Was ist eigentlich ein UVA-Only (=Umsatzsteuervoranmeldung) Update und betrifft mich das auch?
Jedes Unternehmen kennt sie: Die Umsatzsteuervoranmeldung. Monatlich oder vierteljährlich müssen Sie diese bearbeiten und abgeben, was vor allem für viel beschäftigte Unternehmen einen großen Zeitverlust darstellt – sie können sich ja schließlich nicht um alles gleichzeitig kümmern. Wie einfach die Umsatzsteuervoranmeldung sein kann und worauf Sie dabei achten müssen zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Am leichtesten machen Sie es sich natürlich, wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung einfach und schnell über unser ERP-System abschicken – stellen Sie am besten heute noch Ihre Kontaktanfrage.
Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA), Was und Wieso?
Die Umsatzsteuervoranmeldung, oder abgekürzt UStVA, ist eine jährliche Steuer, die einmal Monat oder einmal im Quartal fällig wird. Durch die Einführung dieser Steuer muss der Staat nicht ein ganzes Jahr auf die Steuereinnahmen warten, sondern bekommt diese Stück für Stück über das Jahr verteilt. Dabei sichert sich der Staat auch einen Zinsvorteil und verringert sogleich das Risiko eines Zahlungsausfalls eines Unternehmens.
Diese Umsatzsteuervoranmeldung hat aber auch für die Unternehmen ihre Vorteile. Durch die gleichmäßige Verteilung der Umsatzsteuerlast über das Jahr werden nämlich Zahlungsschwierigkeiten, die am Anfang des Folgejahres auftreten können, verhindert und bei Vorsteuererstattung kann sogar das Unternehmen einen Zinsvorteil erlangen.
Wer muss eine UStVA machen?
Jeder in Deutschland der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt muss eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt stellen. Jedoch gibt es auch hier Ausnahmen, wie z. B. bei:
- Existenzgründern, die von der sogenannte Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und somit auf die Auszeichnung der Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen verzichten. Diese werden dann als Kleinunternehmer bezeichnet und dürfen einen Umsatz von 500 Euro im Jahr nicht überschreiten.
- Heilberufen wie Physiotherapeuten, Ärzte, Zahnärzte aber auch Versicherungsmakler, welche dann von der Umsatzsteuer ausgenommen sind.
- einer Umsatzsteuerzahllast, die im vorangegangenen Jahr bei unter 1.000 Euro. In dem Fall haben Sie die Möglichkeit nach Rücksprache mit dem Finanzamt von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit zu werden und diese dann nur noch einmal im Jahr abgeben zu müssen.
Wann muss man eine UStVA machen?
Im Regelfall müssen Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung einmal im Monat machen oder aber Sie machen es einmal im Quartal. Dabei ist es wichtig, den Abgabetermin immer einzuhalten, dann gibt es auch keine Probleme.
UStVA im Monat
Die Monatliche Umsatzsteuer ist bei Existenzgründern in den ersten beiden Jahren Pflicht. Sie muss dann immer bis zum 10. Tag des darauf folgenden Monats ans Finanzamt übermittelt sein. Heißt also, wenn Sie gerade im Monat Januar sind, müssen Sie im Folgemonat Februar die Umsatzsteuer bis zum 10. abgeben usw.
UStVA im Quartal
Die Abgabe der Umsatzsteuer im Quartal (alle 3 Monate) erfolgt, wenn Sie eine Steuerschuld zwischen 1.001 und 7.500 Euro haben und zwei Jahre lang jeden Monat die Umsatzsteuervoranmeldung gemacht haben. Anschließend müssen Sie diese dann nur noch viermal anstatt der gewohnten 12-mal im Jahr abgeben. Das ganze muss das Finanzamt aber erst schriftlich freigeben.
Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?
Die Umsatzsteuer begegnet Ihnen im Alltag auch häufiger unter dem Namen Mehrwertsteuer (MwSt). Diese liegt je nach Leistungsart bei 7% bis 19%. Für jede verkaufte Ware oder Leistung haben Sie die Pflicht, den Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Die so eingenommene Mehrwertsteuer wird anschließend in die Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen und ans Finanzamt gesendet.
Als Unternehmer hat man aber auch gewisse Ausgaben und Investitionen auf die Sie eine Mehrwertsteuer zahlen. Diese wird dann als Vorsteuer bezeichnet, welche Sie vom Finanzamt wieder zurückerhalten. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Mehrwertsteuer auf Rechnungen die Sie zahlen genauestens angegeben ist. Die Belege müssen Sie sammeln und mindestens 10 Jahre lang aufbewahren.
Soll- oder Ist-Besteuerung?
Für Neugründer wäre die Ist-Besteuerung zu empfehlen, diese muss jedoch zuvor beantragt werden, da der Gründer ansonsten automatisch Soll-Versteurer ist. Die Ist-Besteuerung bringt den Vorteil, dass die Umsatzsteuer erst nach beglichener Rechnung seitens des Kunden fällig ist. Das heißt, wird ein Produkt X an den Kunden verkauft und dieser hat die dazu gestellte Rechnung noch nicht beglichen, so muss die Umsatzsteuer nicht bezahlt werden.
Anders bei der Soll-Besteuerung. Dort ist es so, dass die Umsatzsteuer bereits bei Erbringung der Leistung fällig wird, unabhängig davon, ob die Rechnung nun beglichen wurde oder nicht. Wird also ein Produkt X an den Kunden verkauft und dazu die Rechnung gestellt, muss die Umsatzsteuer gezahlt werden, auch wenn die Rechnung noch nicht beglichen wurde.
Welche Folgen treten bei Überschreitung der Abgabefrist auf?
Was geschieht aber nun, wenn Sie keine Zeit hatten die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben oder Sie den Abgabetermin schlichtweg vergessen haben? Für das Finanzamt ist sowas ein Dorn im Auge und Sie müssen dann mit dementsprechenden Folgen rechnen:
- Schätzung: Wenn Sie trotz sich wiederholender Mahnungen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben schätzt das Finanzamt zunächst mal Ihre Umsätze und Vorsteuerbeträge.
- Verspätungszuschlag: Anschließend darauf oder bei verspätetem Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung legt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag fest.
- Säumniszuschlag: Wird die Zahlungsfrist um nur einen Tag überschritten, wird ein Säumniszuschlag von 1% im Monat verrechnet.
- Steuerhinterziehung: Im schlimmsten Fall kann das nicht Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung als Steuerhinterziehung eingestuft werden. Das Finanzamt kann diese Sache dann an die Bußgeld- und Strafsachenstelle weiterleiten.
Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER-Formular
Auch mit der Finanzamts-Steuersoftware ELSTER kann die Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden. Diese Software birgt allerdings einige Nachteile und Schwächen. Zum einen wäre da das ewig lange Ausfüllen des zweiseitigen UStVA-Formulars was für viele Unternehmen nur einen zusätzlich unnötigen Zeitaufwand darstellt. Zudem verlangt das Programm beispielsweise Nettoumsätze ohne Umsatzsteuer und bei der Vorsteuer darf nur der Steuerbetrag eingetragen werden. Viel schneller und deutlich einfacher ist es hingegen mit unserem ERP-System der SoftENGINE: hier können Sie mit wenigen Klick innerhalb der BüroWARE/WEBWARE Ihre Umstzsteuervoranmeldung verschicken und haben somit kaum noch einen Mehr-Aufwand, da die Daten direkt aus Ihrem Warenwirtschaftssystem stammen.
Das neue Steuercenter der BüroWARE/WEBWARE
Die Oberfläche des Steuercenters wurde an die für die Version 5.58 typischen Stil- und Bedienelemente angepasst und völlig redesignt. Zusätzlich zum Design sind auch Verbesserungen vorgenommen worden, die besonders die Prüfbarkeit der Buchhaltung bei Verprobungsfehlern betrifft. Dabei könne Sie betroffene Buchungen leichter identifizieren und Fehler bei der Verschlüsselung der Sachkonten schneller beheben. Links sind dann die Kalenderjahre aufgelistet und die einzelnen Meldungsarten sind in Karteikarten geordnet.
- Im Menü „Allgemein“ erstellen Sie Meldungen. Die von der WEBWARE/BüroWARE eingeführten Einstellungen übernehmen Sie dabei im Normalfall einfach mit F9 und erstellen somit sofort und einfach eine Meldung.
- In „Einstellungen“ legen Sie die Anmeldung für Deutschland oder Österreich fest. Außerdem übermitteln Sie von dort Informationen ans Finanzamt und ziehen diese gegebenenfalls wieder zurück. Legen Sie fest, ob für den Monat Dezember die Buchung der 13. Periode miteinbezogen werden soll ändern Sie gegebenenfalls den Abzugsbetrag der Sondervorauszahlungen.
- Das Menü „Bearbeiten“ ist dafür da, um die Übertragungsdaten zu bearbeiten. In dieser Funktion ist es Ihnen möglich Daten der Übertragung unmittelbar zu verändern, was vor allem beim Versenden einer Meldung über das ELSTER-ONLINE-Portal, anstatt wie üblicherweise über WEBWARE/BüroWARE, sinnvoll ist. Die Meldung kennzeichnen Sie dennoch als “übertragen” mit dem Betrag und entsprechendem Datum.
- Im Menü „Tools“ können Sie eine Testübertragung an das Finanzamt durchführen. Die Meldung die Sie dabei abschicken nimmt das Finanzamt zwar dann an, jedoch verarbeiten sie diese nicht weiter. So können Sie sicherstellen, ob eine Übertragung prinzipiell funktioniert.
Technische Details
Nun ist es so, dass sich jedes Jahr die Gesetzgebung für die Umsatzsteuerübermittlung ändert. Damit Ihre BüroWARE/WEBWARE auf dem neuesten Stand bleibt, ist ein UVA-Only Update dringend notwendig. Dieses Update aktualisiert ausschließlich Formulare und Skripte des Steuercenters, welche Sie für die Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung benötigen. Sie brauchen somit kein vollständiges Update und haben dadurch kaum Einschränkungen. Um Ihnen ein besseres Verständnis für unser System zu übermitteln wollen wir Ihnen ein paar wesentliche Funktionen des Updates näher erleutern.
Bei dem neuen WEBWARE/BüroWARE Umsatzsteuervoranmeldung-Only-Update handelt es sich um eine vom Kernel unabhängige und eigenständige Komponente. Diese integrieren Sie über ein eigenständiges Setup in eine bestehende WEBWARE/BüroWARE – Installation. Das laufende Release bleibt davon also unberührt.
Die wesentlichen Merkmale…
- Eigenständiges Update (Setup)
- Eigenes exe, die zuständig für die ELSTER-Übertragung ist (EricApiCom.exe)
- Gesteuert über eine INI-Datei (incl. einer Vielzahl an Zugriffsrechten)
- ELSTER-Komponente
- Sämtliche Module (Steuercenter…) als Workflow
- Übermittlung von Informationen zwischen WEBWARE/BüroWARE und der EricApiCom.exe über XML-Dateien, deren Datenteil verschlüsselt ist
- Das Setup beinhaltet nur die EricApiCom.exe, die ELSTER-Komponenten, für die UVA relevante Workflows, IDB´s und Formulare
Wir hoffen, dass wir Ihnen hiermit einen kleinen Einblick zum Thema Jahresupdate – Umsatzsteuervoranmeldung verschaffen konnten. Sollten Sie noch keine Finanzbuchhaltung nutzen, kontaktieren Sie uns gerne. Bei weiteren Fragen zur Finanzbuchhaltung oder andere Themen steht Ihnen unser Team stets zur Verfügung.