Wieder neigt sich ein Jahr dem Ende zu – Der Jahresabschluss steht an
Jahr für Jahr heißt es wieder: Der Jahresabschluss steht an. Stressige Wochen stehen der Buchhaltung bevor und es gilt alles vorzubereiten, um das Geschäftsjahr sauber und pünktlich abzuschließen.
Doch wofür ist der Jahresabschluss gut und warum ist dieser immer mit so viel Aufwand verbunden? Wir klären auf!
Der Jahresabschluss eines Unternehmens
Der Jahresabschluss ist der kaufmännische Abschluss eines Geschäftsjahres. Damit wird also die Buchhaltung dieses Jahres geschlossen. Das Geschäftsjahr wiederum beschreibt eine festgelegte Zeitspanne von einem Jahr und umfasst in der Regel den Zeitraum vom 01.01. – 31.12. des Jahres. Es ist jedoch auch möglich abweichende Zeiten als eigenes Geschäftsjahr zu definieren. In der Touristik beispielsweise gilt bei vielen das Geschäftsjahr vom 01.11. – 31.10 des Folgejahres.
Die Pflicht zum Jahresabschluss
Sobald Sie mit Ihrem Unternehmen der doppelten Buchhaltung unterliegen, müssen Sie am Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Führen Sie lediglich die einfache Buchführung, etwa als Freiberufler, so müssen Sie keinen Jahresabschluss im Sinne des HGB erstellen.
Auch Einzelkaufleute sind bei einem Umsatz unter 600.000 Euro und einem Überschuss unter 60.000 Euro jährlich vom Jahresabschluss befreit.
Wann muss der Jahresabschluss gemacht werden?
Die Erstellung ist innerhalb einer festgelegten Frist zu erfolgen. Dabei ist die Frist je nach Unternehmensart und bei Kapitalgesellschaften je Größe etwas unterschiedlich. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (z.B. e. K. und GmbH) gilt die Frist von 6-9 Monaten nach Geschäftsjahresende. Bis zu dieser Frist muss der Jahresabschluss vorgelegt werden. Bei Kapitalgesellschaften variiert die Frist je nach Unternehmensgröße und ist im Handelsgesetzbuch genau festgelegt.
Hierbei sehen Sie schon, es muss nicht gleich zum Ende des Jahres alles fertig sein, sondern als Unternehmen haben Sie etwas Zeit nach Ende des Geschäftsjahres. Es bietet sich oft auch an, den Jahresabschluss gemeinsam mit der Steuererklärung abzugeben.
Der Jahresabschluss als Informationsquelle für Investoren
Doch wofür dient der Jahresabschluss eigentlich? Neben dem buchhalterischen Abschluss des Jahres gibt er darüber Auskunft, wie ein Unternehmen finanziell dasteht und ist somit auch eine wichtige Informationsquelle für Investoren. Je nach Größe und Rechtsform sind Unternehmen auch verpflichtet den Jahresabschluss bzw. Teile davon im Bundesanzeiger zu veröffentlichen.
Der Jahresabschluss und was dieser alles enthält
Nach geltendem Handelsrecht muss der Jahresabschluss mindestens die Bilanz sowie die Gewinn -und Verlustrechnung (GuV) enthalten. Bei Kapitalgesellschaften sind schließlich noch weitere Bestandteile vorgeschrieben wie etwa ein Lagerbericht.
Vorbereitung ist alles – Bevor Sie starten
Für den Jahresabschluss benötigen Sie zahlreiche Belege, das Inventar Ihres Unternehmens sowie den richtigen Kassenstand.
Bevor Sie also die Buchhaltung Ihres Geschäftsjahres abschließen, gilt es einige Vorbereitungen zu treffen. Zunächst müssen Sie eine Inventur durchführen und den tatsächlichen Bestand in Ihrem ermitteln. Ebenso ist es wichtig, sämtliche Verträge und Unterlagen zur Hand zu haben. Dies betrifft sowohl Rechnungskopien als auch Mietverträge, Kreditverträge oder Versicherungen. Darüber hinaus gilt es das Fahrtenbuch gepflegt sowie die Abschreibungen auf den aktuellen Stand zu halten. Zuletzt müssen Rücklagen gebildet und ausstehende Forderungen berücksichtigt werden.
Schritt für Schritt zum Jahresabschluss
Haben Sie alle Vorbereitungen für den Jahresabschluss getroffen, so müssen Sie all Ihre Konten schließen. Dabei werden zuerst die Unterkonten geschlossen und zum Hauptkonto zurückgeführt. Anschließend werden alle Hauptkonten geschlossen.
Nach Schließung der Konten erstellen Sie eine Abschlussübersicht. Diese enthält alle Anfangs- und Endbestände und dient der Übersichtlichkeit auf einen Blick.
Der letzte Schritt ist die Feststellung des Jahresabschlusses. Hierbei handelt es sich um einen formellen Akt, der seitens der Geschäftsführung oder Gesellschafter vollzogen wird.
Die einzelnen Bestandteile des Jahresabschlusses
Die wichtigsten Bestandteile beim Abschluss des Geschäftsjahres bilden die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz.
Die Gewinn- und Verlustrechnung kurz erklärt
Das Handelsgesetzbuch regelt genau die Vorgaben für die Gewinn- und Verlustrechnung. Sie ist neben der Bilanz der Hauptbestandteil eines Jahresabschlusses im Unternehmen und stellt, wie der Name schon verrät, Gewinn und Verlust eines Unternehmens dar. Dabei werden vom Umsatzerlös des Unternehmens Schritt für Schritt weitere Erlöse hinzugerechnet sowie Aufwände (z.B. Personalaufwand oder Materialaufwand) abgezogen. Am Ende ergibt sich nach Abzug der Steuern der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
Die Form der Gewinn- und Verlustrechnung ist in Staffelform oder Kontenform möglich. Für Kapitalgesellschaften ist die Gliederung in Staffelform vorgeschrieben, alle anderen Unternehmen unterliegen keiner verbindlichen Formvorschrift.
Die Schlussbilanz als unverzichtbarer Teil
Bei der Bilanz werden alle Vermögensbestandteile des Unternehmens gegenübergestellt. So finden Sie auf der Aktiv Seite das Vermögen und auf der Passiv Seite die Schulden aufgelistet. Die Differenz aus den beiden bildet die Bilanzsumme. Für die doppelte Buchführung und den Jahresabschluss ist die Erstellung der Bilanz unverzichtbar.
Sie sehen schon, für den Abschluss des Geschäftsjahres gilt es vieles zu beachten und bereitzustellen. Doch das hört sich alles erstmal komplizierter an als es ist. Erstellen Sie eine Stichtagsinventur mithilfe unseres Liefersystems als Bestandteil Ihrer ERP Software. Ebenso liefert Ihnen Ihre Finanzbuchhaltung (FIBU) alle notwendigen Belege und ermöglicht den Export der Daten.
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