Welche Aufbewahrungsfristen muss ich als Unternehmer einhalten?
Aufbewahrungsfristen in Ihrem Unternehmen nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO)
Weshalb gibt es solche Aufbewahrungsfristen überhaupt und wer muss was wie lange aufbewahren? Diese Fristen gibt es, da Sie als Unternehmer zur Buchführung verpflichtet sind und eventuell einmal eine Rechnung vorlegen müssen um dem Finanzamt zu bestätigen, einen Artikel, Dienstleistung etc. wirklich gezahlt oder verkauft zu haben. Somit besteht eine Beweispflicht, falls etwas nachgeprüft werden müsste. Dies beugt vor allem dem Betrug vor. Insbesondere besteht eine Beweispflicht bei noch nicht abgelaufenen Verjährungsfristen oder einer Beweispflicht wenn eine Verwirkung noch nicht eingetreten ist. Zudem hat jeder, der ein Gewerbe betreibt ab dem Überschreiten von einem Umsatz ab 600.000,00 Euro und einem Gewinn ab 60.000,00 Euro die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.
Ganz allgemein sind alle Personen aufbewahrungspflichtig, die zur Buchführung verpflichtet sind. Das sind unter anderem Einzelkaufleute, OHGs, KGs als auch GmbHs. Achtung: Auch bei einer Geschäftsaufgabe bzw. -übergabe erlischt diese Pflicht NICHT, sondern besteht weiterhin. All diese Dinge sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung Ihrer Buchungen.
Nun stellt sich die Frage: Was und wie lange müssen Sie welche Dokumente aufbewahren?
Die folgenden Unterlagen müssen Sie für zehn Jahre aufbewahren:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz
- erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- sämtliche Rechnungen
- Personalakten
- Abrechnungsunterlagen
- Bankbelege
- Exportunterlagen
Aufbewahrungsfristen bestehen übrigens auch für folgende Unterlagen bzw. Dokumente – in diesem Fall für 6 Jahre:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- wiedergaben von Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen die von Bedeutung für die Besteuerung sind
- Abtretungserklärungen
- Betriebsprüfungsberichte
- Kreditunterlagen
- Mahnungen
- Preislisten
- Schadensunterlagen
Hinweis: Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z.B. Kalender, sowie Arbeits- und Fahrberichte. Sie können diese Papiere zeitnah vernichten und müssen sie dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorlegen.
Allerdings gibt es nicht nur eine Aufbewahrungspflicht für Unternehmer, sondern auch Privatleute
Privatleute haben die Pflicht, Dokumente für zwei Jahre aufzubewahren laut UStG. Diese bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören ebenfalls sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson muss der zuständige Unternehmer auf der Rechnung hinweisen. Nebenbei gibt es auch noch Fristen wie z.B. ein Leben lang, mindestens bis zur Rente, für die gesamte Laufzeit oder für die gesamte Gebrauchsdauer.
Relevant ist auch ab wann Ihr Unternehmen die oben genannten Punkte aufbewahren muss
Die Aufbewahrungsfristen beginnen, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angekommen sind bzw. erstellt und abgeschlossen wurden.
Ein Beispiel hierfür wäre das Ende des Kalenderjahres 2019, wenn man nun z.B. von einem Inventar ausgeht, so wird dieses zehn Jahre aufgehoben also bis Ende 2029. So können Sie am 01.01.2030 dieses Dokument wegwerfen.
Ausnahmen der Aufbewahrungspflicht:
Ausnahmen wären, wenn sich die Fristen verlängern – dies gilt, wenn Dokumente noch für die Steuer relevant sind. Ebenso Belege über Anschaffung von Anlagengüter, diese haben eine besonders lange Abschreibungspflicht und können erst nach Beendigung vollständiger Abschreibung gelöscht bzw. entsorgt werden. Wenn Steuererklärungen oder die Bilanz noch strittig sind, müssen Dokumente des betreffenden Jahres ebenfalls aufbewahrt werden. Ursachen für diesen Punkt können langwierige gerichtliche Auseinandersetzungen sein. So gilt auch, wenn die Frist bereits abgelaufen ist, dass die Dokumente aufgehoben werden müssen, so lange sich dieses Verfahren zieht.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schreiben Ihnen ebenso vor, wie Sie sie aufzubewahren haben.
Eine ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung liegt dann vor, wenn die Dokumente während der ganzen Jahre lesbar sind. Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen sind im Original zu bewahren. Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe reichen als bildliche Wiedergabe, allerdings müssen sie mit dem Original übereinstimmen. Diese dürfen nach Ausstellung auch nicht mehr verändert werden und dürfen somit auch nicht manipuliert werden. Unterlagen in elektronischer Form müssen Sie in digitaler Form bewahren. Aufbewahrungsfristen für alle anderen Dokumente sind inhaltlich wiederzugeben. Ebenfalls sind auch steuerrechtlich relevante und orginäre aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Diese müssen eine maschinelle Auswertung ermöglichen.
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Tipps rund um die Aufbewahrungspflicht
Unser Tipp für Privatpersonen:
Fertigen Sie als Privatperson von jedem wirklich wichtigen Dokument eine Kopie an und bewahren Sie diese getrennt vom Original auf – am besten in einem Safe oder Bankschließfach. Sie können die Unterlagen auch einfach scannen und digital ablegen, jedoch am besten nicht zu Hause. So stellen Sie sicher, dass Sie auch nach einem Einbruch oder Feuer darauf zugreifen können.
Unser Tipp für Unternehmen:
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Welche Folgen hat es, wenn Sie Ihre Unterlagen nicht ordnungsgemäß aufbewahren?
Da gibt es tatsächlich eine ganze Menge. Diese Folgen könnten z. B. sein…
- Verfolgung von Insolvenzstraftaten
- Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung
- steuerrechtliche Folgen
- Ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen
- Freiheitsstrafe
- falls etwas nicht mehr vorhanden ist, geht man von Steuerhinterziehung aus
Und wie entsorgen Sie Ihre Dokumente eigentlich richtig?
Dokumente können nicht einfach so entsorgt werden, man unterscheidet in zwei Arten. Dokumente aus Papier können nicht bloß in Ihre normale Altpapiertonne geworfen werden, sie müssen ordnungsgemäß entsorgt werden. Die Dokumente müssen geschreddert werden, dahingegen können digital gespeicherte Dokumente einfach gelöscht werden.
Aufbewahrungsfristen in Verbindung mit der DSGVO
Was ist die DSGVO überhaupt?
Dabei handelt es sich um die Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr. DSGVO steht dabei für “Datenschutzgrundverordnung”. Nun gibt es natürlich den Fall, dass Ihre Rechnungen eben auch solch personenbezogene Daten enthalten. Doch wie ist damit umzugehen, insbesondere da es durch die DSGVO besondere Anforderungen zur Löschung und Aufbewahrung gibt?
Wann müssen personenbezogene Daten sämtlicher Art gelöscht werden?
Diese müssen gelöscht werden, wenn es auf Wunsch der Person ist, z. B. bei Widerruf als auch Zweckerfüllung innerhalb des Geschäftsbetriebs oder sofern Unternehmen diese nicht mehr benötigen. Sobald Daten verarbeitet, ausgewertet und angewandt wurden, müssen diese gelöscht werden. Genauso sind Daten zu löschen, wenn Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung vorliegen. Ein weiterer Punkt wäre, dass die Daten ohne Einwilligung verarbeitet wurden.
Sie als Unternehmen sind dazu verpflichtet, dieses Gesetz einzuhalten. Erfüllen Sie dies nicht, so drohen Ihnen empfindliche Bußgelder und Strafzahlungen in erheblicher Höhe, daher ist im Zusammenhang mit der DSGVO besondere Vorsicht geboten.
Aber Vorsicht: nur, weil personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, bedeutet dies nicht, dass Sie einfach so die z. B. zur Person gehörigen Rechnungen löschen dürfen. In einem solchen Fall wäre es erforderlich, die personenbezogenen Daten zu anonymisieren. Auch das ist übrigens mit unserer Dokumentenarchivierung möglich. 😉
Abschließend geben wir Ihnen noch drei Tipps zur DSGVO an die Hand
Tipp 1: Grundsätzlich ist es nicht vorgeschrieben, wie eine Datenschutzerklärung aussehen sollte, somit kann sie auch mündlich stattfinden. Hierbei sollten Sie allerdings darauf achten, dass eine Nachweispflicht besteht, was mit einer mündlichen Erklärung schwer zu beweisen ist. Nun zum wesentlichen Tipp: Mit elektronischer oder schriftliche Einwilligungen sind Sie auf der sicheren Seite und es empfiehlt sich, nach Möglichkeit auf mündliche Zustimmungen gänzlich zu verzichten. Vorsicht ist schließlich besser als Nachsicht.
Übrigens: Eine Einwilligung muss ausschließlich freiwillig sein und darf nicht erzwungen werden.
Tipp 2: Sie sind verantwortlich dafür, Ihre Datensicherheit zu gewährleisten. Jeder, der Daten verarbeitet, muss die Datensicherheit gewährleisten. Die TOMS – organisatorische und technische Maßnahmen – müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen und ein angemessenes Schutzniveau vorweisen.
Tipp 3: Jede Person hat ein Recht, dass ihre Daten sachlich und inhaltlich richtig und aktuell sind. So sollten Sie immer wieder mal Ihre Angestellten darauf hinweisen, Ihnen mitzuteilen falls sich wichtige Daten ändern sollten. Damit ist gewährleistet, dass alles stimmig und so ist, wie es sein sollte.
Noch Fragen zu Aufbewahrungsfristen?
Haben Sie noch Fragen zum Thema? Stellen Sie gerne über das Kontaktformular Kontakt zu uns her oder nutzen Sie direkt die Kommentarfunktion unterhalb des Beitrags. Wir hoffen, dass die Informationen zu Aufbewahrungsfristen für Sie interessant waren und wir Ihnen ein wenig Licht ins Dunkel bringen konnten.