Mission Possible: E-Mail-Archivierung

Vor mehr als 45 Jahren wurde die erste E-Mail durch die Leitungen geschickt. Die Luftlinie betrug dabei geschlagene drei Meter Netzwerkkabel. Dies war jedoch ein großer Schritt für die Menschheit. Damals hat man sich noch keine Gedanken gemacht, ob und wie lange eine Mail archiviert werden muss. Man war froh, dass endlich papierloses und schnelles Dokumente versenden per E-Mail möglich war – ohne dafür eine Briefmarke ablecken zu müssen. Die E-Mail-Archivierung hingegen kam erst, nachdem E-Mails “state of the art” wurden.

Denn: Heute gilt der elektronische Versand als primäres Kommunikationsmittel vieler Unternehmen. Seit 2017 gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz deshalb klare und gesetzliche Vorschriften, was die Archivierung von E-Mails betrifft. Wenn Sie sich nicht daran halten, riskieren Sie hohe Strafen.

Welches Ausmaß das haben kann, zeigt ein Fall aus den USA: Ein großes deutsches Unternehmen wurde mit einer Geldstrafe von 1,65 Millionen US-Dollar zur Kasse gebeten. Das muss wirklich nicht sein. Doch, wie schützen Sie sich vor solchen Strafen? Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre elektronischen Nachrichten GoBD konform archivieren.

Aufbewahrungsfristen einhalten – warum betrifft mich das?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabgenordnung (AO) verpflichten zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieser Zugriff muss jederzeit gegeben sein. Dazu gehören Unternehmer mit einem Jahresgewinn von über 60.000 Euro oder einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro. Ausführliche Informationen dazu geben wir Ihnen auch in unserem erst kürzlich veröffentlichten Blogbeitrag zum Thema.

Studien belegen, dass dreiviertel des geistigen Firmeneigentums auf Mail Servern gespeichert wird. Kommt Ihnen das bekannt vor? Das ist eine erhebliche Menge und umso mehr zeigt sich daraus die Wichtigkeit des korrekten Archivierens. Der Mythos, dass nur die Rechnungen aufbewahrt werden müssen, ist falsch. Relevante E-Mails werden den Geschäftsbriefen gleichgestellt. Den E-Mails wird die Wichtigkeit zu Unrecht genommen. Sie erhalten in diesen Dokumenten Erklärungen und Auskünfte, die rechtsrelevant sind. Besonders bei einer Betriebsprüfung ist eine ordentliche E-Mail-Archivierung deshalb unbedingt erforderlich.

Sie sind dazu verpflichtet alle relevanten E-Mails, von der Angebotsanfrage bis hin zur Rückabwicklung in einem Archiv abzulegen. Dabei reicht es nicht aus, wenn Sie die elektronischen Schriftstücke einfach ausdrucken und anschließend den Lösch-Button drücken. Der Druck ist nämlich nur eine Kopie des Beleges. Belege müssen Sie immer im Original aufbewahren (in diesem Fall also elektronisch). Und zwar 6 Jahre lang.

Darf ich jedes Dokument für die E-Mail-Archivierung aufbewahren?

Tatsächlich dürfen Sie das nicht! Es gibt E-Mails, die Sie auf keinen Fall archivieren dürfen. Zentral stehen hier die privaten E-Mails von Mitarbeitern. Archivieren Sie diese nur, wenn Ihre Mitarbeiter ausdrücklich einer Archivierung zugestimmt haben. Gleichermaßen verboten ist es, Daten von Bewerbern aufzubewahren. Da sie keine Angestellten sind, dürfen weder die elektronische Kommunikation noch die Bewerbungsunterlagen archiviert werden. Dies ist auch insbesondere wichtig, da Sie ansonsten gegen die DSGVO verstoßen würden. Daher ist an dieser Stelle äußerste Vorsicht geboten!

Wie funktioniert eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?

Bewahren Sie die geschäftliche E-Mail unverändert und mit zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen auf. Die Unveränderbarkeit auch beweisen zu können, ist dabei von erheblichem Vorteil. Sie sollten ein System haben, dass protokollieren kann, wann und was an einem Dokument geändert wurde. Hilfreich wäre ein Archivierungssystem, welches die E-Mails einem Geschäftsfall oder Buchungsbeleg zuordnen kann. Die Mail oder auch der Mail Anhang muss mittels Volltextsuche recherchierbar sein.

Die passende Software für die E-Mail Archivierung

Glücklicherweise liefern wir Ihnen mittels inoxision bzw. inoxision NOW genau das passende Werkzeug. Dank der Software ist eine rechts- und Finanzamt konforme, revisionssichere Archivierung möglich. Kontaktieren Sie uns am besten gleich und holen Sie sich Ihr individuelles Angebot ein.

Wenn Sie kein solches System in Verwendung haben, bewegen Sie sich auf dünnem Eis. Speichern Sie Ihre Mails z. B. nur im Mail-Programm Outlook, ist das durchaus riskant. Denn die PST Dateien, die Outlook beim Ablegen erstellt, können durch beschädigte Dateien unwiderruflich gelöscht werden. Das wäre fatal. Die Dokumente müssen Sie lückenlos und jederzeit abrufen können. Eine Umwandlung des Dateiformats ist unzulässig. Das Datensystem muss zudem in der Lage sein Sicherungen, Sperrungen und automatisch Backups erstellen zu können. Ist all dies gegeben, dann bewegen Sie sich auf GoBD konformen Boden.

Die automatische E-Mail Archivierung dank Office Integration

Mit inoxision haben Sie die Möglichkeit, eine automatische Archivierung für ausgewählte Ordner in Outlook anzulegen. Dadurch müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Archivierung machen, sondern das System erledigt dies regelmäßig automatisch für Sie. Auch kann dadurch vermieden werden, dass alle Ordner und damit alle Mails archiviert werden.

Die Pflicht der E-Mail-Archivierung schafft Ihnen auch viele Vorteile

Erst einmal ist es einfach ein gutes Gefühl, wenn man alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und somit auf der sicheren Seite wandelt. Eine Archivierung hat aber auch den Vorteil, dass Sie keine wichtigen Daten verlieren. Sie sichern alles an einem geschützten virtuellen Ort und erhalten dank Verschlüsselung ein weiteres Plus im Punkto Sicherheit der Daten.

Mit inoxision erhalten Sie für diese archivierten Mails die Möglichkeit, mittels Recherche-User jede E-Mail innerhalb einer Volltextsuche schnell wieder zu finden. Durch die Ermöglichung des schnelleren Findens sparen Sie Arbeitszeit und somit Geld. Durch eine Komprimierung der Mails, die Sie archivieren, haben Sie außerdem bis zu 70 % mehr Speicherplatz.

Somit entlasten Sie den E-Mail Server und sparen sich zusätzlich steigende IT-Kosten. Und denken Sie daran, dass eine E-Mail bei gerichtlichen Auseinandersetzungen ein hilfreiches Beweismittel sein kann. Die E-Mail-Archivierung hat also durchaus seine Daseinsberechtigung. 😉

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht

Eine nicht korrekte E-Mail Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden. Dies kommt wiederum einer Verletzung der steuerrechtlichen Buchführungspflicht gleich. Und wie wir alle wissen, reagiert der Staat bei dem Thema “Steuer” etwas empfindlich. Das Finanzamt wäre berechtigt, Ihren steuerlichen Gewinn dadurch zu schätzen. Außerdem kann es auch durch ein Zwangsgeld die Buchführungspflicht einfordern.

Zu den steuerrechtlichen Sanktionen kann auch die Erhebung einer Straftat die Folge sein. Im schlimmsten Falle drohen hier bis zu zwei Jahren Freiheitsstrafe. Ein Vertragspartner, dessen vertrauliche Informationen aufgrund mangelnder Archivierung verloren gegangen sind, ist berechtigt, Schadensersatzansprüche gegenüber dem Geschäftsführer erwirken. Sie sehen also, es kommt einiges zusammen, das einem widerfahren kann. Eine korrekte E-Mail-Archivierung darf und sollte nicht länger unterschätzt werden.

Sie haben noch Fragen?

Wenn Sie sich noch unsicher sind, wie Sie nun am besten Ihre E-Mails rechtskonform archivieren können, dann kontaktieren Sie uns jederzeit. Wir beraten Sie gerne zu unserem Produkt inoxision (bzw. inoxision NOW) und unterstützen Sie bei der Einführung Ihres Archivs.