Meeting im Team zum Thema OKR

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Wir starten im Unternehmen mit OKR

Wie wir mit „Objectives & Key Results“ noch erfolgreicher werden wollen

Katerina und Thomas haben das gesamte Team Ende Februar zu einem ganztägigen Meeting eingeladen um über die Zukunft der World-of-edv zu sprechen und wohin die Reise gehen soll. Was uns dabei erwartete? Die ersten Infos zu OKR. OKR ist die Abkürzung für Objectives & Key Results und beschreibt eine Management Methode, die bereits bei vielen namhaften Firmen weltweit erfolgreich eingesetzt wird.

Die zentralen Ziele von OKR sind ebenso einfach wie wichtig.

  • Fokussieren: Nicht an zu vielen Dingen gleichzeitig arbeiten
  • Ausrichten: Alle Mitarbeiter kennen die Ziele und arbeiten gemeinsam an deren Erreichung
  • Verfolgen: Den Fortschritt an den gesetzten Zielen messen und dokumentieren
  • Erstreben: Durch das Erreichen der Ziele einen erstrebenswerten Zustand zu erreichen

Wir organisieren uns mit der Einführung der OKR Methode aufgrund des Wachstums der letzten Jahre neu und setzen damit den Grundstein für weiteres Wachstum.

So funktioniert OKR

Damit alle Kollegen zielgerichtet an den Unternehmenszielen arbeiten können, müssen diese auch klar formuliert und definiert sein. Dafür haben wir unsere inzwischen in die Jahre gekommene Vision überarbeitet, denn diese hatten wir bereits vor ca. 5 Jahren, als wir nur 6-7 Kollegen waren, entwickelt. Die neue, überarbeitete Vision haben wir nun als Kernaussage für die World-of-edv für die kommenden 8 Jahre festgelegt und Sie wurde uns von Katerina und Thomas vorgestellt.

„Wir glauben fest daran, dass Kunden durch unser Handeln eine dauerhafte und wesentliche Verbesserung der Leistung ihrer Unternehmen erzielen werden. Dies erreichen sie durch Prozess-Optimierungen und -Automatisierungen. Wir realisieren dafür passgenaue Software-Lösungen.“

Damit beantworten wir – warum tun wir das, was wir tun und wie tun wir das? Was möchten wir mit unserer Arbeit erreichen, was ist unser Ziel?

OKR dient nun dazu, diesem, dem Tagesgeschäft doch reichlich weit entfernten Nordstern des Unternehmens, an dem sich alle Aktivitäten ausrichten sollen, zu operationalisieren. Die sogenannten Moals (Midtherm Goals) dienen dabei als jährlichen Ziele und werden von der Geschäftsleitung (Top down) definiert.

Die Moals sollen helfen, um fokussiert zu arbeiten und eine Richtung vorzugeben. So können wir im Unternehmen viel besser priorisieren, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und auf das Unternehmensziel mit einzahlen und welche Aufgaben unter Umständen nicht werthaltig sind und dadurch nicht umgesetzt werden sollten.

Eines unserer Jahresziele lautet so zum Beispiel:
„Unsere Bestandskunden sind von der neuen Software-Version begeistert und nutzen diese gerne“

Um diese qualitativ formulierten jährlichen Ziele zu erreichen, planen wir quartalsweise und setzen Zwischenziele, sogenannte Objectives. Und hier kommt auch das besondere ins Spiel: Die weitere Planung erfolgt meist durch die Mitarbeiter und Teams – also von unten nach oben (Bottom Up). Um messen zu können, wie weit die Objectives bereits erfüllt sind, gibt es nun noch die Key Results, die messbaren Schritte je Objective.

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Objectives – Die Zwischenziele für jedes Quartal

Objectives sind Ziele für jedes Quartal und zielen darauf ein, das Jahresziel, also die Moals zu erreichen. Sie sind so formuliert, als hätte man das Ziel bereits erreicht – sie zeigen den erstrebenswerten Zustand auf. Bei den Objectives gilt: Sie sollten sowohl inspirierend und fordernd, aber trotzdem erreichbar sein.

Sie sollten zur Motivation der Mitarbeiter beitragen, findet doch auch die Ausarbeitung weitgehend von den Teams selbst statt und somit fühlen sich die Mitarbeiter auch angespornt, diese zu erreichen.

Merke: Objectives werden vom Team vorgegeben und mit jeweils zwei bis vier messbaren Key Results versehen.

Beispiel eines unserer Objectives, das u. a. auf das vorstehende Moal einzahlt und in den nächsten drei Monaten von allen Abteilungen mitgetragen werden soll:
„90% unserer Kunden arbeiten inzwischen erfolgreich mit BüroWARE 6.0/WEBWARE 3.0“

Key Results sind die messbaren Schritte zum Objective

Die Key Results beschreiben den Weg zum Ziel und sind ein Hebel, um das Objective zu erreichen. Wichtig bei der Auswahl der Key Results: Sie müssen messbar sein, also eine Metrik enthalten, und möglichst ambitioniert formuliert sein. Dabei ist es wichtig, dass Sie auch aktiv beeinflussbar sind und somit auch wirklich durch eigenes Tun umsetzbar sind. Dabei geht es aber gerade darum, nicht irgendwelche Aufgaben-Listen zu erstellen, die abgearbeitet werden müssen, sondern sie sollen den Nutzen/den Sinn/den Business-Value warum dies erreicht werden soll, zeigen.

Dazu soll der Outcome (für den Kunden) formuliert werden und nicht der Output.
Beispiele für Key Results zu dem vorherigen Objective:
„Die Kunden arbeiten im jeweiligen Produktiv-System mit der Version 6.0/3.0“
„Wir haben keine offenen Supportfälle mehr aufgrund des Generationswechsels“

An unserem Beispiel ist zu sehen, es sind eben keine Task-Listen, die hier definiert wurden, sondern die gesamte World-of-edv arbeitet am Kundennutzen. Dahinter verbergen sich eine Vielzahl von verschiedenen Aufgaben von verschiedenen Abteilungen wie unserem Marketing, um entsprechende Unterlagen bereitzustellen, die vom Vertrieb genutzt werden können, um die Kunden von der Sinnhaftigkeit/Notwendigkeit des Updates zu überzeugen, sowie unserer Technik, die dann die Updates in Test- und Livesystem mit den Kunden umsetzt.

Das OKR Weekly und wie wir den Fortschritt dokumentieren.

Wöchentlich wird überprüft und dokumentiert wie weit die Key Results bereits gediehen sind und sich im Team zum weiteren Vorgehen abgesprochen. Dadurch erhält jeder im Unternehmen eine transparente Übersicht über den Fortschritt der OKRs. Jeder sieht dabei alle OKRs und kann sich über den Fortschritt informieren. So kann ein Auszubildender auch den Fortschritt eines OKR, für welches unser Chef verantwortlich ist, einsehen.

Durch diese Offenheit wird gewährleistet, dass jeder daran interessiert ist, seine Ziele (welchen im Vorfeld gemeinsam abgestimmt wurden und jeder seine Zustimmung dazu gegeben hat) nun auch einhält und diese erreicht.

Nicht zu viel auf einmal – Auf die Menge kommt es an

Ein wesentlicher Teil der Methode ist es, dass jeder Mitarbeiter nicht zu viele OKRs gleichzeitig bearbeitet, um fokussiert zu bleiben. Deshalb gilt, jeder Mitarbeiter sollte maximal an fünf Objectives je Quartal beteiligt sein.

Auch bei den Key Results sollten Sie sich nicht zu viel vornehmen. Es reichen zwei bis vier Key Results pro Objective vollkommen aus. Mehr sollen es nicht sein.

Zertifikat Thomas Wagner
Thomas Wagner hat sich bereits zum OKR Master zertifiziert.

Was ist an OKR so besonders?

Beschäftigen Sie sich mehr mit dem Thema, liegen die Vorteile klar auf der Hand. Die Einführung von OKR sorgt für Transparenz im gesamten Unternehmen und verbessert damit die Kommunikation im Team. Auch kann so besser nachvollzogen werden, wo andere Teammitglieder gerade arbeiten und die Teamübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert. Durch die Festlegung konkreter Ziele fokussiert sich das Unternehmen auf das wesentliche und alle gehen gemeinsam in eine Richtung.

Durch das Miteinbinden der Mitarbeiter in die Planung und Zielfindung erhöht sich die Motivation und stärkt die Mitarbeiter Zufriedenheit.

Mithilfe der Key Results werden die Unternehmensziele zudem greifbar und Erfolge messbar und dank quartalsweiser Planung können wir viel flexibler handeln und auf Veränderungen reagieren.

Die transparente Darstellung für alle ist essenziell

Wichtig ist, dass die OKRs für alle transparent einsehbar sind und der Erfüllungsgrad stets aktuell gehalten wird. Auch können einzelne Objectives auf weitere Objectives einzahlen und je Objective können die unterschiedlichsten Teams zusammen an einem Key Result arbeiten. Umso mehr zeigt sich, dass ein Überblick für alle unerlässlich ist.

Dazu nutzen wir beispielsweise ein eigenes Tool, um stets den Überblick zu behalten. Dieses Vorgehen bezeichnet man als loosely coupled. Es sollen nicht einfach „blind“ die übergeordneten Ziele/Key Results des Vorgesetzten als eigene Objectives übernommen werden, sondern es soll frei durch das Team überlegt werden durch welche Maßnahmen es die übergeordneten Ziele unterstützt.

Wie hat bei uns die Einführung von OKR funktioniert?

Der Rollout an unser Team fand Ende Februar statt. Für unsere Geschäftsleitung sah dies jedoch ganz anders aus. Thomas und Katerina haben sich bereits im Sommer intensiv mit dem Thema OKR auseinandergesetzt, etliche Bücher darüber gelesen, an Workshops teilgenommen und sich somit suggestive Wissen angeeignet.

Thomas nahm im Vorfeld an einem mehrtägigen Zertifizierungslehrgang teil. Dieser endete mit der Prüfung/Zertifizierung zum „Certified OKR Master (COM)“. Er steht somit im Spannungsfeld zwischen Geschäftsführer und Coach, um uns bei der Einführung optimal begleiten zu können. Als OKR Coach ist er unser Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Formulierung und Ausarbeitung der Objectives & Key Results.

Mittagessen und Meeting im Team zum Thema OKR
Mittagessen mit dem Team beim OKR Meeting

Nach dem ersten Meeting warteten weitere Treffen auf uns, in denen wir in Gruppen aufgeteilt versucht haben passende Objectives und dazugehörige Key Results zu formulieren. Es folgte die Feinabstimmung und an der ein oder anderen Stellschraube musste noch gedreht werden, doch nun steht unsere erste Planung und wir konnten pünktlich im 2. Quartal 2022 als Team mit OKR starten.

Klar ist, eine solche Umstellung funktioniert nicht von heute auf morgen und auch wir sind in der Formulierung noch nicht perfekt. Dennoch freuen wir uns, diesen großen Schritt gemeinsam als Team und als Unternehmen zu gehen und dabei stetig zu wachsen.

Sie wollen noch mehr über unser Unternehmen und über uns erfahren? In unserer Rubrik World-of-edv auf unserem Blog halten wir Sie stets auf dem Laufenden.

Und für weitere Fragen, sind wir gerne für Sie da

 

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