Aus der Rubrik: mal wieder etwas Neues…

…oder auch – ZUGFeRD – und was haben meine Rechnungen jetzt damit zu tun?

In der Zeit der Digitalisierung wollen sicher auch Sie, dass alles so schnell und einfach wie möglich geht. Besonders ein zentrales Thema jeder Firma ist dabei ein wichtiger Faktor: der Rechnungsversand. Denn jedes Unternehmen muss im täglichen Geschäft eine Vielzahl an Rechnungen an die Kunden senden. Damit Sie sich den dadurch entstehenden Verwaltungsaufwand wie dem Drucken und Kuvertieren sparen können, hilft Ihnen das ZUGFeRD-Format dabei, Rechnungen ganz leicht digital zu versenden – und zwar in einer einheitlichen Form. Das Ziel von ZUGFeRD ist nämlich ein strukturierter Datenaustausch zwischen Rechnungshersteller und -empfänger.

Hintergrund des Ganzen ist das sogenannte E-Rechnungsgesetz, welches am 27.11.2018 in Kraft getreten ist und ab spätestens 27.11.2020 auch für alle Lieferanten des Bundes zur Pflicht wird. Dies betrifft also vorrangig öffentliche Auftraggeber und Stellen des Bundes. Alle Informationen hierzu finden Sie auf der offiziellen ferd-net.de Webseite.

Was ist ZUGFeRD eigentlich?

ZUGFeRD (ausgeschrieben „Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschlands“) ist ein einheitliches Rechnungsformat, das zum Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern dient. Es ist vielseitig einsetzbar: ob in der Wirtschaft, in der öffentlichen Verwaltung sowie in großen als auch kleinen Unternehmen.

ZUGFeRD ist technisch gesehen ein sogenanntes Hybridformat, da es aus zwei inhaltlich identischen Bestandteilen besteht und zwar einer PDF-Datei und einer darin eingebetteten XML-Datei. Deshalb benötigen Sie eine Software, welche dieses Format erstellen kann. Die PDF-Datei ist eine visuelle Darstellung der Rechnung und für Sie oder andere Personen lesbar. Diese Datei eignet sich besonders für die Langzeitspeicherung, da auch am Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist die e-Rechnung noch lesbar ist. Die XML-Datei wiederum wird innerhalb der PDF mitversandt und enthält strukturierte Daten die maschinenlesbar sind und sogar automatisch weiter verarbeitet werden.

Vorteile von ZUGFeRD

Natürlich hat das Ganze auch gewisse Vorteile sowohl für den Versender als auch den Empfänger.

Vorteile des Versenders:

• Durch Ihre Administratoren können Sie PDFMAILER.CLOUD von gotomaxx inkl. ZUGFeRD-Datenverarbeitung in bestehende IT Umgebungen integrieren. Zusammengearbeitet wird dann mit beinahe jedem gängigen ERP- und Warenwirtschaftssystem – also auch Ihrer BüroWARE / WEBWARE.
• Die Lieferanten können strukturierte Rechnungsdaten wie gewünscht als ZUGFeRD-Datei einfach an Kunden zur Verfügung stellen.
• Mit PFMAILER.CLOUD haben Sie die Möglichkeit ZUGFeRD im Netzwerk zu einer vollständig automatisierten Workflow-Lösung zu erweitern.
• Wir unterstützen Sie bei der Integration

Vorteile des Empfängers:

• Dank ZUGFeRD laufen Arbeits- und Prüfungsabläufe nun schneller und einfacher ab und Sie können die elektronischen Rechnungen automatisiert prüfen und weiter verarbeiten. Dadurch reduzieren Sie manuelle Arbeiten.
• Bei e-Rechnungen mit ZUGFeRD-Daten benötigen Sie keine Eingangsrechnungsverarbeitung mit aufwendiger OCR Lösung.

Allgemeine Vorteile:

• Sie sparen sehr viele Kosten bei z.B. Porto und den Bearbeitungskosten…
• Sie können schneller arbeiten da kein unnötiges drucken von Papier und das anschließende kurvertieren mehr nötig ist.
• Da die Daten direkt in die Systeme „eingespeist“ und auch verarbeitet werden vermeiden Sie einen Kommunikationsverlust.
• Sie müssen Daten nicht mehr manuell erfassen, was durch die Automatisierung einen Effizienzgewinn bringt.
• Da Sie dadurch enorme Mengen an Papier sparen, hat es auch ökologische Vorteile.

Was müssen Sie für das ZUGFeRD beachten?

Grundsätzlich ist schon mal wichtig, dass die ZUGFeRD-Rechnungen alle Anforderungen erfüllen, die das Umsatzsteuergesetz vorgibt. Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass sie auch inhaltlich richtig ist. Besonders bei der PDF- und XML-Datei müssen Sie unbedingt prüfen, ob beide inhaltlich identisch sind, da es sonst zu Missverständnissen führen könnte. In solch einem Fall würden die Dateien als zwei Rechnungen gewertet und bei der Umsatzsteuer dann doppelt geschuldet. Kein Unternehmer möchte das – daher ist hier besondere Aufmerksamkeit geboten! Ein Glück, dass dies bei einer automatisierten Erstellung (durch z. B. den PDFMAILER von gotomaxx) beider Dateien immer gegeben ist. Somit sind Sie hier auf der sicheren Seite.

Der PDFMAILER von gotomaxx

Sie nutzen bereits den PDFMAILER PURE von gotomaxx? Damit Sie die ZUGFeRD-Funktion nutzen können, benötigen Sie neben der Lizenz für die PDFMAILER.CLOUD auch Anpassungen an Ihrem Belegformular. Diese Anpassungen werden dann von uns durchgeführt – also falls nötig, schreiben Sie uns gerne eine Anfrage hierzu.
Sie nutzen den gotomaxx PDFMAILER noch nicht? Dann schauen Sie auf jeden Fall auf unserem Blogeintrag zum Thema vorbei. Dort finden Sie detaillierte Informationen rund um den PDFMAILER. In Kürze veröffentlichen wir auch eine neue Unterseite dazu.

Allgemein betrachtet dient der PDFMAILER zur Einsparung von Zeit und vor allem Papier. Es ist kein unnötiges Drucken von Rechnungen auf Papier mehr nötig, denn Sie können diese ganz einfach automatisiert an all Ihre Kunden versenden. Zusätzlich dazu haben Ihre Kunden die Möglichkeit ihre Zahlung der Rechnung direkt aus der E-Mail oder PDF-Datei heraus zu tätigen. Dies ist dank moderner Bezahlmethoden wie zum Beispiel mit Kreditkarte, PayPal oder Amazon Pay möglich.

Bei allen weiteren Fragen rund um das Thema ZUGFeRD oder digitale Dokumente versenden wenden Sie sich einfach an unser Team. Wir unterstüzen Sie gerne.