Die BüroWARE von A bis Z — ein ERP Lexikon

Sie benutzen die BüroWARE / WEBWARE selbst, entdecken aber immer wieder neue Begriffe? Dann ist das “ERP Lexikon” zu dieser Software-Lösung genau das richtige für Sie. Wir liefern Ihnen die wichtigsten Begriffe von A-Z – und wenn am Ende doch noch etwas unklar ist, wissen Sie ja: wir sind nur ein Anruf von der Antwort entfernt.

Begriffe aus der BüroWARE / WEBWARE von A bis Z

A

wie Artikelstamm: Der Artikelstamm der BüroWARE ist eine Auflistung aller Artikel mit der jeweiligen Artikelnummer, der Bezeichnung, sowie mit jeweiligem Einkaufs- und Verkaufspreis. Der Bestand und der kalkulierte Bestand sind außerdem auch von jedem Artikel aus einsehbar.

B

wie Belegtabelle: In einer Belegtabelle werden alle Belege, aus zum Beispiel einem Onlineshop, je nach Belegart übersichtlich dargestellt. Diese sind dank Belegtabellenlayouts individuell auf einzelne Benutzer einstellbar.

C

wie CRM/Office-Planer: Der CRM/Office Planer ist tief in die BüroWARE integriert und enthält deshalb alle vorhandenen Informationen zu den Kunden. Egal ob Mails oder Informationen aus der Warenwirtschaft und der der Finanzbuchhaltung, alles fließt live im CRM-Planer zusammen.

D

wie Dauerfristverlängerung: Die BüroWARE bietet in der Finanzbuchhaltung die Möglichkeit beim Finanzamt eine einmonatige Frist bis zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung zu beantragen.

E

wie E-Commerce: E-Commerce ist das Modul der BüroWare über das der elektronische Handel durch Rechner, Smartphone oder Tablet getätigt wird. Darüber hinaus bezeichnet es nicht nur den Verkaufsprozess, sondern auch die Dinge, die zum weiteren Bearbeiten des Verkaufs gehören, wie zum Beispiel Service- oder Zahlungsprozesse.

F

wie Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung (Fibu) der BüroWARE ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Darin zeichnen sich alle Vorgänge innerhalb des Unternehmens auf. Außerdem stellt die Fibu die Grundlage für die Bilanz, die GuV und die Umsatzsteuervoranmeldung dar.

G

wie gotomaxx PDFMAILER: Der gotomaxx PDFMAILER wandelt alle Belege aus der BüroWARE per Druckausgabe in PDF-Dateien um, die sich dann auf verschiedene Arten weiterverarbeiten lassen.

H

wie Hilfstabelle: In vielen Suchfeldern der BüroWARE sind sogenannte Hilfstabellen verfügbar. Ein Benutzer kann Notizen in die Tabellen eintragen, welche dann gespeichert werden und so auch von anderen Anwendern eingesehen werden können. Die Tabellen können so Informationen oder Hilfestellungen bieten.

I

wie inoxision Dokumentenarchivierung: Inoxision ist eine eigenständige Software, die als Erweiterung der BüroWare zur Dokumentenarchivierung genutzt werden kann. Damit werden Dokumente übersichtlich gespeichert und dank der einfachen Bedienung schnell wiedergefunden.

J

wie ANJ: Mit den ANJ Feldern können Bedingungen für zum Beispiel Steuerbelege ausgewählt werden, wobei A für ausschließlich steht, N für “nein” und J für “ja”. Das heißt, dass nur entweder “ja” oder “nein” ausgewählt werden kann. So wird zum Beispiel der Steuerbeleg bei der Auswahl von “J” archiviert und bei der Auswahl von “N” entsprechend nicht.

K

wie Kasse: Die Kasse der BüroWARE ist eng mit dem restlichen Datenbestand der BüroWARE Module verknüpft, deshalb handelt es sich um ein integriertes Kassensystem, da sich alle Vorgänge darin auch auf andere Module auswirken. Dies bringt nicht nur Komfort sondern auch Möglichkeiten, die mit einem anderen Kassensystem nicht umsetzbar wären.

L

wie Liefersystem: Das Liefersystem ermöglicht dank seiner Gliederung in einzelne Karteikarten immer den Überblick über die Auftragsprüfung, die lieferfähigen Aufträge und die Erstellung der Lieferbelege zu behalten. Dann kann der Benutzer individuell entscheiden, ob er einen Auftrag in Kommission gibt, oder ob er ihn zu den noch zu verpackenden Lieferbelegen verschiebt. Außerdem verschafft das System eine Übersicht über Aufträge, die bereits versandt und somit abgeschlossen sind.

M

wie Multichannel: Multichannel bezeichnet die Vermarktung über mehrere Verkaufskanäle, zum Beispiel lokal in einem Geschäft oder online in einem Webshop. Die Intention dahinter ist, neue, potentzielle Kunden auf verschiedenen Wegen zu erreichen. So ist es auch möglich online auf mehreren Marktplätzen zu verkaufen und dennoch nur einen Datenbestand pflegen zu müssen: nämlich in der BüroWARE.

N

wie Neuanlageassistent: Den Neuanlageassistenten gibt es sowohl in der Warenwirtschaft, als auch in der Finanzbuchhaltung und im CRM-/Office Planer. In diesem Assistenten werden, sowohl bei der Neuanlage einer Adresse, als auch bei der Anlage eines Vertreters, die allgemeine Parameter festgelegt. Hier unterstützt der Anlageassistent dabei, alle wichtigen Merkmale für z. B. die Adresse zu erfassen.

O

wie OP-Verwaltung: Die OP-Verwaltung ist eine Funktion innerhalb der Finanzbuchhaltung. In der OP-Verwaltung stehen alle Informationen zum Zahlungsfluss zur Verfügung. Dies beinhaltet Angaben zu den geleisteten und noch offenen Zahlungen, sowie die Angaben zum Mahnwesen und zum Fremdwährungsbereich. Durch die OP-Verwalten lassen sich alle offenen Posten über den Selektionspool per Klick steuern und es erleichtert Ihnen somit den Arbeitsablauf.

P

wie Prüflauf: Die Funktion Prüflauf ermöglicht die Kontrolle des Datenbestandes. Die Anlagedaten werden dabei auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit geprüft, außerdem werden die Anlagewerte durchgänig neu berechnet und ein Prüfprotkoll wird erstellt.

Q

wie BWQUICKZIP: BWQUICKZIP ist ein Tool der BüroWARE womit sich anonymisierte, DSGVO-konforme Datensicherungen für den Support erstellen lassen. Abseits der anonymisierten DASI ist es auch möglich mittels BWQUICKZIP für das Unternehmen Datensicherungen der BüroWARE anzulegen, die je nach Selektion all die jenigen Inhalte speichert, die benötigt werden.

R

wie Retourenmanagement: Die Paypal-Schnittstelle der BüroWARE hat neben den Funktionen wie dem automatischen Import aller Zahlungstransaktionen oder dem automatischen Abgleich jeglicher offener Posten, auch ein vollintegriertes Retourenmanagement. Dieses Management beinhaltet die gesamte Planung und Steuerung der Rücksendungen, plus deren Kontrolle.

S

da sowohl die Stammdaten als auch der Selektionspool wichtige Elemente sind, wollen wir Ihnen hier beide Begriffe erläutern:

…wie Stammdaten: Die Stammdaten innerhalb der BüroWARE beinhalten alle Informationen zu einem Kunden oder Geschäftspartner. Sie reichen von Basisdaten, über den Adressstamm, bis zu Projektinformationen.

…wie Selektionspool: Der Selektionspool ist ein mächtiges Tool innerhalb der BüroWARE das beim Bearbeiten bzw. Speichern von Massendaten hilft. Über den Selektionspool ist es möglich, z. B. eine Preiserhöhung oder -Senkung mit nur wenigen Klicks durchzuführen anstelle des mühseligen Bearbeitens jedes einzelnen Artikels.

T

wie Terminverwaltung: Die Terminverwaltung ist ein Tool des CRM-Planers. Damit lassen sich Termine in Tages-, Gruppen- und Projektplanung einteilen. Darüber hinaus ist es möglich, Wiedervorlagen einzustellen und eine Verwaltung aller Termine mittels E-Mailverkehr zu steuern.

U

wie universelle Shopanbindung: Der Shopmanager kann mehrere Onlineshops mit der BüroWARE verbinden, sowie dabei gleichzeitig über diese Schnittstelle Informationen zwischen den Shops und dem ERP-System austauschen.

V

wie Varianten: Der Variantengenerator der BüroWARE erstellt verschiedene Artikel anhand der unterschiedlichen Attribute. Außerdem verwaltet er die verschiedenen Artikelvarianten und liefert den jeweiligen, kalkulierten Preis gleich mit.

W

wie Warenwirtschaft: Die Warenwirtschaft (Wawi) ist das Modul der BüroWARE zur Abbildung aller Warenströme eines Unternehmens. Zentrale Bestandteile der Wawi sind der Verkauf, der Einkauf, der Wareneingang und der Warenausgang, sowie die Lagerhaltung.

X

wie Akte X: Die Akte X ist die Adressakte der BüroWARE. Jeder Kunde hat einen eigene Akte, die alle Informationen zu jeglichen Vorgängen zwischen Ihm und dem Unternehmen beinhaltet. Hierzu liefern wir in Kürze einen Blogbeitrag mit detaillierteren Informationen.

Y

wie Y-Koordinaten: Y-Koordinaten sind, neben den X-Koordinaten ein wichtiger Bestandteil der Formularbearbeitung. Diese ist eine der Grundlagen für unsere Techniker, da die Formulare unmittelbar die zu druckenden Dokumente wie Angebote, Lieferschein und Rechnung betreffen und die Ausrichtung beim Bearbeiten der Inhalte anhand des Koordinatensystems erfolgt.

Z

wie Zahlungskonditionen: In den Stammdaten der Finanzbuchaltung gibt es verschiedene Zahlungskonditionen. Diese sind für jeden Kunden individuell verbeinbarte Zahlungsweisen, Zahlungszeiträume und Preisnachlässe und werden je nach Bedarf auch automatisch zugewiesen. So wird z. B. bei einer möglichen Bestellung des Kunden dies berücksichtigt, sodass er bei eventuellem Zahlungsverzug vorerst keine Lieferung erhält.

Dieses kleine BüroWARE oder auch ERP Lexikon enthält natürlich nur wenige der fast unzähligen Begriffe, die es zu dieser Softwarelösung gibt. Dennoch schadet es nicht, einmal die gängisten Begriffe gelesen zu haben, da sie Ihnen im Alltag bereits von großem Nutzen sein können. Sie haben noch Fragen zu einem der weiteren Begriffe oder allgemein zu anderen Themen? Kontaktieren Sie uns oder hinterlassen Sie einen Kommentar dazu! Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.