Kassensicherungsverordnung 2020 — was Sie wirklich wissen müssen
Die sogenannte Kassensicherungsverordnung tritt 2020 in Kraft. Sie beinhaltet unter anderem das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Das heißt, dass ein Kassensystem zwingend bestimmte Sicherheitseinrichtungen beinhalten muss, um GoBD konform zu sein. Prüfen Sie jetzt, ob Ihr System diese Einrichtungen enthält und den GoBD entspricht, um Ihre Kasse weiterhin sicher benutzen zu können.
Technische Sicherheitseinrichtung damit Ihre Kasse GoBD konform wird
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gibt mit dieser Sicherungsverordnung vor, dass jedes elektronische Aufzeichnungssystem eine Sicherheitseinrichtung aufweisen muss. Diese Einrichtung gliedert sich wiederum in drei Teile:
- das Sicherheitsmodul,
- das Speichermedium
- und die digitale Schnittstelle.
Der erste Teil, das Sicherheitsmodul, protokolliert alle Eingaben der Kasse von Anfang an gewährleistet gleichzeitig, dass im Nachhinein nichts mehr verändert, gelöscht oder hinzugefügt werden kann, ohne dass es klar erkennbar ist.
Das Speichermedium, welches den zweiten Teil der Sicherheitseinrichtung darstellt, sichert alle einzelnen Aufzeichnungen der Kasse für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer dieser Daten.
Der letzte Punkt, den diese Kasseneinrichtung enthalten muss, ist eine einheitliche, digitale Schnittstelle. Diese Schnittstelle soll eine unkomplizierte und sichere Übertragung der Daten zu Prüfzwecken garantieren.
SoftENGINE Kasse 4.0 – GoBD konform
Die SoftENGINE Kasse arbeitet bereits seit 2017 GoBD konform. Das liegt daran, dass die Systeme der Registrierkassen schon seit Anfang des Jahres 2017 verpflichtet sind, bestimmte Daten elektronisch zu speichern. Sie sind mit unserer Kassenlösung also auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Unterlagen für das Finanzamt
Zu den aufzubewahrenden Daten zählen alle im System enthaltenen Warengruppen, sowie die Artikel mit zugehörigen Preisen. Außerdem müssen alle Journaldaten, Änderungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen komplett enthalten sein. Des Weiteren gehören sowohl die Bedienungsanleitung der Kasse, als auch ein Protokoll über die verschiedenen Gebrauchsorte sowie -zeiten des Kassensystems zu diesen Daten.
Korrekte Dokumentation – nur dann ist Ihr System GoBD konform
Bei der Aufbewahrung dieser Daten sind wiederum einige Dinge zu beachten. Wie bereits erläutert, müssen Sie die Aufzeichnungen unabdingbar elektronisch hinterlegen. Darüber hinaus müssen sie für den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum, der sich gewöhnlich über 10 Jahre streckt, vollständig lesbar und auswertbar sein. Außerdem muss jeder Vorgang innerhalb des Systems nachvollziehbar sein, um etwaige Manipulationen zu verhindern. Auch Storni müssen erkennbar dokumentiert werden, um korrekt zurückverfolgt werden zu können.
Kassen-Nachschau
Der Hintergrund des bereits erwähnten Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen ist die unangekündigte Kassen-Nachschau des Finanzamtes. Bei dieser Nachschau verlangt der vom Finanzamt geschickte Prüfer verschiedene Auskünfte. Er möchte alle Aufzeichnungen, Bücher, sowie alle der Kassenführung zugehörigen sonstigen Organisationsunterlagen und Verfahrensdokumentationen Ihres Unternehmens vollständig vorgelegt bekommen. Dabei muss die Kasse zwingend ein manipulationssicheres System beinhalten und für den Prüfer sofort kassensturzfähig sein, des Weiteren müssen alle Z-Bons stimmen. Dies alles sind unabdingbare Voraussetzungen, dass Ihre Kasse tatsächlich GoBD konform ist.
Ablauf einer Kassenprüfung
Eine Prüfung Ihrer Kasse durch das Finanzamt erfolgt in den meisten Fällen nach dem gleichen Ablauf. Der Prüfer erscheint unangemeldet, zu einem für Sie nicht vorhersehbarem Zeitpunkt, jedoch innerhalb Ihrer jeweiligen Servicezeiten. Außerdem ist ein Kauf zu Testzwecken im Vorhinein durch das Finanzamt durchaus denkbar. Der Prüfer verlangt dann nach seinem Erscheinen die Kassendaten und die im Blogbeitrag bereits genannten Unterlagen von Ihnen zur Einsicht.
Gibt es bei diesem Ablauf schon gleich Probleme oder Fehler, geht der Prüfer sofort zur sogenannten “Vollprüfung” über, welche einen enormen Aufwand für Sie darstellt. Um diese zusätzlichen Anstrengungen zu vermeiden, müssen Sie folgende Unterlagen Ihrer Kasse vorlegen können: die Anwenderdokumentation, die Systemdokumentation und die Verfahrensdokumentation. Hier erhalten Sie eine Übersicht zur Dokumentation – sowohl von der BüroWARE als auch Ihrer Kasse.
Wir empfehlen Ihnen außerdem das Buch “Meine Kasse kann mehr”. Darin erhalten Sie eine externe Anwenderdokumentation, die Sie wiederum Ihren Mitarbeitern an der Kasse vorlegen können. Im Buch werden viele Vorgänge praxisnah geschildert. Diese sind wiederum eine Basis um nachzuweisen, dass Ihre Mitarbeiter in den entsprechenden Geschäftsvorfällen geschult sind. Es empfiehlt sich, dass Sie die Schulung Ihrer Mitarbeiter ebenfalls dokumentieren. Sofern Sie ein ServicePlus Paket besitzen, stehen Ihnen für die Schulung auch Online-Seminare sowie Video-Tutorials zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter die Teilnahme an diesen Seminaren bestätigen lassen, ist diese Bestätigung wiederum als Nachweis nutzbar.
Die Bestätigung der Schulung der Mitarbeiter ist ein Bestandteil der sogenannten Verfahrensdokumentation. Diese Verfahrensdokumentation ist nicht nur für die Kasse selbst, sondern für alle im Unternehmen anfallenden steuerrelevanten Vorgänge anzufertigen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, wenn Sie für diese Dokumentationen Unterstützung benötigen.
Internes Kontrollsystem
Um anerkannt zu werden, muss Ihr Kassensystem ein internes Kontrollsystem, bestehend aus Verfahrensdokumentation und Kontrollsystem selbst, beinhalten.
Die Verfahrensdokumentation beinhaltet dabei alle Vorgänge innerhalb Ihres Unternehmens, die im Zusammenhang mit der Steuer stehen, das heißt sie wird nicht nur allein im Kassensystem benötigt. Beispiele für Punkte die Sie in dieser Dokumentation aufführen sind die Zugangsberechtigungen und Schulungen Ihrer einzelnen Mitarbeiter. Selbes gilt auch für die Vorgehensweisen bei alltäglichen Abläufen sowie die Rücknahmen und das Kassieren von Artikeln oder auch das Ausstellen von Gutscheinen.
Das Kontrollsystem, welches den zweiten essentiellen Teil dieses Systems bildet, enthält in der Regel vier Punkte. Dabei handelt es sich zum einem erneut um die Zugriffsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter, jedoch wie die Kontrollen hier mit zugehöriger Protokollierung. Zum Anderen beinhaltet dieses System eine Funktionstrennung und ein 4-Augen-Prinzip für empfindliche Vorgänge, sodass diese im Idealfall fehlerfrei bleiben.
Noch Fragen?
Konnten Sie erfolgreich prüfen, ob Ihr Kassensystem den Sicherheitseinrichtungen für die Kassensicherungsverordnung ab 2020 gerecht wird? Oder haben Sie ein eher veraltetes Kassensystem, das diese wichtigen Änderungen nicht unterstützt, sodass Ihre Kasse nicht GoBD konform ist? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir klären gerne die Details für einen Wechsel Ihres Kassensystems auf unsere Kassenlösung von SoftENGINE.
Weitere Informationen zur Kasse finden Sie in unserer Blogkategorie zur Kasse.
