Schluss mit der Zettelwirtschaft – beginnen Sie mit der Digitalisierung

Auch im Büro hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Dennoch sind viele Unternehmen weiterhin von der Zettelwirtschaft überzeugt, andere wiederum sind schon längst ausgestiegen und haben auf ein ERP-System umgestellt. Natürlich sind Notizen großartig und vermitteln das Gefühl von Planung, dennoch ist doch jedem bewusst, dass durch eine „Zettelwirtschaft“ ein ziemliches Chaos entstehen kann.

ERP-Systeme werden deshalb immer beliebter und das nicht grundlos. Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, können Daten und Dokumente schnell und einfach im System hinterlegen und in Sekunden schnelle wieder aufrufen. Da alle Informationen geordnet und systematisch hinterlegt und abgespeichert sind, kann jeder Mitarbeiter im Betrieb auf die Daten zugreifen. Ein Entscheidender Vorteil – vor allem wenn ein bestimmter Mitarbeiter ausfällt und Sie seine Aufgaben übernehmen müssen.

Die Vorteile des ERP-Systems statt der Zettelwirtschaft

Das notieren von Informationen auf Zetteln kann leicht zu einem Stolperstein werden. Nicht selten wissen nur die Schreiber des Zettels, was darauf steht und können die Schrift sowie die Kürzel entziffern. Zudem fällt durch das nachträgliche Erfassen, Ablegen oder Digitalisieren aller gesammelten Informationen ein enormer Arbeitsaufwand an.

Notizen gehen schnell im Stapel von Papieren unter und führen damit zu noch mehr zeitlichen Aufwand und unnötigen Fehlern durch unvollständige Informationen. Der ausgelöste Zeitdruck, führt dann zu einem unnötigen Stressfaktor, was wiederum nicht gut für die Chemie des Teams und für Sie ist. So schön und angenehm auch das Hinschmieren von Informationen sein mag, gewöhnen Sie sich das lieber ab.

Eine Lösung dafür ist das integrierte ERP-System, dass für jeden Bereich im Unternehmen eine passende Oberfläche schafft. Des Weiteren können berichtigte Nutzer auch jederzeit zu den entsprechenden Informationen zugreifen. So werden Sie bald sehen, dass ERP-Lösungen zu Ihrem ganz persönlichen Assistenten werden und maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Doch was kann ein ERP-System alles?

Ein ERP-System ist anders ausgedrückt eine komplexe Unternehmenssoftware und bedeutet die zentrale Organisation aller administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten. Die Abkürzung ERP steht dabei für Enterprise-Ressource-Planning und bezeichnet die Planung aller Ressourcen, also aller Betriebsfaktoren im Unternehmen. Dazu gehören neben dem Warenwirtschaftssystem mit Lagerverwaltung auch das CRM-System, die Finanzbuchhaltung sowie im besten Fall ein integriertes Business Prozess Management.

Ein entscheidender Faktor eines jeden ERP-Systems ist es, die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen zu verbessern und für einen ganzheitlichen Überblick zu sorgen. Alle wichtigen Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert und können jederzeit, von überall abgerufen werden. Dies sorgt für einen besseren Austausch untereinander, sowie für Transparenz und Übersichtlichkeit. Unternehmerische Prozesse können dadurch automatisiert und genau aufeinander abgestimmt werden.

Das große Ziel: Die Ressourcen eines Unternehmens voll auszuschöpfen und das Maximum herausholen.

Welche Vorteile bringt ein ERP-System mit sich?

Durch die zentrale Steuerung der einzelnen Abteilungen wird die Effizienz sowie die Zusammenarbeit untereinander gefördert. Mehr Transparenz und mehr Verständnis der Mitarbeiter für die Prozesse im Unternehmen gehen damit einher.

Eine verbesserte Kundenpflege- und Kommunikation und damit einhergehend eine bessere Kundenbindung und -zufriedenheit wird durch die Zentralisierung aller Informationen über den Kunden sichergestellt. Alle Mitarbeiter können dadurch gezielt auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden eingehen, wissen über vorhandene Probleme sofort Bescheid und können zielgerichtet und schnell auf Kundenanfragen reagieren.

Des Weiteren wird eine höhere Flexibilität durch die Verbundenheit der Abteilungen erreicht, wodurch Sie auf Probleme und Marktveränderungen besser reagieren können.

Weitere Vorteile sich von der Zettelwirtschaft zu verabschieden

Digitales Arbeiten ermöglicht zudem einen sauberen Arbeitsplatz und trägt zum Datenschutz bei, da keine Dokumente auf dem Tisch liegen bleiben. Wenn Sie sich für ein Papierfreies Büro  entscheiden, können sie darüber hinaus Probleme, wie “Wo habe ich das nochmal aufgeschrieben?” vergessen.

Das Arbeitsklima verbessert sich ebenfalls, das alltägliche Suchen nach dem Zettel, auf dem Sie letzte Woche was Wichtiges aufgeschrieben haben, gibt es nicht mehr. Sie haben alles auf Ihren Computer abgespeichert und wissen ganz genau, wo Sie nachschauen müssen. Mit einem passenden ERP-System ersparen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Menge Stress und behalten selbst stets den Überblick über anstehende Aufgaben.

Darüber hinaus müssen wir heutzutage auch an unserem Umwelt denken. Mit einer Zettelwirtschaft verbrauchen Sie eine Menge an Papier, nicht zu sprechen von den ganzen gescheiterten Druckversuchen, wo irgendwas mal wieder nicht funktioniert hat. Deshalb bietet es sich an, gleich komplett auf ein Papierloses Büro umzustellen.

Fassen wir nochmals übersichtlich alle Vorteile zusammen:

• Übersichtlichkeit und Transparenz
• Alle Mitarbeiter sind stets auf demselben Wissenstand
• Fundierte Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung
• Flexible Anpassbarkeit
• Zeitersparnis
• Kostenersparnis
• Positiver Beitrag zur Umwelt – Reduzierung Papierverbrauch
• Automatisierte Prozesse
• Schneller Auftragsdatenbearbeitung und schnellere Lieferzeiten
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Zufriedenere Mitarbeiter
• Auswertungen und Informationen mit nur einem Blick
• Zugriff von überall
• Schnelle Datenerfassung
• Kontrolle aller Geschäftsprozesse
• Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen
• Flexibel auf Marktveränderungen reagieren
• Verbesserung und Digitalisierung der Abläufe im Unternehmen
• Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes für Ihre Mitarbeiter

Anwendungsbeispiele des ERP Systems

Die Digitalisierung im Lager

Durch den Einsatz eines ERP-Softwares behalten Sie stets den Überblick im Lager. Sehen Sie mit nur einem Klick im System genau, welche Produkte sich im Lager befinden und welche Menge. Lassen Sie sich problemlos den genauen Lagerplatz anzeigen.

Automatische Bestellvorschläge für die Nachbestellung sowie Laufwegs optimierte Picklisten zum Einsammeln der Ware machen Ihren Ablauf zudem effizienter. Entnommene und eingelagerte Ware kann direkt mittels eines MDE-Gerätes am passenden Lagerplatz gescannt und dadurch direkt in der ERP-Lösung erfasst werden.

Darüber hinaus können Sie mit der Integration des PDFMAILERs gleich den passenden Auftragsschein digital an den Kunden versenden, Paketlabels drucken und Ihren Versand vorbereiten. Das alles, ganz ohne doppeltes oder nachträgliches erfassen im System, sondern direkt während des Prozesses.

CRM als Geheimwaffe für die Kundenbindung

Nicht nur Ihre Dokumente und Lagerbestände können Sie digital pflegen, sondern auch Ihre Kundendaten. CRM bedeutet ausgeschrieben Customer-Relationship-Management und ist bei unseren ERP-Lösungen BüroWARE/WEBWARE bereits integriert. Hierbei wird der Fokus auf die täglichen Aufgaben mit Ihren Kunden gesetzt, wie z. B das Organisieren von Terminen und Aufgaben, aber auch die Verwaltung aller Kundendaten.

Hinterlegen Sie so je Kunde die unterschiedlichsten Ansprechpartner und Kontaktdaten, besondere Informationen zur Zahlung, Rabattmöglichkeiten, den kompletten Schriftverkehr mit dem Kunden und dokumentieren Sie Telefonate. Aber auch welche Produkte Ihr Kunde bestellt hat, die letzten Rechnungen u.v.m. sehen Sie übersichtlich in einem System und sparen sich dadurch das Suchen in unzähligen Ordnern.

Ein weitere Vorteil des CRM Systems ist, dass Sie Ihren Kunden zielgerichtet die passenden Angebote zusenden können und damit Ihre Marketingaktionen steuern können. Ihre Kunden erhalten dadurch nur die Informationen, für die Sie sich auch wirklich interessieren.
Darüber hinaus behalten Sie mithilfe des CRM Systems als Integration in Ihre ERP-Lösung nicht nur Bestandskunden sondern auch Interessenten stets im Überblick.

Intelligente Unterstützung in Ihrer Finanzbuchhaltung.

Das Modul Finanzbuchhaltung unterstützt Sie bei Ihren täglichen Aufgaben rund um die Rechnungsstellung und -Abwicklung. Lieferscheine werden als Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben und Sie können mithilfe des intelligenten Buchungsassistenten von einer automatisierten Beleg- und Kontenzuordnung profitieren. Auch die Abwicklung von Sammelgutschriften, beispielsweise von Verkaufsplattformen wie Amazon, stellt für unsere FiBu kein Problem dar.

Sie sehen also schon, allein anhand dieser drei kleinen Beispielen wie viel effizienter Sie Ihre Arbeitsabläufe gestalten können. Ein noch entscheidender Faktor ist: Das Arbeiten vieler Mitarbeiter ist von überall möglich, ganz gleich ob Ihre Mitarbeiter der Buchhaltung beispielsweise im Homeoffice oder nebenan im Büro sitzen. Auch hier gehen Sie durch die Digitalisierung mit der Zeit.

Förderprogramme für die Digitalisierung

Mit dem Digitalbonus Bayern unterstützt der Freistaat Bayern kleine Unternehmen, die Ihre Produkte, Dienstleistungen und Prozesse digitalisieren möchten.

Sichern Sie sich jetzt mit dem Digitalbonus bis zu 50.000 € Zuschuss für die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Wir unterstützen Sie gerne und beraten Sie kostenlos.

Darüber hinaus können Sie deutschlandweit auch vom Förderprogramm Digital Jetzt des BMWi profitieren.

Sie wollen noch mehr über unsere ERP-Lösungen mit integrierter Warenwirtschaft oder unsere weiteren Produkte erfahren? Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne.