Kein Papier mehr nötig – wir wissen, das geht wirklich!

Der Traum um das papierlose Büro – lassen Sie Ihn Wirklichkeit werden

Bei Onlinebestellungen ist es schon selbstverständlich, die Rechnung kommt per E-Mail und nicht mehr separat per Post. Doch bei Anträgen, Lieferscheinen oder ähnlichem sieht es dahingehend schon ganz anders aus. Das papierlose Büro denken wir uns oft weit entfernt, obwohl es so nah ist.

Mal schnell die Rechnung der letzten Bestellung für Webcams gedruckt und an die Buchhaltung gegeben. Die Urlaubsanträge auf Papier oder die Briefe an die Kunden, es gibt unzählige Szenarien, bei denen uns in der Arbeitswelt noch immer der Weg zum Drucker begleitet.

Doch das geht auch anders, wir zeigen Ihnen wie!

Nicht nur für die Umwelt – Das papierlose Büro und seine Vorteile

Mit dem Verzicht auf Papier tun Sie nicht nur Ihrer Umwelt etwas Gutes. Durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungsstellung und Archivierung sparen Sie sich wertvolle Arbeitszeit und dadurch viel Geld im Unternehmen.
Wie viel Zeit verbringen Sie tagtäglich mit der Ablage von Rechnungen oder der Suche nach alten Belegen? Laut einer Studie von KYOCERA verbringen Mitarbeiter in der Verwaltung täglich rund 2 Stunden mit Aufgaben rund um die Dokumentenverwaltung. Dies gehört mit dem digitalen Archiv inoxison ARCHIVE nun der Vergangenheit an.

Durch die Digitalisierung Ihrer Geschäftspost sparen Sie sich nicht nur Geld für Drucker, Farbe, Briefumschläge, Papier und Porto sondern auch wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter.

Zudem spielt das Thema Platz eine weitere, wichtige Rolle. Sie sparen sich den Lagerplatz für unzählige Ordner mit der Umstellung auf das digitale Archiv. Gerade in großen Betrieben ist der Ort für das Archiv ein Thema. Meterlange Lagerhallen vollgestapelt mit Ordnern sind ein Kraus und das Wiederfinden von Dokumenten eine Herausforderung.

Schrank mit zahlreichen Aktenordnern — Meterlange Schränke mit Aktenordnern gehören der Vergangenheit an.

Mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens und Umstellung auf das papierlose Büro ermöglichen Sie ganz nebenbei das Arbeiten von überall. Ein Vorteil der gerade in Zeiten wie diesen unschlagbar ist. Vorbei ist die Zeit, in dem Sie ins Büro fahren mussten zur Rechnungsstellung oder dem Monatsabschluss, das Wälzen von Ordnern und Kontoauszügen. Gehen Sie mit der Zeit und nutzen Sie die Digitalisierung für sich.

Unsere ERP Lösungen BüroWARE/WEBWARE unterstützen Sie dabei optimal. Und das Beste: Durch das nahtlose Zusammenspiel zwischen ERP Software, inoxison ARCHIVE und PDFMAILER werden Ihre Abläufe automatisiert und optimiert.

Rechnungen kinderleicht als PDF-Datei erzeugen

Erstellen und Versenden Sie Ihre Rechnungen ganz einfach als PDF-Datei an Ihre Kunden und Lieferanten. Dabei unterstützt Sie der PDFMAILER von gotomaxx. Mithilfe des PDFMAILERS haben Sie ein umfangreiches PDF Output Management zur Hand und damit die Möglichkeit nicht nur PDF-Dateien zu erstellen, sondern auch X-Rechnungen und ZUGFeRD Belege zu generieren sowie Ihr individuelles Design zu hinterlegen.

Die Startseite des PDF Mailers — Auszug aus dem PDFMAILER. Damit erstellen Sie im Handumdrehen PDF-Dateien.

Richten Sie zudem mithilfe des PDFMAILERS in nur wenigen Schritten automatische Prozesse ein und sparen Sich dadurch zusätzlich noch wertvolle Arbeitszeit.

Der Druckservice als externe Dienstleistung

Wenn es dann doch mal ein richtiger Brief sein muss, können Sie mithilfe dem integrierten Druckservice Ihre PDF-Datei direkt an die Post übertragen und dort drucken sowie versenden lassen.

Das verschlüsselte Online Rechnungsportal für die Lohnabrechnung

Mithilfe von PDFMAILER.CLOUD können Sie Ihre PDF-Dokumente verschlüsselt übermitteln. Nur mit dem entsprechenden Passwort sind diese zu öffnen. Dies eignet sich perfekt, um auch die Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren und Datenschutzkonform Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Revisionssicher archivieren und stets wiederfinden – kinderleicht im papierlosen Büro

Statt Meterlangen Schränken mit Aktenordnern finden Sie all Ihre Belege und Mails im digitalen Archiv von inoxison wieder. Mit inoxision ARCHIVE archivieren Sie automatisiert und revisionssicher eingehende E-Mails und Ihre Belege direkt aus der ERP. Und alle eingehenden Rechnungen per Post können Sie einscannen und im Nachgang getrost entsorgen, denn die digitale Version ist revisionssicher gespeichert.

Nutzen Sie die digitale Zeiterfassung in Ihrem ERP System

In unseren ERP Lösungen BüroWARE/WEBWARE ist die digitale Zeiterfassung ganz einfach. Stempeln Sie mithilfe eines Klicks Ihre Zeiten für kommen und gehen und dies auch aus dem Homeoffice heraus. Damit sparen Sie sich das Kontrollieren von Zeiten auf dem Papier und behalten stets den Überblick über den aktuellen Stundensaldo Ihrer Mitarbeiter.

Auszug aus der digitalen Zeiterfassung in der ERP Software — So sieht das Stempeln beispielsweise fürs Homeoffice aus. Mit einem Klick ist der Mitarbeiter ein- oder ausgestempelt.

Kommunikation im Unternehmen war noch nie so leicht

Kommunizieren Sie innerhalb des Unternehmens und dem Team mithilfe Teams von Office 365. Das bringt Ihnen nicht nur Transparenz, sondern fördert auch die Zusammenarbeit. Teilen Sie gemeinsame Dokumente, arbeiten Sie zeitgleich daran oder Informieren die Kollegen über die neuesten Updates. Mit Teams ist das alles kein Problem. Zudem sparen Sie sich das Unterschriften sammeln von Rundschreiben und erreichen schneller Ihre Kollegen, ganz gleich, ob sich diese im Büro oder Homeoffice befinden.

Das papierlose Büro bedeutet auch einen digitalen Block zu nutzen

Kurz die Aufgaben des Tages notiert oder beim Meeting mitgeschrieben. Stift und Block sind ein ständiger Begleiter für viele von uns. Doch es geht auch Digital.

Nutzen Sie die Aufgabenfunktion von Outlook und lassen Sie sich an Fälligkeiten erinnern. Mithilfe der Datumfunktion können Sie diese auch übersichtlich strukturieren. Für Notizen bieten sich neben den kostenlosen Features wie Google Notes auch OneNote in Kombination mit Office 365 an. So haben Sie Ihre Notizen überall dabei, müssen nicht Ihre Schrift später wieder entziffern und können mitgeschriebenes leicht mit Kollegen teilen.

Beispielscreenshot von OneNote — Beispiel des digitalen Blogs in OneNote. Damit wird der Blog aus Papier hinfällig.

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro – unsere Tipps helfen weiter

Das Anpassen Ihrer Hard- und Software ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Setzen Sie in diesem Zuge doch auf Office 365 sowie einen Cloud Speicherplatz, beispielsweise von Microsoft. Dies ermöglicht Ihnen unbegrenzten Zugriff von überall und Sie müssen sich nicht mehr selbst um die Datensicherung und die Aktualisierung der Hardware kümmern.
Nun ist es noch wichtig, auf einen guten Dokumentenscanner zu setzen, damit Sie all Ihre Belege digitalisieren können und Ihre Mitarbeiter mit den neuen Tools zu schulen. Nur mit Transparenz und offener Kommunikation holen Sie alle ab und können den Weg gemeinsam gehen. Dazu ist es wichtig, dass alle an einem Strang ziehen.

Holen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner mit ins Boot

Wenn Sie sich entschieden haben, gerne den Weg des papierlosen Büros zu gehen, so hilft es auch Ihre Kunden und Lieferanten darüber zu informieren.
Machen Sie auf die Änderung bei der Rechnungsstellung aufmerksam. Bitten Sie Ihre Lieferanten beispielsweise, Ihnen die Rechnungen per E-Mail an ein eigens eingerichtetes Rechnungspostfach zu senden. Viele Unternehmen setzen dies bereits erfolgreich um. Informieren Sie auch Ihre Kunden kurz vorab, damit es nicht zur Verwunderung kommt und fordern Sie bei Bedarf fehlende E-Mail-Adressen der Kunden für die Rechnungsstellung an.

Alles hat seinen Platz – Auch digital wissen wo was hingehört

Doch, bevor es losgehen kann, ist eine geordnete Struktur das A & O. Machen Sie sich Gedanken, wie die Ordnerstruktur in Office 365 und bei Ihrer Archivierung aussehen soll. Stimmen Sie sich dazu am besten mit Ihren Kollegen und anderen Abteilungen ab, damit eine gute Lösung für alle gefunden wird und sich Ihre Mitarbeiter und Kollegen schnell mit den neuen Abläufen zurechtfinden. Das sorgt für einen geordneten Übergang und vermeidet Chaos am Anfang.
Fangen Sie anschließend klein an und versuchen Ihre Rechnungstellung wo möglich digital zu erledigen und binden das digitale Archiv an. Im Nachgang können Sie ab sofort alle Rechnungen und auch eingehenden Belege, die per Post kommen, digital archivieren.
Mit der Zeit ist es möglich auch alte Rechnungen und Belege dem Archiv zuzufügen und somit für mehr Platz in Ihrem Büro zu sorgen.

Automatisierte Prozesse sorgen für noch mehr Effizienz

Hat sich erstmal alles eingespielt, so ist es Zeit Ihre Prozesse zu automatisieren und digitale Workflows zu optimieren. Sie werden sehen, nach einiger Zeit ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken und das papierlose Büro Ihr neuer Arbeitsalltag.

Sie sind überzeugt und wollen mehr über die Möglichkeiten des papierlosen Büros erfahren? Wir unterstützen Sie gerne tatkräftig bei der Digitalisierung und Umsetzung Ihres Vorhabens.

Mit unseren ERP Lösungen BüroWARE/WEBWARE, den Microsoft Office 365 Produkten, einem Cloudspeicherplatz sowie digitalem Dokumentenmanagement und Rechnungsversand sind Sie für die Digitalisierung Ihres Unternehmens und das papierlose Büro gerüstet.

Noch Sorgen, dass die Digitalisierung hohe Kosten mit sich bringt? Der Freistaat Bayern sowie das BMWI fördern die Digitalisierung Ihres Unternehmens durch die Förderprogramme Digitalbonus Bayern und Digital Jetzt. Wir beraten Sie gern!

Noch Fragen? Wir sind gerne für Sie da und freuen uns auf Ihre Nachricht.