Die OP-Verwaltung und warum sie so wichtig ist — Mahnwesen & OP-Verwaltung Teil I
In der OP-Verwaltung finden Sie alle Offene Posten, die innerhalb Ihres Unternehmens entstehen. Sie können dort also alle Buchungen, für die noch keine Ausgleichsbuchung getätigt wurde, gesammelt einsehen. In der BüroWARE/WEBWARE von SoftENGINE finden Sie die Verwaltung der Offenen Posten unter dem Reiter der Finanzbuchhaltung (Fibu).
“neue” vs. “alte” OP-Verwaltung
Die OP-Verwaltung der BüroWARE/WEBWARE lässt sich jedoch mittlerweile in zwei unterschiedliche Sparten aufteilen. Einige Unternehmen nutzen nach wie vor die ältere OP-Verwaltungsinstallation (bis einschließlich Version 5.57), wobei es aber mittlerweile eine erneuerte Version gibt, die dem Vorgänger nicht nur um einiges voraus ist, sondern Ihnen auch den Arbeitsalltag enorm erleichtert.
Die Unterschiede zwischen den beiden Installationen sind auf den ersten Blick sofort ersichtlich. Die alte Version beinhaltet nur einen Reiter mit einer Tabelle, die alle Offene Posten auflistet. Die Bearbeitung muss hier für jeden Posten einzeln mit der “globalen OP-Verwaltung” getätigt werden. Das nimmt vor allem bei einer größeren Anzahl an Offenen Posten sehr viel Arbeitszeit in Anspruch.
Die neue Version wurde so konzipiert, dass Sie damit schneller, einfacher und übersichtlicher arbeiten können. Das zeigt sich auch durch die fünf verschiedenen Reiter, welche die OP-Verwaltung mit Ihren Inhalten und vielfältigen Funktionen um einiges vergrößert. Ein Beispiel für eine solche neue Funktion ist zum Beispiel die Auswahlmöglichkeit zwischen der Debitoren- und Kreditorenansicht.
Info/Übersicht – Reiter 1
Der erste Reiter, die Infoseite unterstützt Sie, alle Ihre Außenstände strukturiert zu überblicken. Sie können dort allgemeine Informationen, wie die Anzahl Ihrer gesamten Offenen Posten, oder die Höhe des gesamten Fehlbetrags einsehen. Außerdem an welchen Kunden Sie noch Forderungen haben, sowie wann welche Beträge fällig sind beziehungsweise, wie lange sie schon überfällig sind.
Im Menü haben Sie unter “Allgemein” die Möglichkeit zur Aktualisierung, so sind Sie jederzeit up-to-date, was Ihre Daten betrifft.
Alle Konten – Reiter 2
Dieser Reiter zeigt alle Debitoren und Kreditoren, die es in Ihrem Unternehmen gibt, egal ob diese zum aufgerufenen Zeitpunkt gerade Offene Posten besitzen oder nicht. Diese Auflistung der Kunden und Lieferanten spiegelt im Wesentlichen die alte OP-Verwaltung wieder.
Mit der RETURN Taste oder dem “Bearbeiten”-Menü haben Sie die Möglichkeit einzelne OP-Konten sowie die Dialoge zum Ausziffern der OP aufzurufen. Des Weiteren können Sie im Menü “Tools” den Personenkontoauszug oder das Infosystem der Adresse öffnen.
OP-Konten – Reiter 3
Die neue OP-Verwaltung verfügt nun über einen Reiter, der einzig und allein die Personenkonten in einer Tabelle zur Auswahl darstellt, die Offene Posten besitzen. Darüber hinaus werden auch alle Konten mit Kontensaldo 0, die jedoch über OP verfügen angezeigt. Sie können sich außerdem durch die Filtermöglichkeit im “Ansicht”-Menü auch nur die OP-Konten mit Belegen zum Ausziffern anzeigen lassen.
Mit dem “Tools”-Menü können Sie hier noch weitere kundenbezogene Dinge einstellen, wie zum Beispiel die Liefersperre für Kunden mit schlechtem Zahlungsverhalten.
Offene Posten – Reiter 4
Dieser Reiter listet Ihnen alle Offenen Posten des Unternehmens auf. In der Suchleiste können Sie dann nach den Debitorennamen suchen und erhalten so gefiltert alle Posten vom jeweiligen, gesuchten Kunden. Mit dem gleichnamigen Menü können Sie die einzelnen Offenen Posten dort auch bearbeiten, also zum Beispiel ausbuchen oder mit anderen Offenen Posten verrechnen. Mit dem Menü “Tools” können Sie hier nicht nur schnell eine Überweisung veranlassen sondern auch einzelne Posten in den Selektionspool stellen oder dort wieder herausholen.
Eine weitere nützliche Funktion in diesem Reiter ist die OP-Historie. Damit können historische Auswertungen über das Zahlungsverhalten von Geschäftspartnern getätigt werden. Das ist vor allem für das Verhandeln von neuen Zahlungsbedingungen wie Skonto, etc. nützlich.
Selektionspool – Reiter 5
Den Selektionspool der OP-Verwaltung finden Sie auf Reiter 5. Er erleichtert Ihren Arbeitsalltag enorm, denn Sie haben durch das Tool “individuelle Selektion” die Möglichkeit alle Offenen Posten auf einmal, nach bestimmten Bedingungen zu filtern. Sie geben dabei eine einfache Formulierung Ihrer gewünschten Kriterien ab und alle Posten werden danach durchsucht und Ihnen angezeigt. Mit dieser Funktion sparen Sie sich hier viel Zeit- und Arbeitsaufwand, weil Sie sich das Durchgehen von allen Posten einzeln sparen können, da Sie ja sofort alles vorliegen haben.
Selektionen, die für Sie wichtig sind und die Sie häufig brauchen können Sie als Vorlage abspeichern. Das spart noch einmal Zeit, da Sie nicht erst noch Suchkriterien eingeben müssen, sondern den Suchverlauf direkt starten können.
Technikupdate
Neben den fünf beschrieben Reitern gibt es jedoch auch noch viele weitere Funktionen und Ebenen. Genaue Abläufe, wie beispielsweise die einzelnen OP-Konten bearbeitet, ausgebucht oder ausgeziffert werden, sowie Informationen zum Designen finden Sie im Technikupdateheft “OP-Verwaltung” von SoftENGINE.
Warum Sie Ihre Offenen Posten regelmäßig prüfen sollten…
Die Gründe, warum die Prüfung so wichtig ist, hängen von der Art der Offenen Posten ab. Es kann sich entweder um Verbindlichkeiten an einen Lieferanten oder um Forderungen an einen Kunden handeln.
Die Offenen Posten der Verbindlichkeiten sollten Sie unbedingt prüfen, um Zahlungstermine einzuhalten und so Mahnungen oder zusätzliche Strafgebühren zu vermeiden. Des Weiteren können Sie, dank dem Überblick über Ihre Termine, frühzeitig bezahlen und so Zahlungsbedingungen wie Skonto, etc. ausschöpfen.
Genauso wichtig ist natürlich auch die regelmäßige Prüfung der offenstehenden Forderungen. So können Sie eingegangene Zahlungen mit Ihren ausgestellten Rechnungen abgleichen und die dann noch ausstehenden Zahlungen schnell eintreiben, obendrein sichern Sie damit die Liquidität Ihres Unternehmens.
…und welche Folgen es hat, dies nicht zu tun
Trotz der Gründe, warum Sie als Unternehmer Ihre Offenen Posten unbedingt regelmäßig bearbeiten sollen, kommt vielleicht der Gedanke auf, ob die benötigte Arbeitszeit nicht anderswo besser eingesetzt werden könnte. Das ist aber ganz klar zu verneinen.
Der Fehlbetrag, den die Offenen Posten verursachen, beeinflusst die Liquidität Ihres Unternehmens. Das hat den Hintergrund, dass das Unternehmen weiterhin Geld ausgibt, aber die Forderungen gegenüber seinen Kunden nur mühsam erhält. Die Konsequenz sind immer geringer werdende liquide Mittel. Das heißt, umso höher der Fehlbetrag durch die Offenen Posten wird, desto größere Auswirkungen hat er für das Unternehmen. Das kann in Extremfällen bis hin zur Insolvenz führen.
Zusammengefasst
Die OP-Verwaltung ist also nicht nur extrem wichtig, um die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern, Zahlungsbedingungen auszuschöpfen und den Überblick über ausstehende Zahlungen zu behalten, sondern auch dank der Neuerung in der BüroWARE/WEBWARE schneller und einfacher zu prüfen und zu bearbeiten. Außerdem können Sie auch von hier aus für offene Rechnungen, je nach Dauer der Überfälligkeit, Mahnungen versenden.
Wie das Mahnwesen funktioniert, wie die jeweilige Mahnstufe festgestellt wird und wann Sie abmahnen sollten, lesen Sie in unserem nächsten Blogbeitrag – Mahnwesen und OP-Verwaltung Teil II. In der Zwischenzeit finden Sie viele weitere spannende Beiträge auf unserem Blog.
Sie haben noch weitere Fragen zur OP-Verwaltung? Schreiben Sie uns eine Nachricht oder Rufen Sie uns direkt an. Wir informieren und beraten Sie gerne.
