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So einfach geht arbeiten in der Cloud

Wie die Cloud Ihren Arbeitsalltag erleichtert

Immer mehr Unternehmen steigen auf eine cloudbasierte Software um. Sie erkennen die Vorteile vom Arbeiten in einer Cloud und nutzen diese für sich. Allerdings gibt es noch Unternehmen, die dem Arbeiten in der Cloud skeptisch gegenüber stehen. Wieso sich das Arbeiten mit managed Cloud services sowie allgemein Cloud Diensten lohnt und wie man mögliches unerwünschtes Verhalten mithilfe von Tipps umgehen kann, erörtern wir für Sie nachfolgend.

Vorteile des Arbeitens in der Cloud

Gut strukturiertes Webinterface

Zu Beginn ist die leichtere Bedienung, die mithilfe eines gut strukturierten Webinterface erfolgt, zu erwähnen. Damit erleichtert sich die Umstellung auf eine Cloud Lösung nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Eine hohe Übersichtlichkeit führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter einen leichteren Übergang in die Nutzung des neuen Systems haben.  Zudem wird der Umstieg durch das intuitive Arbeiten des Nutzers unterstützt.

Orts- und Zeit Unabhängigkeit

Neben etlichen weiteren Vorteilen wäre da noch das Orts- und Zeitunabhängige Arbeiten. Dies ist wohl für die meisten Leser und auch unsere Kunden einer der wichtigsten Faktoren. So wünscht sich doch jeder mal eine Stunde länger schlafen zu können und die Arbeit etwas nach hinten zu verschieben ;-). Dies macht cloudbasiertes Arbeiten möglich. So können Sie ganz gemütlich Ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen und trotzdem alle Geschehnisse des Arbeitsplatzes mitbekommen.

Alle gespeicherten Daten werden gleichzeitig synchronisiert, wodurch Sie auch von Ihrem Homeoffice oder überall sonst auf der Welt auf alle Aktivitäten Ihres Unternehmens Zugriff haben. Physikalisch befinden Sie sich vielleicht in der Toskana, die Arbeitsumgebung und Ihre Daten sind aber die Gleichen, als würden Sie im Büro sitzen. Zusätzlich wird auch das Mitteilen von Updates und Ankündigungen an die Mitarbeiter erleichtert. Darüber hinaus steht dem Zugriff Ihres ERP Systems (enterprise resource planning) nichts mehr im Wege.

Kosten mit Hilfe der Cloud senken

Unserer Meinung nach ist einer der wichtigsten Vorteile die Kostenersparnis, die dank der Orts- und Zeitunabhängigkeit entsteht. Durch diese ist es Ihrem Unternehmen möglich, Geld in Bezug auf Büroräumlichkeiten zu sparen, da diese fast vollständig wegfallen können. Ganz klar liegt die Betonung auf können – alles kann, nichts muss. Dennoch: so haben Sie mehr Geld für andere Investitionen wie die Erschließung neuer Bereiche, wodurch Sie wiederum in der Lage sind, Ihr Unternehmen zu erweitern.

Ausgaben verringern sich durch den wegfallenden Aufbau einer kostenintensiven und komplizierten IT-Infrastruktur auch aufgrund vom vorprogrammierten Cloud ERP System. Das ist besonders für kleinere und neue Unternehmen von Vorteil, da diese oft nur über ein geringes Budget verfügen. Kosten für Druckpapier, ausgedruckte Rechnungen sowie Tinte zum Drucken können bei Bedarf ebenfalls wegfallen. Dazu müssen Sie die vorhin erwähnten Beispiele digitalisieren und in der Cloud speichern, wodurch sich außerdem Kosten für interne Speichermedien wie Festplatten und Server verringern. Auch ein Dokumentenarchiv lässt sich wundervoll über die Cloud anbinden. So sparen Sie nicht nur die Kosten vom Druck, sondern erhalten auch eine übersichtliche Ablage, abseits der klassischen Ablagestapel und verstaubten Ordner. Das Thema digitale Ablage interessiert Sie? Dann schauen Sie mal bei unserer Dokumentenarchvierung mit Inoxision Archive vorbei 😉

Da bei cloudbasierten Systemen die Speicherung nicht auf eigene Festplatten sondern auf große Server (dessen Standorte sich über die Welt verteilen) erfolgt, ist die Chance, Daten zu verlieren, äußerst gering. Ein großer Vorteil des Cloud Computings!

Arbeiten von überall aus - dank der Microsoft Azure Cloud
Arbeiten von überall aus – dank der Microsoft Azure Cloud

Praxistipps für das Arbeiten in der Cloud

Es gibt viele Unternehmen, dessen Mitarbeiter immer noch skeptisch gegenüber dem Arbeiten mit cloudbasierter Software haben. Deswegen möchten wir Ihnen ein paar Tipps geben, mit denen Sie die Anzahl möglicher Negativ-Argumente minimieren können und die Ihnen zugleich das Arbeiten in der Cloud erleichtern.

leichteres Outsourcing

Wenn Sie bestimmte Aufgaben oder Teilbereiche Ihres Unternehmens möglichst klein halten wollen, dann haben sie die Möglichkeit, diese an ein separates Unternehmen weiterzugeben. Besonders mit der Cloud wird dies zum Kinderspiel und ist bei weitem nicht mehr so umständlich wie es schonmal war. Bei dieser Weitergabe sollten Sie darauf achten, dass die Anweisungen unmissverständlich und klar formuliert sind. Außerdem sollten sie einen Leitfaden erstellen, an dem sich der Beauftragte halten soll. Somit vermeiden Sie Abweichungen, des fertigen Produkts von ihren Vorstellungen. Außerdem sollten Sie eine E-Mail und/oder eine Telefonnummer angeben. Dadurch kann man sich bei Fragen an den Auftrag sowohl per E-Mail als auch persönlich an Ihr Unternehmen richten.

Datenweitergabe in einer Cloud

Falls Sie Daten über eine Cloud-Software verschicken möchten, dann achten Sie immer darauf, dass der Erhalt sowie der Download des Empfängers bestätigt wurde, bevor Sie diese Datei löschen. Falls es sich bei den Daten um mehrere Ordner mit ähnlichen Dateien – wie beispielsweise Fotos – handelt, kennzeichnen Sie diese mit einem aussagekräftigen Namen. Es kann zudem beim Versand vieler Dateien vorkommen, dass Sie private Dateien mit beruflichen Dateien vermischen. Das ist auch ein Punkt, auf den Sie unbedingt Acht geben müssen wenn Sie über die Cloud auf Ihre Daten zugreifen.

Projektplanung und Erstellung in der Cloud

Entschließen Sie sich dazu, cloudbasiertes Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu integrieren, dann achten Sie auf Übersichtlichkeit. Diese kann sehr schnell verloren gehen, wenn mehrere Personen beteiligt sind. Auch hier sollten Sie allen Inhalten einen aussagekräftigen Namen geben. Somit gewährleisten Sie eine leichtere Suche der benötigten Daten. Des Weiteren sollten alle Beteiligten auf die neuen Inhalte aufmerksam gemacht werden, als auch eine Schlichtung von Uneinigkeiten arrangieren. Sie dürfen nicht zulassen, dass Konflikte der Beteiligten Auswirkungen auf das Projekt selbst haben.

Zudem ist zu beachten, dass das gleiche Dokument nicht zeitgleich bearbeitet wird. Das hat zur Folge, das Änderungen an der Datei möglicherweise verloren gehen können. Doch auch dieser Thematik können Sie geschickt entweichen, indem Sie auf die Nutzung von Microsoft One Drive setzen: Ihre Daten werden automatisch abgespeichert und gehen nicht verloren. Darüber hinaus erhalten Sie durch diese automatisierte Speicherung einen Änderungsverlauf, der es möglich macht, auch alte Versionen der Datei wiederherzustellen. Das ist insbesondere bei Word- und Exceldokumenten sehr praktisch und erspart Ihnen viel Zeit und Ärger.

Resonanz und Feedback zum Arbeiten in der Cloud

Konnten wir Sie von den Vorteilem vom Arbeiten in der Cloud überzeugen? Falls Sie immer noch zweifeln, ob die Cloud nun etwas für Sie und Ihr Unternehmen ist, dann können wir Sie beruhigen: auch unseren anderen Kunden erging es ähnlich. So hat einer unserer Kunden, der ein mittelständisches Unternehmen betreibt, sehr lange daran festgehalten, die Daten stets auf seinem Inhouse-Server zu halten und er war gänzlich von der Cloud abgeneigt. Heute ist er ein überzeugter Nutzer der Cloud und mehr als begeistert: er kann sich mittlerweile ein Leben ohne Cloud nicht mehr vorstellen. Hierbei zählen für ihn vor allem die vielen Bequemlichkeiten und Sicherheiten, als auch der Faktor dass er selbst das System nicht warten und updaten muss.

Unser Cloud Anbieter – Microsoft

Über diesen Kunden hinweg haben wir in der Vergangenheit als zertifizierter Microsoft Partner gemeinsam mit Microsoft einen Webcast über die Cloud ERP Lösung Microsoft Azure mit BüroWARE / WEBWARE abgehalten, welchen Sie unbedingt ansehen sollten. Dieser Webcast wird auch in Zukunft noch zur Verfügung stehen – es lohnt sich besonders dann das Video anzuschauen, sollten auch Sie sich mit dem Gedanken spielen auf eine Cloud ERP Software umzusteigen. Denn nicht nur für Ihr Unternehmen kann es ein wichtiger Faktor sein: auch im Bereich CRM, also dem customer relationship management, eröffnen sich neue Möglichkeiten.

Weitere Vorteile rund um die Cloud liefern wir Ihnen in Kürze in einem weiteren Blogbeitrag. Seien Sie gespannt! Und nicht vergessen: bei Fragen stehen wir Ihnen gern zur Seite. 🙂

 

 

 

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