anonymisierte Datensicherung mit BWQUICKZIP

Mit BWQUICKZIP eine anonymisierte Datensicherung erstellen

Das Datensicherungstool BWQUICKZIP der BüroWARE unterstützt Sie dabei, auf einfache Art und Weise eine Datensicherung für den Support zu erstellen. Wir verhelfen Ihnen mit diesem Beitrag Schritt für Schritt zu Ihrer selbsterstellten, DSGVO-konformen und anonymisierten Datensicherung.

BWQUICKZIP starten

Starten Sie das Tool über den Eintrag “SoftENGINE” in Ihrem Windows Startmenü oder in Ihrem Programmverzeichnis über die Datei „BWQuickzip.exe“. Achten Sie beim Start auf die Version, die Sie verwenden. Die Anonymisierung erfolgt nur dann vollständig, wenn Sie eine aktuelle Version benutzen.

Zur Überprüfung Ihrer Version finden Sie immer die neueste BWQUICKZIP Version auf dem Partner-FTP im Verzeichnis: /01.BueroWARE/Tools_Zusaetze/BWQuickZIP.

Datensicherung erstellen

Zuerst einmal erwartet Sie ein erneuter Hinweis auf die Inhalte der DSGVO. Nachdem Sie diesen gelesen haben, befinden Sie sich schon auf der ersten von den fünf Registerkarten, die Sie durchlaufen, wenn Sie eine Datensicherung erstellen möchten.

1. Registerkarte: Ziel

Hier erledigen Sie zunächst einmal die Grundeinstellungen der Datensicherung. Das heißt, dass Sie zuerst den Namen, unter dem Sie die ZIP-Datei abspeichern, ein Passwort und die Komprimierung der Datei auswählen. Umso höher die Komprimierung ist, umso länger dauert der Prozess, jedoch ist die Dateigröße geringer. Dann können Sie entscheiden, ob Sie eine Datei mit Vorgaben für die Ausgabe nutzen möchten. Wenn das der Fall ist, entfallen die 2. bis zur 4. Registerkarte, da die Datei die Angaben einhält.

Die Möglichkeit, dass Sie die Ausgabe der Daten auf Beispieldaten beschränken können ist hier neu. Damit lassen sich oft schon viele Problemstellungen nachvollziehen. Ist z. B. ein unerwünschtes Verhalten vorhanden, aktivieren Sie die Option, die seit der Revision 1.1.1.362 neu ist.

Wichtig zu beachten ist, dass der SoftENGINE Support generell nur Datensicherungen, die DSGVO-konform sind, bearbeitet. Mit dem Klick auf den Schalter „Sicherung DSGVO-konform“ werden Ihre Daten so aufbereitet, dass sie SoftENGINE prüfen kann.

Ist diese Option aktiv, sind die verschiedenen möglichen Einstellungen nicht mehr verfügbar. Deaktivieren Sie die Option jedoch, sind diese verschiedenen Einstellungen verfügbar, jedoch kann die Sicherung dann nicht mehr von SoftENGINE bearbeitet werden. Eine mögliche Einstellung im Fall der deaktivierten DSGVO-Option ist, dass Sie eine Vorgabedatei, die spezielle Sicherungsangaben enthält benutzen. Jedoch sind auch hier die Registerkarten eingeschränkt. Bei dieser “Vorgabedatei” muss es sich also beispielsweise um eine Textdatei handeln, die zeilenweise eine Liste von Dateien mit relativem Pfad zum Startverzeichnis enthält. Beispiel einer solche „Dateilisten-Datei“:

SE_C20FI.DTK
SE_ENG20.INI
BEISPIEL_PREMIUM\S_RBAS30.DAT

2. Registerkarte: Quellen

Hier finden Sie den aktuellen Pfad Ihrer BüroWARE, sowie die Mandaten Ihrer BüroWARE-Installation. Auf dieser Registerkarte wählen Sie nun den Mandanten aus, den Sie sichern möchten, durch Anklicken aus.

3. Registerkarte: Programmbereiche

Diese Registerkarte ist nur bei deaktivierter DSGVO-Option nutzbar. In der Standardsicherung ist eine Filterung, die in der Datei „BWQZFC.XML“ festgelegt wird. Innerhalb dieser Datei können je nach Designkenntnissen weitere Sicherungsprofile hinzugefügt werden. Besonders ist hier, dass hinter den verschiedenen Filtern Prioritäten stehen. Im Fall, dass mehrere verschiedene Filter die gleiche Datei beinhalten und der letzte vorkommende Filter nicht ausgewählt wird, wird diese Datei nicht aufgenommen, wenn Sie die Datensicherung erstellen.

Ein Beispiel für diesen Fall:

Angenommen es gibt zwei Filter (X und Y) welche die S_RPER40.DAT einschließen.

Filter X steht in der Liste vor Filter Y,

X ist aktiviert, Y nicht

Die Datei S_RPER40.DA wird dann nicht gesichert.

4. Registerkarte: Dateien

Auch diese Registerkarte können Sie nur ohne die DSGVO-Option nutzen. Hier sehen Sie alle Ordner und Dateien, die gesichert werden. Sie können jedoch je nach Bedarf weitere einzelne Dateien oder Ordner zur Sicherung durch Anklicken hinzufügen oder gegebenfalls auch welche entfernen.

Dateien zur Sicherung hinzufügen oder entfernen

Vorsicht: Bei der An- oder Abschaltung eines Eintrags im Baum links, überträgt sich diese Einstellung auf alle dazugehörigen Daten auf der rechten Seite.

5. Registerkarte: Optional

In dieser Karte können Sie fünf weitere optionale Möglichkeiten einstellen.

1. Kommentar: Eine Option ist die Kommentarfunktion, dort können Sie Informationen zu Ihrer Sicherung eintragen und diese so weitergeben.

2. FTP: Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen die gerade erzeugte ZIP-Datei direkt nach dem Packen per FTP zu übertragen.

3. Proxy Server: Wenn Sie für die Übertragung einen besonderen Proxy Server benötigen, können sie betreffende Einstellung in der 3. Option treffen.

4. Anonymisierung: Der 4. Punkt der Registerkarte ist wichtig für eine Datensicherung, die DSGVO konform ist und die Sie somit auch an den SoftENGINE Support weitergeben können. Seit der Version 1.1.1.6 wendet BWQUICKZIP jedoch eine neue Verfahrensweise zur Datenanonymisierung an. Mit diesem Verfahren können Sie zwar einzelne Dateien von der Anonymisierung ausschließen, das hat aber zur Folge, dass SoftENGINE diese Daten dann aufgrund des Datenschutzes nicht bearbeiten kann. Besitzen Sie eine ältere Version, müssen Sie im Fehlerfall die Option „Datenprüflauf mit Sonderzeichen“ aktivieren, das ist jetzt aber nicht mehr notwendig. Haben Sie jedoch mit einer neueren Version einen solchen Fehlerfall, können Sie die alte Anonymisierungsmethode mit dem Flag “Zeilenweise verarbeiten” wieder aktivieren.

Bei der Anonymisierung werden auch die Bankdaten gelöscht. Möchten Sie die Daten aber auf Problemstellungen prüfen, die Sie für eine Bankverbindung benötigen, können Sie dort IBAN/BIC eingeben. Eine IBAN Nummer zum Testen können Sie entweder mit verschiedenen Prüftools oder mit Hilfe Ihrer Hausbank erstellen. Langtexte sind kein Bestandteil der automatischen Anonymisierung, Sie können sie aber zu jeder Zeit auf der Karteikarte 4 “Anonymisierung” aktivieren.

Achtung: Das Tool „BWQuickZIP“ ist nur mit der Standard Version der BüroWARE kompatibel. Das heißt, dass Sie die Anonymisierung z.B. nicht in einer PPS nicht auf Bereiche anwenden, bei denen die Satzbeschreibung vom Standard abweicht.

5. Protokoll: Als letzte Option können Sie noch eine Protokollierung auswählen.

Datensicherung abschließen

Nachdem Sie diese fünf Optionen abgearbeitet haben, klicken Sie auf “Start” und die Anonymisierung, sowie die Archivierung Ihrer Daten beginnt. Die Fortschritte werden Ihnen während der Sicherung angezeigt.

**Anzeige der Fortschritte während der Datensicherung**

Wenn Sie während oder nach Ihrer Datensicherung eine Fehlermeldung erhalten, ist diese Sicherung nicht verwendbar. Übergeben Sie diese dann bitte nicht an den SoftENGINE Support, sondern beraten Sie sich in diesem Fall mit uns, Ihrem SoftENGINE Gold-Partner. Für den Optimalfall, dass BWQUICKZIP die Sicherung vollständig und richtig erstellt hat, können Sie diese entpacken und übertragen. Dafür benötigen Sie wieder das anfangs festgelegte Passwort. Haben Sie die Anonymisierung ausgewählt sind jetzt bestimmte Inhalte dementsprechend ausgetauscht. Zum Schluss teilen Sie uns noch das Passwort mit, damit wir es wiederum an die SoftENGINE übermitteln können. Danach geht in Ihrem Supportfall wieder alles gewohnte Wege und Sie bekommen von uns zeitnah Feedback.

Mit dieser Anleitung sollten Sie bei der Erstellung Ihrer anonymisierten Datensicherung nun bestens vorbereitet sein. Das alles ist nichts für Sie und Sie möchten, dass lieber wir das Erstellen von Datensicherungen für Sie übernehmen? Wir unterstützen Sie gerne dabei und beantworten Ihre offenen Fragen. Hinterlassen Sie uns einfah einnen Kommentar oder kontaktieren Sie uns gerne!