Überblick behalten – mit der Belegansicht durch Belegtabellenlayouts
– Ein BüroWARE Technikupdate –
Sie erhalten jeden Tag eine Flut an Bestellungen in Ihrem Shop, welche dann alle gesammelt in einer Tabelle stehen. Ihr Problem ist nun, dass Sie zum Beispiel Neukunden nicht sofort von Bestandskunden unterscheiden können. Außerdem fallen Ihnen auch geänderte Lieferadressen sowie mehrfach gelistete Daten nicht sofort auf. Um die Bestellungen Ihrer Kunden im Shop übersichtlich darzustellen und dieser Problematik damit ein Ende zu setzen, sind für Ihre Belegansicht die Belegtabellenlayouts von BüroWARE die perfekte Lösung.
Mit diesen Layouts wird die Belegansicht in der Belegauswahl für jeden Ihrer Mitarbeiter einzeln konfiguriert.
Alle Shopbestellungen an einem Ort
Der Mitarbeiter, der für Ihre Shopbestellungen zuständig ist, erhält ein eigens für ihn eingerichtetes Beleglayout innerhalb der Belegansicht. Darin sind alle Bestellungen aus dem Shop übersichtlich aufgelistet. Solche Layouts können sich durch die individuelle Anpassung der einzelnen Äste sehr unterschiedlich darstellen. Beispielsweise kann der Aufbau von der Bitmapleiste, der Tabelle und der Infomaske, etc. bei jedem Ast verschieden sein.
Die Belegansicht hat eine besondere Funktionsleiste
Die Funktionsleiste für die Beleglayouts wurde extra eingerichtet, um wirklich nur die Befehle und Aktionen zu beinhalten, die für Ihre Shopbestellungen notwendig sind. Somit ist alles kompakt und praktisch an einem Ort zu finden.
Das zeigen auch die verschiedenen Unterpunkte des Menüs: Im Menüpunkt “Allgemein” haben Sie zum Beispiel keine Möglichkeit, Daten einer Bestellung neu anzulegen, da die Übertragung der Shopbestellungen in Ihr System schon automatisiert erfolgt. Unter “Bearbeiten“, ein weiter Punkt im Menü, können Sie Ihre Belege bearbeiten. Des Weiteren besteht dort die Möglichkeit die Belege einer Umwandlung zu einer Rechnung oder zu einem Lieferschein zu unterziehen. Ein weiterer Menüpunkt, “Tools“, lässt Sie einen Ausdruck veranlassen oder auch eine Verpackung auswählen. Er enthält außerdem Funktionen, mit welchen Sie ausgewählte Belege in einen Selektionspool schieben können. Aus diesem Selektionspool können Sie wiederum weitere Aktionen durchführen.
Die korrekte Selektion ist wichtig
Eine Besonderheit der Belegtabellenlayouts ist, dass Sie für jedes Layout einen gesonderten Selektionspool erstellen können. Jeder Ihrer Kollegen erstellt für sein Layout einen eigenen Pool, indem er die benötigten Selektionen dafür auswählt. Nun bietet sich für Sie zum Beispiel die Möglichkeit, ganz simpel Informationen über alle Bestellungen zu erhalten und zu bearbeiten. Diese werden dann ebenfalls an den Shop weitergereicht.
Alle Aufträge an einem Ort
Der Mitarbeiter, der in Ihrem Unternehmen für die Auftragsbearbeitung zuständig ist, erhält dank den Belegtabellenlayouts eine übersichtliche Auflistung aller zu bearbeitenden Aufträge. Selbstverständlich ist dieses Layout speziell auf die verschiedenen Belegarten, die für Sie relevant sind, angepasst. Dadurch gibt es meist für jeden Ast und jede Belegart eine andere Tabelle. Ein Beispiel hierfür sind die zusätzlich benötigten Spalten der Tabelle für Aufträge, die durch Vorkasse bezahlt werden. Bei anderen Auftragsarten wären diese zusätzlichen Spalten jedoch nutzlos und würden nur die Übersichtlichkeit des Layouts minimieren. Aus diesem Grund werden sie dort von vorneherein weggelassen und durch eine eigens angepasste Tabellen ersetzt.
Archivbelege im Beleglayout
Dank der einfachen und vor allem übersichtlichen Bedienung der Belegtabellenlayouts bei Ihren Shopbestellungen sowie in Ihrer Auftragsbearbeitung, gibt es diese Layouts nun auch speziell für Ihre Archivbelege. Diese Belege sind aber nicht gemeinsam mit Ihren Wareneingangs- und Warenausgangs-Belegen in einem Beleglayout und somit auch nicht vermischt. Dies wird durch die Darstellung in verschiedene Äste möglich, sodass ihr WE-Bereich vom WA-Bereich klar unterschieden werden kann.
Nach der Erstellung der einzelnen Belegtabellen-Layouts für Ihre Mitarbeiter ist eine benutzerbezogene Zuordnung erforderlich. Dabei speichern Sie die verschiedenen Beleglayouts fix im Menü oder öffnen sie nur bei Bedarf. Außerdem können Sie auch hier zu jedem Layout einen benötigten Selektionspool hinzufügen.
Es haben jedoch alle Ihre Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit unter dem Menüpunkt “Allgemein” “Layouts” auf ihr eigens angepasstes Layout zurückzuschalten, hier können sie wiederum auf alle benötigten Optionen zugreifen. Dank der Funktion “Layout fixieren” müssen sich auch nicht wegen jedem einzelnen Aufruf der verschiedenen Artikel zu ihren eigenen Beleglayouts zurückschalten, sondern haben dieses, bis sie sich das nächste Mal in der BüroWARE anmelden, fixiert.
Beleglayouts ermöglichen effizientes Arbeiten…
Belegtabellenlayouts können sehr individuell auf den Nutzer und dessen Anforderungen angepasst werden. Egal ob inhaltlich oder strukturell, die Belegäste und -tabellen werden komplett auf den Arbeitsbereich Ihres Mitarbeiters abgestimmt und ermöglichen dadurch eine effizientere Arbeitsweise.
… und sind präzise auf die Tätigkeitsfelder Ihrer Mitarbeiter angepasst
Ein großes Plus der Beleglayouts ist, das sich die Menge der Belege damit erheblich eingrenzt. Jede Ihrer Abteilungen hat nur Einsicht auf die für ihre Tätigkeiten benötigten Belegtabellen und Belegäste, sowie auf die jeweiligen Funktionsäste. Ihre Mitarbeiter müssen sich so nicht in einer Vielzahl von Belegen zurechtfinden, sondern haben von vornehinein nur das zur Hand, das für sie relevant ist. Ein Arbeitsumfeld, das sich genau auf die Bedürfnisse des Einzelnen anpasst und somit nur das Wesentliche enthält ermöglicht effizienteres und vor allem viel konzentriertes Arbeiten.
Die Belegansicht durch Belegtabellenlayouts im Überblick
Sie können die Belegtabellenlayouts frei nach Ihren Anforderungen aus vielen verschiedenen verfügbaren Layouts zusammenstellen. Jedem Ast können Sie je nach Bedarf Belegtabellen, Bitmapleisten, Positionsansichten sowie Infomasken zuteilen. Außerdem ist es möglich, dass Sie Bitmapleisten einzelnen Selektionspools zuordnen, welche Sie wiederum einem Ast zuordnen können (Matchcode). Des Weiteren können Sie Fenstertitel sowie das Menü selbst anpassen, genauso wie Sie die Baumstruktur über die Erfassungsgruppe zuordnen können. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit einer Rückspeicherung der Positionsansicht je Ast und je Bediener.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Post das Thema Beleglayouts etwas näher bringen konnten. Und wenn Ihnen das noch nicht genug Input war, dann lesen Sie ganz einfach alle Details im Update-Heft zu den Belegtabellenlayouts.
Haben Sie noch weitere Fragen zu den Layouts oder anderen Themen? Dann kontaktieren sie uns. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.
