Der Run auf die Kassengesetze – welche gibt es und worauf müssen Sie achten?

Im 19. Jahrhundert wurde die erste “unbestechliche Kasse” von James Ritty und John Birch zum Patent angemeldet. Pitty war wirklich sehr verärgert über die Diebstähle seiner engagierten Mitarbeiter. Dennoch, Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten waren noch Zukunftsmusik. Damals gab es Kassengesetze schlicht und ergreifend nicht.

Seit der Einführung der GoBD im Jahre 2014 gibt es eine Menge Anforderungen an elektronische und mechanische Kassensysteme. In diesem Jahr folgte die finale Umstellung auf BSI-Kassen. Bereits im November 2019 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen mittels einem BMF-Schreiben die Neufassung der GoBD.

Dieser erläutert die neuen Pflichten im Kassengesetz und gilt seit dem 01. Januar 2020. Wir zeigen Ihnen, welche Änderungen und Regelungen es gibt und auf was Sie achten müssen.

Was hat das Kassengesetz 2020 mit der GoBD zu tun?

Seit dem 1. Januar 2017 sind neue Regelungen für Registrierkassen und Kassensysteme (GoBD 2017) in Kraft getreten. Sie wissen vermutlich bereits, dass jeder, der Bücher und Aufzeichnungen aufbewahren muss, auch unbedingt die Einhaltung der GoBD (§ 146a Abs. 1 -4, AO) beachten sollte. Genauso betrifft es auch die elektronischen Aufzeichnungen, die von Ihrem Kassensystem erstellt werden. Diese wiederum dürfen Sie nicht komprimieren oder verdichten, da es die maschinelle Auswertbarkeit einschränkt.

Bareinnahmen und -auszahlungen müssen laut Kassengesetz täglich aufgezeichnet werden. Die GoBD verbietet die Überarbeitung an Buchungen und Aufzeichnungen. Fehler bei der Buchung müssen durch Stornierungen und Neubuchungen revidiert werden. Jede Änderung muss dem Prüfer vom Finanzamt eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit garantieren.

Seit der Änderung der GoBD 2017 dürfen Sie analoge Registrierkassen nicht mehr in Benutzung haben. Ersetzt werden mussten diese durch elektronische Registrierkassen, digitale Kassen (wie unsere SoftENGINE POS-Kasse) oder vergleichbare, die den neuen Anforderungen gerecht werden. Sie müssen in der Lage sein, digitale Abrechnungen auszustellen, ohne diese noch einmal ändern zu können.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Der Staat versucht so, der Steuerhinterziehung einen Strich durch die Rechnung zu machen. Die Verordnung beinhaltet alle gesetzlichen Richtlinien für die Buchführung und elektronischen Auszeichnungssysteme. Das zuständige Finanzamt kontrolliert diese Normen mit scharfem Auge.

Seit 2020 herrscht zum Beispiel die Belegausgabepflicht. Sie müssen dem Kunden die Belege zur Verfügung stellen. Egal, ob im Bereich Dienstleistung, Einzelhandel oder Gastronomie. Befreit von dieser Pflicht sind Sie nur, wenn Sie offene Ladenkassen haben. Das Kassengetz schreibt außerdem vor, dass alle Kassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen – kurz TSE.

Die TSE ist ein Hardwareprodukt, welches Sie in die Kasse verbauen oder per USB-Anschluss angestecken müssen. Diese sorgt für eine fehlerfreie Datenübermittlung an das Finanzamt. Alle Kassen, die eine TSE haben, müssen Sie beim Finanzamt melden (Kassenmeldepflicht). Die technische Sicherheitseinrichtung ist eine digitale Schnittstelle, die dem Finanzamt ermöglicht, schnell und einfach auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Noch mehr Kassengesetze: TSE – was ist das genau?

Die Aufgabe der TSE ist es, sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen, die mit einer digitalen Kasse erfasst wurden, nicht mehr manipulierbar sind. Wie das funktioniert? Die TSE besteht aus drei Elementen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und die digitale Schnittstelle.

Das Sicherheitsmodul besteht aus zwei Segmenten: die SMA (Secure Module Application) und der CSP (Crypto Service Provider). Diese zwei Bausteine sorgen dafür, dass Aufzeichnungen weder lösch- noch veränderbar sind. Das Speichermedium ist zuständig für die sachgerechte Einhaltung der Ausbewahrungsfristen. Die mühelose Übertragung der Daten von der Kasse an das Finanzamt stellt die digitale Schnittstelle sicher.

Zuständig für die Zertifizierung der TSE ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Deadline für die Ausstattung einer TSE in Ihrer Kasse wurde vom 1. Januar 2020 auf den 30. Spetember 2020 verlegt. Und es gibt eine Ausnahmefrist für alle Registrierkassen, die Sie nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben: hier endet die Frist sogar erst Ende 2022. Das heißt, auch wenn das Gesetz bereits seit 01.01.2020 in Kraft getreten ist, so gibt es bis zu den genannten Zeiträumen noch eine Art “Übergangsfrist”.

Wie überprüft das Finanzamt Ihre Kasse?

Seit die KassenSichV in Kraft getreten ist, dürfen Sie davon ausgehen, dass das Finanzamt strenge Kontrollen bei Ihnen durchführen wird. Das Amt prüft, ob Sie eine ordnungsgemäße Kasse in Betrieb haben. Ihre digitale Kasse muss schließlich eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung haben. Es wird auch kontrolliert, ob Ihre Kasse allgemein korrekt arbeitet: Haben Sie alle Buchungen und Aufzeichnungen im Original gespeichert und wurden diese eventuell verändert?

Jeder Mitarbeiter an der Kasse muss sofort in der Lage sein, dem Prüfer die gewünschte Datei für den geforderten Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Sie sind in der Pflicht folgende Unterlagen für das Finanzamt aufzubewahren: alle Journaldaten, vollständige Historie der Artikel, Warengruppen und Preise. Ebenso alle Änderungsdaten zu Auswertungen, Änderungen von Stammdaten und Programmierungen. Bewahren Sie auch die Betriebsanleitung, als auch die Protokolle über Einsatzzeiten- und orte auf.

Wer gegen das Kassengesetz verstößt, muss mit einer saftigen Geldstrafe von bis zu 25.000 Euro rechnen. Dazu gehört beispielsweise auch, dass rechtsrelevante Geschäftsvorfälle nicht aufgezeichnet werden, ein Kassensystem oder eine Software nicht korrekt verwendet werden, die es so möglich machen Ihre Steuern zu verkürzen. Vorsicht ist hier also definitiv besser als Nachsicht.

Mit unserer POS-Kasse von SoftENGINE gewappnet für die Kassengesetze

Machen Sie sich das Händlerleben einfacher mit unserer GoBD konformen POS-Kasse 4.1 von SoftENGINE. Mit einer Softwarelösung alleine benötigen Sie erst einmal keine TSE, da diese über die Hardware erforderlich ist. Auch bei der lästigen Kassenbonpflicht bietet die POS-Kasse einen großen Vorteil für Ihr Unternehmen, Ihren Kunden und für die Umwelt.

Hier können Sie festlegen, dass die Bons automatisch über den den PDFMailer, z. B. von gotomaxx, elektronisch an bekannte Kunden ausgegeben werden sollen. Einer Vielzahl von nicht bekannten Personen kann der Beleg angeboten und bei Bedarf auch ausgedruckt werden. Somit sparen Sie immerhin in einem Bereich Kosten für Papier und Ihre Umweltfreundlichkeit wird man zu schätzen wissen.

Alle Informationen zum geltenden Kassengesetz finden Sie übrigens auch direkt beim Hersteller.

Sie interessieren sich für unsere POS-Kasse von SoftENGINE? Dann melden Sie sich bei uns und wir unterstützen Sie in der rechtskonformen Umsetzung des Kassengesetzes.