Seit kurzem Pflicht: die E-Rechnung für öffentliche Aufträge

Wenn Ihre Rechnung mittlerweile noch in Papierform oder als reine PDF Datei bei Ihrem Kunden eingeht, wird diese abgelehnt. Seit dem 27.11.2020 gilt die Pflicht der E-Rechnung für öffentliche Aufträge. Wenn Sie jedoch keine öffentlichen Aufträge erhalten oder diese einen niedrigeren Auftragswert als 1. 000 Euro aufweist, betrifft Sie dies nicht zwingend.

Seit dem 27. November 2020 dürfen Ihre Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und Behörden nur noch elektronisch erfolgen. Seit diesem Tag gilt die Pflicht E-Rechnungen zu versenden.
Nutzen Sie das X-Rechnung bzw. E-Rechnungsformat nicht, so kann eine Ablehnung Ihrer Rechnung erfolgen. Daraus entstehen wiederum Liquiditätsmängel, die in jedem Fall vermieden werden sollten. Der Versand der eingescannten Rechnung per E-Mail oder eine einfache PDF Datei im Anhang reichen hier leider nicht.

Die Lösung lautet in diesem Fall: Versenden Sie Ihre Rechnungen im ZUGFeRD oder XRechnung Format. Für die elektronischen Rechnungen gelten dabei bestimmte Formatvorgaben, die es zu beachten gilt.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Rein aus der technischen Sicht betrachtet ist der Begriff bislang nicht eindeutig geklärt. Sowohl rein bildhafte Darstellungen aber auch ausschließlich strukturierte Daten in XML Format werden als E-Rechnung bezeichnet.

Die Europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung wie folgt: Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt oder empfangen wird. Dadurch wird eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie ist eine Bilddatei, ein reines PDF (ohne strukturierte Daten) oder eine eingescannte Papierrechnung keine elektronische Rechnung.

Als E-Rechnung gelten nur Formate, die elektronisch verarbeitet werden können. Diese sind maschinell lesbar und dadurch zusätzlich automatisierbar. Stellen Sie sich die E-Rechnung also als einen strukturierten Datensatz in XML vor. Sie selbst können keine Informationen aus den Daten rauslesen, die Maschine jedoch schon.

Eine Kombination, das sogenannte Hybride Format, aus einem PDF Dokument/Bilddatei und strukturierten Daten ist ebenfalls möglich. So können Sie und Ihre Empfänger die Rechnung direkt einsehen. Diese entspricht jedoch auch den vorgeschriebenen Richtlinien und kann elektronisch verarbeitet werden. Mit diesem Format wird vor allem kleinen und mittleren Unternehmen die Anwendung einer E-Rechnung erleichtert.

Europaweite E-Rechnungen

Die Pflicht der Elektronischen Rechnungsstellung gilt nicht nur in Deutschland. Auch Europaweit dürfen Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen zukünftig nur noch elektronisch erfolgen. Die Voraussetzungen einer E-Rechnung sind mit dem E-Rechnungs-Gesetz entstanden.

Dieses sogenannte E-Rechnungs-Gesetz verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, elektronische Daten zu verarbeiten. Ein anderes Format ist nicht mehr zulässig. Mit dem Format XRechnung wurde in Deutschland die europäische Richtlinie über elektronische Rechtstellung umgesetzt.

Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

In der Wirtschaft können Sie die bereits etablierten Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden. XRechnung und ZUGFeRD stehen geleichberechtigt nebeneinander. Es steht Ihnen deshalb frei zur Verfügung, für welches Format Sie sich entscheiden. Das jeweilige Format muss allerdings den Anforderungen der europäischen Form entsprechen.

ZUGFeRD

• Dateiformat .pdf
• Erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm EN-16931
• Speziell nach Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt

XRechnung

• Dateiformat .xml
• Erfüllt alle Anforderungen wie bei ZUGFeRD
• Erfüllt zusätzlich spezifische Anforderungen der deutschen Verwaltung

Elektronische Rechnungen an die Verwaltung – die neue E-Rechnung Pflicht

Ab einer Höhe von 1. 000 Euro müssen Sie Rechnungen mittlerweile in elektrischer Form an öffentliche Auftraggeber übermitteln. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung besteht dabei nicht nur für Bundesministerien und Verfassungsorgane sondern auch für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber, aus Landes- und kommunaler Ebene.

Was sind öffentliche Aufträge?

Aufträge von Behörden oder öffentlichen Auftraggebern an die private Wirtschaft gelten als öffentliche Aufträge.

Hier werden alle Güter und Leistungen aus fast allen Branchen erfasst, wie zum Beispiel Dienstleistungen, Bau- und Lieferleistungen oder Auslobungsverfahren.

Ausnahmen von der E-Rechnung Pflicht

Grundsätzlich besteht seit dem 27. November 2020 die Pflicht für E-Rechnungen im Bereich öffentliche Ämter, aber auch hier gibt es Ausnahmen.

Dies gilt beispielsweise bei Rechnungen, die einem Auftragswert von 1.000 Euro unterliegen, als auch bei Aufträgen die sicherheitsrelevant und mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten befüllt sind. Auch Angelegenheiten des auswärtigen Dienstes und sonstige Beschaffungen aus dem Ausland gehören dazu.

Welche Mindestangaben gehören in eine elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnung muss – wie jede andere Rechnung auch – gewisse Pflichtangaben enthalten, um rechtskonform zu sein. Dazu gehören:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindung
• E-Mail-Adresse vom Rechnungsteller
• Zahlungsbedingungen

Zusätzliche Angaben, die zu tätigen sind:

• Lieferantennummer
• Bestell- bzw. Rechnungsnummer

Allerdings können diese zusätzlichen Angaben erst in die Rechnung aufgenommen werden, wenn sie bereits bei der Beauftragung übermittelt wurden. Somit ist auch eine Rechnungsstellung ohne diese zusätzlichen Angaben vereinzelt möglich.

Die Vorteile einer elektronischen Rechnung

• Daten können direkt in die Systeme gespeichert und verarbeitet werden dadurch werden Kommunikationsverluste vermieden
• Kostenersparnis durch weniger Porto- und Bearbeitungskosten
• Effizienzgewinn: sie haben Automatisierungsvorteile, keine manuelle Erfassung
• Kürzere Bearbeitungszeiten durch Wegfall von Rechnungsdruck, Kuvertierung und Postaufgabe
• Schnellere Zahlung durch schnellere Bearbeitung und dadurch Verbesserung der Liquidität
• Schnelligkeit: Die Rechnungsdokumente werden innerhalb von Sekunden übermittelt

Wie bereits erwähnt ist eine E-Rechnung mittlerweile Pflicht. Als Unternehmen können sie jedoch größtenteils Vorteile daraus ziehen. Ein weiterer Positiver Aspekt: Sie tuen auch der Umwelt etwas gutes. Es wird weniger Papier benötigt, damit schonen Sie die natürlichen Ressourcen.

Die Erstellung von Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD Format ist mithilfe des PDFMAILERS von gotomaxx mit nur wenigen Klicks umgesetzt. Durch die Anbindung an Ihr ERP-System werden alle wichtigen Informationen wie E-Mailadresse und Empfänger automatisch übertragen.

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