Digitale Ablage für Ihre Dokumente – revisionssicher und einfach
Ihr Schreibtisch gleicht dem eines chaotischen Genies?
Wenn Sie in einer Verwaltung arbeiten und kein digitales Ablagesystem in Verwendung haben, kennen Sie sicher das Problem: Sie sitzen an Ihrem 1,80 Meter großen Schreibtisch und dieses handwerkliche Produkt eines Schreiners verschwindet unter meter hohen Stapeln von Papier und Sie haben das Gefühl völlig allein im Raum zu sein. Obwohl eigentlich noch fünf weitere Mitarbeiter anwesend sind. Oder Sie müssen ein wichtiges Dokument finden, welches vielleicht das letzte Mal vor zehn Jahren gebraucht wurde und Sie überlegen nun, ob Sie dafür eine Sonderschicht einlegen müssen. Die Lösung lautet: die digitale Archivierung von Dokumenten!
Wie sagte schon einst Gründervater Benjamin Franklin? „Ist die Zeit das Kostbarste unter allem, so ist Zeitverschwendung die allergrößte Verschwendung.“ Und genau darum geht es! Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Warum unnötig viel Zeit aufbringen, wenn die Zeit besser teilbar ist? Die Vorstellung, zwischendurch ein bisschen Zeit für sich zu haben oder abends nach Hause zu gehen mit dem Wissen, man hat alles geschafft – wer möchte das nicht?
Die elektronische Datensicherung und Archivierung von Inoxision Archive kann Ihnen dabei Abhilfe leisten. Die Vorteile der digitalen Ablage für Sie und Ihr Unternehmen sind weit greifend. Um Ihnen gleich als erstes die Skepsis vor der Digitalisierung zu nehmen, zeige ich Ihnen, wodurch Ihr Unternehmen profitieren wird. Und auch Ihre Mitarbeiter.
Papierablage vs. digitale Ablage
Digitale Dokumentenarchivierungen, wie die von Inoxision sind in der Regel einfach und intuitiv zu handhaben. Sie brauchen keine lange und aufwendige Einarbeitungszeit. Besonders hervorzuheben sind zudem eine nennenswerte Kosten- und Aufwandsersparnis. Zum Beispiel entfällt ein separater Archivraum – was wiederum weniger Miete bedeutet, da dieser digital wird. Sie müssen kein Geld mehr für Ordner oder noch mehr Papier, als eh schon nötig, ausgeben. Ihre Dokumente werden dabei automatisch revisionssicher und DSGVO- und GoBD konform angelegt. Weder ein Wasserschaden, noch unter Zeitmangel leidende Einbrecher können nunmehr Ihre Dokumente gefährden. So sind Sie auch vor einer Prüfung durch das Finanzamt bestens abgesichert und darauf allzeit vorbereitet.
Revisionssichere Archivierung mit Inoxision
Das Thema Finanzamt bringt uns auch zum nächsten Punkt: Stellen Sie sich vor, Sie haben einen großen Stapel an Rechnungen vor sich liegen. Dank der zusätzlich erhaltenden Stapelverarbeitung von Inoxision werden Ihre Rechnungen nach dem Einscannen automatisch verschlagwortet und in elektrischer Form rechtskonform archiviert. Dies funktioniert zum Beispiel über die optische Zeichenerkennung. Es wird sofort erkannt, um welche Art von Beleg es sich handelt. Zum Beispiel, ob es ein Lieferschein oder eine Eingangsrechnung ist. Anhand der Schlagwörter werden Sie das archivierte Dokument in elektronischer Form später schnell und einfach über die Recherche wiederfinden. Sie sind also bestens gewappnet, wenn das Finanzamt einen bestimmten Zeitraum an Belegen für die Prüfung vorgelegt haben möchte. Da die Dokumente nach dem Archivieren nicht mehr veränderbar und auch nicht löschbar sind, können Sie sich zweifelsfrei sicher sein: Ihre Dokumente sind für das Finanzamt ideal aufbereitet.
Der digitale Wandel hat auch Einfluss auf Ihren Arbeitsalltag
Laut der Studie der Altimeter Group, stufen 72% der Unternehmen die digitale Transformation als wichtig oder sehr wichtig ein. Wer heute nicht mehr mit der Welt mitgeht, mit den Trends, die unsere Gesellschaft nun mal bestimmt, hat schon verloren. Man sollte sich abheben von der Konkurrenz, aber im selben Wasser schwimmen. Die Menschen sind bequem. Nichts darf mehr länger als ein durchschnittliches YouTube-Video dauern, alles muss nach Möglichkeit sofort verfügbar sein. Was ich damit meine: Kunden wollen Einfachheit!
Durch Digitalisierung wird alles schnelllebiger. Für Ihr Unternehmen bietet es viele Vorteile und Möglichkeiten. Der Einsatz von ERP-Systemen bringt zum Beispiel eine gemeinsame Datenbasis aller Abteilungen Ihrer Firma. Dadurch ergibt sich eine Zeit- und Kostenersparnis. Die Prozessoptimierung ist ebenfalls ein wesentlicher Teil. Diese Punkte sind nur ein kleiner Auszug aus den Möglichkeiten dieses Systems. Sie können Ihre BüroWARE / WEBWARE darüber hinaus mit elektronischen Archivsystemen, wie Inoxision, verknüpfen. So werden sämtliche Prozesse automatisiert, Ihre Belege direkt in das Dokumentenarchiv gespeichert und Sie können sich anderen wichtigen Dingen widmen.
Leben wir in einer Science-Fiction-Welt?
Diesen Satz äußern Kritiker sicherlich gerne. Ich gebe zu, ich bin auch dagegen, wirklich alles zu digitalisieren. Man sollte nicht vergessen wie es ist, einen Brief zu schreiben. Einen persönlichen, handgeschriebenen Brief. Man sollte nicht verweigern, eine Fremdsprache zu erlernen. Nur weil Google auch sprechen kann und man nur noch alles wiederholen muss. Es geht nicht darum, seinen Horizont künstlich flach zu halten. Es geht um Unterstützung. Und genau als solches sollte man den Fortschritt und somit auch die elektronische Archivierung sehen. Natürlich unterstützen wir Sie hier gerne und begleiten Sie bei der Einführung von unserem ERP-System (BüroWARE/WEBWARE), Inoxision und vielem mehr.
Oft braucht es nur Mut zur Veränderung! Also haben Sie keine Angst vor den Werkzeugen, die für Sie bereitgestellt werden. Den Umgang damit kann man erlernen. Sehen Sie es als Gewinn. Die Technologie ist eine wertvolle Hilfestellung. Und vergessen Sie nicht, was wirklich wichtig ist: Zeitgewinn. Produktivität. Arbeitserleichterung.
Sollten Sie noch weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit via Kommentarfunktion oder per Kontaktformular an uns.
