen. Sie unterstützt Sie beim Treffen unternehmerischer Entscheidungen und bei der Planung von Ereignissen aufgrund bedeutender Daten. Die Objekte werden dabei in A-, B– und C-Gruppen unterteilt und gewichtet.

Je höher die Gewichtung ist, desto wichtiger ist die Bedeutung für Ihr Unternehmen. Verwendung findet die ABC-Analyse hauptsächlich im Bereich der Materialwirtschaft. Aber auch in den Bereichen Marketing, Kundenmanagement, in der Produktanalyse und im Projektmanagement findet sie Anklang. Sie hilft dabei die Prioritäten richtig und effizient zu setzen.

Die Grundlage für die Analyse besteht aus dem Pareto Prinzip

Pareto was? Das Pareto Prinzip geht auf den Erfinder Vilfredo Pareto zurück. Dieses Schema besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent Gesamtaufwand erzielt werden. Die restlichen 20 Prozent benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Das Aha-Erlebnis, dass ein minimaler Einsatz von Ressourcen für die wichtigsten Aufgaben mehr zum Erfolg beiträgt als ein hoher Einsatz für unwichtigere Dinge, lässt sich auf viele verschiedene Bereiche übertragen. Das Pareto Prinzip beruht auf Erfahrungswerten. Die Prozentangaben sind aber nur Richtwerte und keine festgesetzten Daten.

Die ABC-Analyse ist die Veredelung des Pareto Prinzips. Sie teilen hierbei die Objekte nicht allgemein in die wichtigsten 20 Prozent und den Rest ein. Vielmehr bilden Sie drei einzelne Gruppen. Die Gruppe A beinhaltet die Objekte mit der höchsten Bedeutung für das gesetzte Ziel und die Gruppe C hat das wertmäßig geringere Gewicht.

Aufbau und Anwendung der ABC-Analyse

In einem Unternehmen sind für die Herstellung verschiedener Produkte unterschiedlicher Güter notwendig. Manche davon sind sehr wertvoll und teuer, andere wiederum haben einen niedrigeren Wert. Für die hochwertigeren Güter macht es durchaus Sinn, dass Sie mehr Aufwand auf diese legen.

Mit Hilfe der ABC-Analyse werden die Güter in die drei Klassen unterteilt. Dabei geht man nach dem relativen Anteil am Gesamtbeschaffungswert.

Folgende Klassen werden unterteilt

• A-Güter (wertvollste und teuerste Güter): Objekte werden mit ca. 70 bis 80 Prozent des Wertes am Gesamtbeschaffungswert taxiert.
• B-Güter: restliche Güter mit ca. 20 Prozent
• C-Güter: nur Objekte, die einen geringen Wertanteil aufweisen mit ca. 10 Prozent

Wie bewerte ich den Anteil der Güter?

Über ein Gut sind Ihnen folgende zwei Eckdaten bekannt: die Anzahl und der Preis pro Einheit. Das Ergebnis der Multiplikation beider Informationen ergibt dann den wertmäßigen Verbrauch. Anschließend bestimmen Sie diesen Anteil am Gesamtbeschaffungswert und sortieren die Güter in absteigender Reihenfolge.

Sehen wir uns ein Beispiel an: Ihr Unternehmen braucht zur Herstellung des Artikels XY verschiedene Teile von Ihren ABC-Lieferanten. Diese Güter listen Sie in einzelne Positionen z. B. mit Hilfe einer Excel Vorlage in einer Tabelle auf. Dann tragen Sie die Anzahl und den Preis pro Einheit ein. Multiplizieren Sie das, so ergibt sich der wertmäßige Verbrauch.

Anschließend berechnen Sie die Gesamtsumme von allen Einheiten und berechnen dann den prozentualen Anteil. Nun wird dieser Wertanteil absteigend sortiert, sodass das wertvollste Gut ganz oben in der Tabelle steht. Nachfolgend kumulieren Sie die Prozentwerte und anhand dieser kumulierten Anteile können Sie die Artikelteile in die ABC-Klassen einordnen.

Die ABC-Analyse zur Klassifizierung der Kunden

Für ein Unternehmen sind besonders die wichtigen Kunden einflussreich. Um zu bestimmen welche Kunden die wichtigsten sind, hilft die Einteilung mittels der ABC-Analyse in die drei Kategorien A, B und C. Die ABC-Analyse im Bereich Vertrieb zum Beispiel kann enorm hilfreich sein. So können Sie herausfiltern, welche Kunden am meisten zu Ihrem Erfolg im Unternehmen beisteuern und deshalb besondere Betreuung verdienen. Anhand des Umsatzes die Ihnen Ihre Kunden bringen können Sie diese in A, B und C Kategorien einteilen. So befinden sich im Bereich der A-Kunden nur wenige Kunden, jedoch machen diese den größten Umsatz im Unternehmen aus. Bei A-Kunden rechnet sich deshalb ein höherer Aufwand im Marketing und eine intensivere Betreuung.

Aber Vorsicht! Das heißt auf keinen Fall, dass Sie die C-Kunden-Gruppe ausklammern dürfen. Es bedeutet nur, dass hier der Aufwand geringer ausfallen darf. Die Aufteilung des Aufwandes kann wie folgt aussehen: die A-Kunden bekommen, wie bereits erwähnt, besondere Aufmerksamkeit. Bei den B-Kunden soll versucht werden, dass man sie zur A-Kategorie bekommt. Und bei den C-Kunden kann sich die Hingabe auf die standardmäßige Kundenbeziehung berufen.

Der Trumpf und der Makel der Analyse.

Die Vorteile der ABC-Analyse

• geringer Aufwand
• rasche und simple Setzung von Prioritäten
• übersichtliche Darstellung der Analyse
• Überblick über Gesamtheit der Objekte
• effiziente Verteilung von Ressourcen
• komplexe Datenmengen werden begrenzt

Die Nachteile der ABC-Analyse

• nur Ist-Analyse machbar
• grobe Einteilung der Klassen, nach Einzelfällen muss separat beurteilt werden
• qualitative Aspekte und unternehmenspolitische Umstände werden nicht einkalkuliert

Gar nicht so schlecht, oder? Sie sehen, dass eine Menge Gewinn in dieser Methode steckt. Bei schnellen Entscheidungen müssen Sie aber nicht die perfekte Ausführung der Analyse beabsichtigen. Eine flotte Zeichnung auf einem Whiteboard oder Flipchart reichen da absolut aus. Optimal eignet sich die ABC-Analyse nur dann, wenn Sie mit wenig Aufwand den Fokus der beteiligten Mitarbeiter auf das Wesentliche richten wollen.

Mithilfe unserer ERP-Lösung ist es Ihnen ganz einfach Listen zu erstellen um Ihre Kunden und Produkte schnell und übersichtlich klassifizieren zu können. Haben Sie noch offene Fragen, dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir sind jederzeit mit Rat und Tat an Ihrer Seite.