Neuheiten und Informationen zur POS Kasse 4.0
Auch mit dem Kassensystem müssen Sie in der Zeit der Digitalisierung immer auf dem neuesten Stand bleiben um mit der großen Konkurrenz mithalten zu können. Eine simple Registrierkasse reicht dazu nicht mehr aus und es muss ein digitales, modernes, prozessorientierte POS Kassensystem her, welches nicht nur Kunden zufriedener macht, sondern auch den Mitarbeitern viel Zeit und Arbeit spart. Nun ist schon seit einiger Zeit die SoftENGINE POS Kasse 4.0 am Markt, welche die alte Version 3.0 somit ablöst und wir zeigen Ihnen, was diese alles kann!
Bessere Kundenbindung und mehr Erfolg im Geschäft dank POS Kasse
Durch die neue POS Kasse mit der Version 4.0 von SoftENGINE wurde die Bedienerfreundlichkeit optimiert, sodass Sie schneller und effizienter arbeiten. Die Artikelauswahl erfolgt via Touch und für eine intuitivere Bedienung sorgt die moderne Menüführung, welche Ihre tägliche Arbeit um einiges leichter macht. Besonders für Einzelhändler ermöglichen Funktionen wie Gutscheinkarten und Couponing, Treuepunkt-, Rabatt- und Bonusmodelle und Bargeldauszahlen sich besser im Wettbewerb gegen große Unternehmen zu behaupten. Das bringt nicht nur zufriedenere Kunden sondern im Nachgang auch höhere Kundenbindung mit sich.
Neuheiten der POS Kasse
Das System lässt sich ganz einfach wie üblich über die KASSE.EXE starten und im Anschluss wählen Sie sofort alle wichtigen Funktionen und Einstellungen ganz einfach via Touch aus. Mittels Schnellwahltasten belegen Sie Funktionen wie zum Beispiel Rabatt, Couponing, Artikelsuche, Cashback oder Auftrag. So finden Sie schneller die gewünschte Funktion die Sie benötigen und sparen wiederum Zeit beim Kassiervorgang.
Couponing
Um den Kunden und Ihren eigenen Ansprüchen gerecht zu werden, muss auch Ihre Kasse sehr vielfältig sein, um diesen gerecht zu werden. Mithilfe von Assistenten werden Sie durch die einzelnen Prozesse des Kassensystems geführt. So können Sie alles nach Ihrem Wunsch einstellen und speichern. Nachdem alles gespeichert ist, müssen Sie den entsprechenden Artikel nur noch scannen und die Kasse weiß über alles Bescheid, z.B. bei welchen Produkten es wie viel Rabatt gibt oder ab welchen Einkaufswert auf den Bon ein Wert-Coupon gedruckt werden soll. Besonders Couponing ist eine erfolgreiche Art, Kunden besser an sich zu binden und sogar neue potentielle Kunden zu gewinnen. Sie stellen vorher einfach alle Kriterien nach Ihrem Belieben ein und anschließend wird der Coupon bei einem Einkauf auf den Bon gedruckt. Ein Beispiel bei der Einstellung wäre, dass der Kunde bei einem Einkaufswert von 50€ bei seinem nächsten Einkauf im Geschäft oder Online 5% Rabatt erhält.
Cashback-Funktion
Mit der Cashback-Funktion haben auch Einzelunternehmen die Chance, sich dem Wettbewerb mit großen Handelsketten zu stellen und sich den Vorteil des geringen Bargeldbestandes im Unternehmen zu sichern. Sie buchen vom Bankkonto des Kunden einfach den gewünschten Geldbetrag zusammen mit dem Einkaufswert ab. Nach der Eingabe der Geheimnummer erfolgt eine Prüfung und Bestätigung der Zahlung durch das kartenausgebende Kreditinstitut. Die Zahlung ist somit garantiert. Wichtig ist vorher allerdings, dass der Kunde vor dem Kauf ausdrücklich um Bargeld gebeten hat. Gesetzlich hingegen nicht vorgeschrieben ist ein bestimmter Mindesteinkaufswert.
Bessere Datenübersicht
Zusätzlich bietet die SoftENGINE POS Kasse 4.0 eine umfangreiche Übersicht über Artikel, Kunden und Belege – und das alles direkt verfügbar, ohne lange Suchvorgänge. Sie können Funktionen oder Informationen zu einem beliebigen Artikel (z.B. Preise, Umsätze und Bewegung, MIS-Infos oder Lager und Bestände) aufrufen, ohne ständig in die Warenwirtschaft wechseln zu müssen. Ebenfalls neu: Die Artikelbezeichnung können Sie nun auch direkt an der Kasse ändern. Auch die Funktion „Info Kunde“ erhielt einige Updates: Ohne dass Sie eine Warenwirtschaftslizenz benötigen, können Sie alle notwendigen Informationen des jeweiligen Kunden direkt auf dem Kassen-Desktop anfordern und einsehen. Lediglich das Business Frame “Kundenverwaltung” innerhalb des Bereichs “Warenwirtschaft” wird dafür benötigt. Somit erhalten Sie eine Übersicht über beispielsweise OPs, Umsätze, Stammdaten und Konditionen. Aber auch weitere Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung wie „Daten ändern“, „Preishistorie“ oder „Belege anzeigen“. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit Datenänderungen (z.B. Adressdaten anpassen) direkt an der Kasse vorzunehmen und ersparen sich so diverse Umwege um dies zu tun.
Weitere Funktionen der POS Kasse
Auch im Bereich des Kassierens treten neue hilfreiche Funktionen auf. Anwendungen wie „Auftrag abholen und bezahlen“ oder „Lieferschein zahlen“ wurden weiter verbessert, und statt Anzahlungen zu leisten, ist es nun möglich eine Kaution zu verlangen, welche dann auf den Lieferschein verbucht wird. Sie können aber auch über verschiedene Zahlarten oder mit Teilzahlung problemlos an der Kasse zahlen. Mit der POS Kasse 4.0 erfassen Sie Lieferscheine und Aufträge direkt an der Kasse und hinterlegen sogar Lieferadressen. Im Lager wird die Ware dann verpackt und an den jeweiligen Kunden verschickt inklusive Lieferschein und Rechnungserstellung.
Grundfunktionen der POS Kasse
ERP & E-Commerce – Anbindung
Am Point of Sale (POS) ist das Kassensystem Ihre Softwarelösung und damit Sie den kompletten Mehrkanal-Handel steuern können ist das ERP bzw. die Warenwirtschaft integrierbar. Ob Marktplätze wie eBay und Amazon oder Onlineshop-Systeme wie Oxid, Shopware und Magento. Dank der Kasse 4.0 sind Sie für die Zukunft des Handels perfekt ausgestattet. Kunden und Artikel pflegen Sie über eine zentrale Stammdatenerhaltung ganz einfach und Sie haben sogar die Möglichkeit unterschiedliche Preise in Ihren verschiedenen Filialen oder Onlineverkaufskanälen zu hinterlegen.
Click- & Collect – Unterstützung
Die optimale Integration des stationären Handels in Zusammenarbeit mit Ihrem Online-Business. Kunden erwarten heute nur noch den besten Service zum günstigsten Preis und das egal wann und wo, inklusive Click & Return. Die POS Kasse 4.0 von SoftENGINE sorgt dafür, dass Sie perfekt für die Integration weiterer Verkaufskanäle vorbereitet sind.
Finanzamtskonformität GDPdU / GoBD / RKSV
Sowohl für Deutschland als auch für Österreich wird die gesetzliche Regelung beim finanzamtskonformen Speichern aller Daten erfüllt und eingehalten.
Tablet-Warenkorb-Funktion
Selbst für Ihre Kundenberater die mit Tablets ausgestattet sind gibt es gänzlich neue Möglichkeiten um mit Kunden zu interagieren. Bereits weit vor dem POS können Sie die Ware einbuchen und den Beleg nachher zur Zahlung aufrufen. Das spart nicht nur die Wartezeiten an der Kasse, sondern macht auch die Kunden zufriedener.
Einige wichtige Technische Details zur POS Kasse 4.0
Sie müssen die POS Kasse nicht länger in der BüroWARE öffnen, sondern können sie ganz schnell und einfach über die KASSE.EXE starten. Sie als Anwender haben nicht mehr die Möglichkeit andere Bereiche der BüroWARE zu erreichen. Das ist auch aus Datenschutzgründen sehr praktisch und Sie starten somit direkt den neuen „Kassen-Desktop“ ohne weitere Zwischenschritte. Auf der Touch-Oberfläche können Sie dann alle wichtigen Einstellungen und Funktionen sofort auswählen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen ein paar der wichtigsten Funktionen der POS Kasse 4.0.
Z-BON nachdrucken
Sie können nun auch Z-BONs direkt vom Kassen-Desktop aus nachdrucken. Einfach den Drucker und das gewünschte Format wählen. Zusätzlich können Sie auch entscheiden, ob eine Fibu-Aufbereitung durchgeführt werden soll.
Programmierprotokoll der POS Kasse
Laut Gesetz muss Ihre Kasse sicher vor Manipulationen sein. Dies müssen Sie im Programmierprotokoll nachweisen können. In diesem sind Sie dazu verpflichtet alle Einstellungen und nachweislichen Veränderungen einzutragen. Sie können über die SoftENGINE Kasse auf einfachem Wege ein Programmierprotokoll für einen festgelegten Zeitraum anzeigen und sogar ausdrucken.
Z-BON Übersicht
Diese Funktion finden Sie unter „Einstellungen“. Dort sehen Sie Z-BONs, den Status der BONs und die Umsätze sehen und können ganz leicht dank der Baumstruktur die einzelnen Monate wählen. Durch das Öffnen eines BONs erhalten Sie weitere Informationen und können Funktionen nutzen wie beispielsweise Drucken, Statistiken etc. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit Einkaufspreise und Kontenfindung nochmals zu aktualisieren. Sollten Sie merken, dass die Einstellungen der Finanzbuchhaltungskonten nicht eingerichtet waren wie vorhergesehen, so können Sie diese nochmals in den einzelnen Belegpositionen überarbeiten und ändern. Ebenso können Sie nachträglich die Aufbereitung der Finanzbuchhaltungsbuchungen erneut durchführen lassen. Oder Sie testen zunächst die Verbuchung innerhalb der Finanzbuchung und wiederholen dann die Verbuchung.
Testmodus
Damit sich auch alle Mitarbeiter mit dem Kassensystem auskennen, gibt es einen Testmodus der sich in den Einstellungen des Kassen-Desktops aktivieren lässt. So lernen Sie und Ihre Mitarbeiter alle wichtigen Kassenvorgänge ganz einfach und ohne dass echte Umsätze gebucht oder andere Vorgänge erzeugt werden. Um aber diesen Testmodus starten zu können, brauchen Sie einen Bediener mit besonderer Berechtigung. Sicherheitshalber speichern Sie die Probe-BONs unter den Namen „TRAININGSBELEG“ ein. Damit werden dann auch Ihre Drucke versehen.
Kassenbuch
Eine ebenfalls neue Funktion ist das „Kassenbuch“. Hier haben Sie die Möglichkeit ein Kassenbuch für den vorher ausgewählten Monat anzuzeigen und zu drucken.
Notfallmodus Ihrer POS Kasse
Sie sollten den Notfallmodus natürlich nur im Notfall benutzen. Doch was bringt dieser Modus? Der Notfallmodus ermöglicht es Ihnen, die Prüfung auf einen erfolgreichen Tagesabschluss vom Vortag beim Tages-Start zu deaktivieren. Dieser Modus stellt sicher, dass es bei einer Störung nicht zu Datenbankfehlern kommt – was bei Fehlern unweigerlich zum Kassenstillstand führen würde. In diesem Fall sind wir natürlich sofort zur Stelle und prüfen Ihre Datenbank auf Inkonsistenzen bzw. stellen den vorherigen Zustand wieder her.
Artikelinfo/Kundeninfo
Wie oben bereits erwähnt gibt es nun auch die Funktionen „Info Artikel“ und „Info Kunden“, die Sie direkt auf dem Kassen-Desktop aufrufen und bearbeiten können. Für nähere Informationen lesen Sie oben unter Neuheiten der POS Kasse.
Belegjournal
Das überarbeitete Belegjournal gibt Ihnen eine Übersicht an Informationen über die Vorgänge eines bestimmten Zeitraumes. Dabei stehen sowohl die Kassenvorgänge, als auch Infos über einzelne Artikel pro BON in einer Übersicht für Sie zur Verfügung. Die Auswahl beinhaltet bereits für Sie vorgefertigte Sektionen wie beispielsweise „Heute“, „Gestern“ oder „Diese Woche“. Zusätzlich steht eine Übersicht über die einzelnen Zahlungen und Steuersätze bereit.
Verfügbare Funktionen der POS Kasse
Ohne große Designerkenntnisse haben Sie ab sofort die Möglichkeit, Funktionen auf dem Kassendesktop zu beeinflussen und sogar nach Ihren Wunsch zu sortieren. Bei dem Punkt „Verfügbare Funktionen“ legen Sie fest, welche Funktionen
- allgemein für das gesamte System verfügbar sind
- an welchen Kassen deaktiviert sein sollen
- für bestimmte Personen nicht nutzbar sein sollen
- bei der jeweiligen Kasse in der Schnellstartleiste angezeigt werden sollen (je nachdem, wie Sie das Layout wählen, können dann weniger oder mehr Schnellwahltasten für Sie angezeigt werden.).
Neue „Kassieren-Layouts“
Eine Vielzahl neuer Layouts steht Ihnen für die Kassendisplays zur Verfügung, genau angepasst an die jeweilige Bildschirmgröße. Damit Sie diese Layouts auswählen können gibt es dazu eine neue Oberfläche, inklusive einer Vorschau der Anzeigevariante die Sie ausgewählt haben. Die Besonderheiten der neuen Layouts sind unter anderem:
- Ein schneller Überblick über eine Registerkarte für jede mögliche Displaygröße
- Eine Auflistung der zur Verfügung stehenden Layouts für das gewählte Display
- Die Vorschau für das gewählte Layout
- Ein neues Menü bzw. eine neue Menüführung
- Und ein Layout mit doppelter Zeilenhöhe, um die tägliche Arbeit an der Kasse zu erleichtern.
Artikelschnellauswahl und Crossselling mit der POS Kasse
Damit Sie schneller und einfacher kassieren können, benötigen Sie auch einen direkten Zugriff auf beliebte Artikel. Und genau dazu dient Ihnen die neue Funktion „Artikelschnellwahl“. Sie ordnen einfach einen Katalog mit Artikeln einer Kasse zu. Die enthaltenen Artikel werden Ihnen dann als Gruppe angezeigt. Wenn Sie eine dieser Gruppen wählen, steht Ihnen eine Schnellwahltaste in der nächsten Ebene der Artikel der Kategorie zur Verfügung. Sie können natürlich jeder Kasse ganz individuelle Schnellwahltasten zur Verfügung stellen. Mit der Funktion „Cross-Selling“ erriechen Sie zusätzlich einen Wechsel in eine spezielle Ebene mit Schnellwahltasten. Sie müssen dafür lediglich dem jeweiligen Artikel eine Crossselling-Funktion zuordnen. Wenn Sie den Artikel anschließend aufrufen, erfolgt der sofortige Wechsel der Schnellerfassungsebene die dem Artikel zugeordneten Kategorie. So können Sie den Kunden schneller passende Produkte empfehlen.
BON Übersicht
Abhängig davon, welches Layout Sie gewählt haben, sehen Sie nun die Anzahl der BONs, die an einem Tag erzeugt wurden. Genauso sehen Sie die letzten BONs mit Umsatz, Belegnummer, der Zeit und sogar die Anzahl geparkter Belege. Sie können einen BON mit Doppelklick öffnen, retournieren, mit zusätzlicher Mengenangabe duplizieren oder nachdrucken. Falls ein Kunde erst nach dem Abschluss des BONs die Kundenkarte findet, so können Sie einfach über diese Funktion den Kunden auch nachträglich noch ändern.
Artikelvorgabe
Die meisten der neuen Layouts enthalten eine Artikelvorgabe, welche Ihnen die Vergabe der Anzahl des nächsten Artikels oder des Preises vorgibt. Auch bei Layouts ohne Vorgabe können Sie dies nutzen, Sie müssen sie allerdings erst über die Schaltfläche „Vorgabe“ laden. Aber auch weitere Vorgaben wie z.B. „Rabatt %“, „Rabatt €“ oder „Dreieingabe“ sind vorhanden.
Kommission
Ein häufiger und aufwendiger Vorgang ist oftmals, wenn ein bekannter Kunde einen Artikel zur Auswahl oder Probe mitnehmen möchte. Ganz schnell und sicher geht das nun mit der neuen Funktion „Kommission“. Die Erfassung des gewünschten Artikels und die Kundenzuordnung erfolgt, nachdem Sie die Funktion „Kommission“ gestartet haben. Beim Abschluss erscheint automatisch die Frage nach einer Anzahlung. Wenn Sie die Anzahlung wählen erfolgt ein normaler Zahlungsvorgang. Das Kassensystem erstellt im Hintergrund dann automatisiert einen Lieferschein mit einem Vermerk auf die Anzahlung. Sobald der Kunde seine Entscheidung getroffen hat, muss dieser nur wieder die Artikel bzw. zumindest den Teil, der nicht mehr benötigt wird, zurückbringen. Daraufhin wählen Sie den dazu gehörige Kommissionslieferschein aus, nehmen den Artikel zurück und geben falls nötig einen überzähligen Betrag der Anzahlung wieder raus.
Auftrag abholen und bezahlen – ganz bequem an der POS Kasse
Einige Unternehmen bieten den Service, dass Kunden im Online-Shop, per Telefon oder über E-Mail Waren bestellen und sie anschließend im Ladengeschäft abholen können. In allen Fällen wird ein Auftrag angelegt, welcher Ihnen dann an der Kasse zur Verfügung steht. Nachdem Sie „Auftrag abholen und zahlen“ gestartet haben, kann der Kunde seine Auftragsnummer direkt an der Kasse nennen. Dann wird die bestellte Ware auf den BON geladen und kann bezahlt werden. Die an der Kasse erfassten Aufträge werden direkt zur Auswahl angezeigt. Wenn Sie die entsprechende Auswahl ausgewählt haben können Sie entscheiden, ob Sie dem Kunden die Ware aushändigen wollen oder ob dieser die Artikel gleich zahlen soll.
Der Auftrag wird direkt in den BON geladen und als Lieferschein gespeichert, wenn Sie „Auftrag abholen“ wählen. Bei „Auftrag abholen und zahlen“ erfolgen eine Übernahme der Ware sowie Angaben zur Beleginformation in den BON. Sollte sich der Kunde dazu entscheiden noch weitere Artikel zu kaufen, können Sie diese einfach dem Bon hinzufügen und den Zahlungsvorgang abschließen. Der Kunde als auch die Belegübernahme werden anschließend auf den BON gedruckt. Bei „Auftrag abholen und zahlen“ wird noch zusätzlich eine Anzahlung bzw. Kaution auf den BON gedruckt.
So viele Informationen zur Kasse – und dabei war das noch gar nicht alles!
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