Inventur – Bestandsaufnahme einfach erklärt

Wenn Sie ein/e Kaufmann/-frau sind, ist es Ihre Pflicht ein Bestandsverzeichnis zu erstellen. Darin werden dann alle Vermögensgegenstände als auch Ihre Schulden eingetragen. Natürlich bringt das auch etwas Arbeit mit sich. Einen kurzen Überblick, was die Inventur überhaupt ist und wie Sie sie optimal steuern – vor allem aus Ihrem ERP-System – schildern wir Ihnen in unserem heutigen Blogbeitrag.

Was ist eine Inventur?

Grundsätzlich dient die Inventur zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände in Ihrem Unternehmen. Diese ist meist am Ende eines Geschäftsjahres (31.12.) fällig. Dabei werden Vermögenswerte sowie Schulden zu einem bestimmten Stichtag erfasst und anschließend schriftlich festgehalten. Daraus ergibt sich dann das Inventar. Das Inventar zeigt den Bestand an Finanzen und Waren auf. Die Inventur wird in Anlagevermögen (z.B. Grundstücke, Maschinen…) und Umlaufvermögen (z.B. Forderungen, Schulden…) aufgeteilt. Jeder Kaufmann ist dazu verpflichtet eine Inventur durchzuführen – nur einige wenige sind dabei ausgenommen.

Inventurverfahren und -arten

Zusätzlich zu den Inventurverfahren gibt es auch verschiedene Inventurarten. Diese sind besonders hilfreich, wenn beispielsweise ein Unternehmen nicht zum bestimmten Stichtag die Inventur durchführen kann. Ein Grund dafür könnte ein zu großer Warenbestand sein, denn dann kann die Inventur gut und gerne auch mal länger dauern.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Inventurarten:

• Stichtagsinventur: Bei dieser Art der Inventur fällt die mengen- und wertmäßige Inventur auf einen einzigen Tag. Der Tag an dem Sie die Inventur durchführen wollen wird meist entweder vor Jahresende oder zu Jahresbeginn festgelegt. Vorteilhaft dabei ist, dass Sie weniger zeitlichen Aufwand dabei haben, da die Stichtagsinventur nur an einem Tag durchgeführt werden muss.
• Permanente Inventur: Diese Inventur hingegen führen Sie, wie der Name schon sagt, permanent durch. Hier ist die Bestandserfassung auf das ganze Wirtschaftsjahr verteilt. Sie haben die freie Wahl, wann genau Sie den Termin für den Ist- und Soll-Bestandsvergleich festlegen wollen. Diese Inventur hat zugleich auch den Vorteil, dass beispielsweise der Zählaufwand geringer ist, da immer am niedrigsten Bestand gezählt wird.
• Verlegte Inventur: Einigen Unternehmen ist es nicht möglich in einer so kurzen Zeit die Inventur durchzuführen. Stattdessen können Sie die verlegte Inventur drei Monate vor oder aber zwei Monate nach dem Bilanzstichtag anwenden. Der Bestand den Sie dabei ermitteln wird dann lediglich auf den Bilanzstichtag hoch- bzw. zurückgerechnet. Anders als bei der Stichtagsinventur werden hier nicht die Mengen, sondern die wertmäßigen Veränderungen berücksichtigt.

Warum ist Inventur wichtig?

Die Inventur sorgt dafür, dass alles ordnungsgemäß bei der Buchführung abläuft und Sie eine bessere Übersicht über Ihre Bestände bekommen. Im Unternehmen können Sie so die Ist-Bestände ermitteln und mit den Soll-Beständen abgleichen. Sollte es zu Abweichungen kommen müssen Sie den Soll-Bestand angleichen. Der korrigierte Bestand fließt somit vollwirksam in die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ein. Des Weiteren gibt es noch andere Gründe, warum eine Inventur sinnvoll wäre. Beispielsweise hilft es Ihnen die Produktleistungen Ihrer Güter besser zu bestimmen. Sie sehen welche Produkte sich schneller oder sogar langsamer verkaufen lassen. So können Sie die schlechter verkauften Produkte runtersetzen oder Sie versuchen einfach sie mal anders zu präsentieren. Folglich zeigt sich, welche Präsentationsart am erfolgreichsten ist oder welche Artikel sich besonders gut verkaufen.

Aber auch vor Diebstahl machen Sie sich sicherer. Denn es kann auch mal passieren, dass sogar Ihre Mitarbeiter etwas aus dem Lager stehlen. Doch mit einer regelmäßigen Kontrolle der Bestände schrecken Sie Ihre Mitarbeiter ab und entmutigen sie dabei, es auch nur zu versuchen etwas aus dem Unternehmen zu entnehmen.

Worauf müssen Sie achten?

Damit eine Inventur ordnungsgemäß ablaufen kann, müssen Sie bestimmte Grundsätze dabei beachten:

• Vollständigkeitsgrundsatz: Sie müssen alle Angaben zu Vermögen und Verbindlichkeiten die im Inventar gebucht wurden auf jeden Fall angeben.
• Einzelerfassungsgrundsatz: Sie müssen alle Wirtschaftsgüter jeweils einzeln wiedergeben.
• Richtigkeitsgrundsatz: Alle Angaben der Inventur müssen unbedingt inhaltlich richtig und ordentlich aufgelistet sein.
• Nachprüfbarkeitsgrundsatz: Auch eine dritte unbeteiligte Person muss dazu in der Lage sein, die Inhalte der Inventur zu verstehen und nachvollziehen zu können.

Inventur innerhalb der BüroWARE

Sobald Sie die BüroWARE/WEBWARE geöffnet haben gibt es generell zwei Wege wie Sie bei der Artikelzählung vorgehen können. Zum einen können Sie ganz klassisch alle Artikel über eine Zählliste schriftlich abzählen und anschließend in die Inventar-Listen eintragen. Das bringt jedoch einen großen Zeitaufwand und mühselige Arbeit mit sich. Zudem entstehen durch die verlorene Zeit auch mehr Kosten.

Nutzen Sie MDE-Geräte

Jedoch haben Sie zum anderen die Möglichkeit ein MDE-Gerät zu verwenden. Mit Hilfe dieser Geräte ist es Ihnen an nahezu jedem Ort möglich Barcodes oder Tastatureingaben zu erfassen. Sie können die Daten dann im Gerät bearbeiten und diese sind dann für alle Mitarbeiter im System sichtbar. Das spart Ihnen natürlich eine Menge Zeit. An einem Beispiel erklärt sieht das dann folgendermaßen aus: Wenn Sie in einem Regal sehen, dass ein bestimmter Artikel knapp wird haben Sie die Möglichkeit, im Außenlager festzustellen in welcher Menge dieser Artikel noch vorhanden ist. Sollten aber auch dort kaum bzw. keine Artikel mehr vorhanden sein, so können Sie ganz einfach vom Regal aus neue bestellen.

Wenn Sie die Zählung der Ware beendet haben, erscheint eine Liste der jeweiligen Lagerplätze in der BüroWARE/WEBWARE, welche Sie auch ausdrucken können. Sie können nun z.B. Lagerplatz A auswählen und dort die Zählmenge eintragen. Die Daten geben Sie dann weiter ans Büro, welches sie verbucht. Dabei müssen sie darauf achten, dass Sie immer mit angeben von wann bis wann gezählt wurde und wann verbucht werden soll. Dies ist sehr wichtig für das Finanzamt, sodass sorgfältiges Arbeiten hier besonders von Bedeutung ist.

Vereinfacht sieht es dann so aus:

BüroWARE/WEBWARE öffnen – Artikel scannen/zählen – verbuchen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Durchführung Ihrere Inventur? Wollen Sie einen neuen Kollegen einlernen? Wir geben Ihnen gerne eine Schulung zum Thema. Melden Sie sich bei Bedarf an uns oder rufen Sie uns bei weiteren Fragen einfach an. Wir unterstützen Sie gerne.