Abläufe definieren und optimieren mit PAN – dem Business Prozess Management in Ihrer ERP

Beim Business Prozess Management, wie unserem PAN geht es darum, Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren und zu verstehen, um diese langfristig zu verbessern. Dabei ist es wichtig, dass Ihre Führungskräfte und die Geschäftsleitung ebenso Einblick in die Unternehmerischen Prozesse erhalten als auch die einzelnen Abteilungen selbst.

Sind Ihnen Ihre Abläufe im Unternehmen bekannt, so können Sie genau definieren, welche Workflows verbessert oder automatisiert werden sollten. Bei welchen Prozessen, die eine Abteilung oder Person etwa von einer anderen Person abhängig ist und wie der Freigabeprozess beispielsweise bei Gutschriften abläuft.

Dies ermöglicht Ihnen mithilfe des Business Prozess Managements automatische Prozesse anzulegen und dadurch Ihre Effizienz zu steigern sowie die Fehlerquote zu senken.

Die Vorteile eines Business Prozess Management Systems

• Effizienz Steigerung
• Transparenz in allen Geschäftsbereichen
• Bessere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, auch Abteilungsübergreifend
• Mehr Kontrolle über die Geschäftsprozesse im Unternehmen
• Flexibilität bei Neuerungen

Dadurch ergeben sich weitere entscheidende Vorteile: die Kosten im Unternehmen verringern sich, da Sie viel effizienter und besser zusammenarbeiten können. Ebenso erhöhen Sie dadurch Ihre Produktivität und arbeiten fehlerfreier. Demzufolge steigern Sie die auch die Motivation im Team und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

In einer dynamischen Welt, in der wir heute leben ist eine ständige Anpassbarkeit essenziell. Ständig ändern sich Prozesse, es kommen neue Tools auf den Markt oder werden ersetzt. Mithilfe des Business Prozess Management Systems können Sie schnell reagieren und Änderungen in Ihren Prozessen umsetzen. 

Anhand der Transparenz der Prozesse und der hinterlegten Informationen kann Ihre Führungsebene zudem wichtige Entscheidungen ableiten, da diese einen viel tieferen Einblick in die Abläufe erhält.

Die Einführung eines Business Prozess Managements – darauf kommt´s an

Das Prinzip des Business Prozess Management läuft nach den Schritten: analysieren, modellieren, implementieren, überwachen und optimieren ab.

Sprich zuerst müssen Sie Ihre derzeitigen Geschäftsprozesse abbilden und analysieren. Was wird wie ausgeführt, was kann verbessert werden, wie sollten die Prozesse und Strukturen sein? Diese und viele weitere Fragen müssen Sie sich an dieser Stelle stellen. Besonders wichtig dabei ist, dass Sie Ihre Prozesse wirklich durchleuchten und hinterfragen sowie bereit sind auch die bestehenden Strukturen zu ändern.

Im zweiten Schritt werden Ihre Prozesse modelliert, also nachgebaut. Dabei gilt es die verschiedensten Szenarien nachzustellen, um den optimalen Prozess für Sie zu entwickeln. Ist dies geschehen geht es an die Implementierung der Prozesse in Ihrem System. Die Prozesse werden dort einmalig angelegt, damit diese funktionieren.

Sobald die Implementierung abgeschlossen ist gilt es Ihre Prozesse zu überwachen und im Nachgang stets weiter zu optimieren. Bestimmt fällt Ihnen das ein oder andere gleich auf, was man noch verbessern könnt. Manches kommt erst später oder ergibt sich durch sich ändernde Abläufe im Unternehmen.

Auf Ihre Bedürfnisse anpassbar und stets im Wandel der Zeit

Wichtig zu wissen ist auch, dass sich das Business Prozess Management stetig ändert und gemeinsam mit Ihnen wachsen sollte. Überprüfen Sie somit laufend Ihre Prozesse und justieren Sie nach, wo es nötig ist. Mit dem Business Prozess Management haben Sie sich für ein System entschieden das sich stetig optimieren und anpassen lässt, um Ihre Prozesse tagtäglich zu verbessern und gemeinsam mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Verbessern Sie die Strukturen in Ihrem Unternehmen mit dem Business Prozess Management

Ein Business Prozess Management bildet all Ihre unternehmerischen Prozesse ab und definiert diese neu. Vergessen Sie keine Aufgaben mehr, da durch automatische Prozesse diese bereits angestoßen werden.

Fragen Sie sich einfach kurz selbst: Wie ist der Ablauf bei Ihnen im Unternehmen wenn ein neuer Kunde anfragt oder Sie einen Vertrag mit einem Neukunden abschließen? Was passiert bei einer Rechnungsstellung oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern? Das alles sind einzelne Prozesse im Unternehmen, die einen bestimmten Workflow benötigen. Dabei arbeiten bei den unterschiedlichen Prozessen verschiedene Abteilungen zusammen.

Gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse effizienter, fehlerfreier, schneller und transparenter.

Nehmen wir ein Beispiel: Sie schließen einen Vertrag mit einem neuen Partner ab und gewähren ihm durch Vertragsabschluss sowohl Zugriff auf einige Backoffice Systeme, die Sie anbieten als auch den Erhalt von Marketingleistungen. Nun muss einerseits der Partnervertrag aufgesetzt und unterzeichnet werden. Andererseits wird der Partner für die Systeme freigeschaltet und auch das Marketing informiert, dass dieser Partner neu ist. Ebenso muss dieser für die zukünftige monatliche Abrechnung mit aufgenommen und bei Informationen an alle Partner berücksichtig werden.

Wie wäre also der Ablauf ohne Business Prozess Management?

Sie schreiben eine Rundmail an die betroffenen Abteilungen und informieren diese über einen neuen Partner. Nun können Sie nur hoffen, dass Sie keinen zuständigen Kollegen vergessen haben, die Kollegen über den Ablauf Bescheid wissen und alles reibungslos und fehlerfrei funktioniert.

Mithilfe eines Business Prozess Management Systems (BPM) lassen sich viele Aufgaben optimieren und vereinfachen.

Stellen Sie sich vor, wie der Ablauf mithilfe des Business Prozess Managements wäre. Mit vordefinierten Workflows können Sie genau festlegen welche Arbeitsschritte nötig sind, welche Abteilungen betroffen sind und welche Prozesse gar automatisierbar sind.

An unserem Beispiel wird der Vertrag mit dem Partner geschlossen. Dadurch aktiviert sich ein automatischer Workflow und die Kollegen im Vertrieb, im Marketing und in der Technik werden informiert. Auch in die Abrechnung läuft der neue Partner nun automatisiert mit auf und kann dadurch nicht untergehen.

Durch die tiefe Integration des Business Prozess Managements (BPM) in Ihre ERP mit integriertem CRM profitieren Sie von dem entscheidenden Vorteil, dass Sie sowohl ein ERP System mit Warenwirtschaftssystem als auch eine integrierte FIBU, ein integriertes CRM (customer relationship management) und das intelligente BPM besitzen. Das nahtlose Zusammenspiel der einzelnen Module ermöglicht es Ihnen in nur einem System zu arbeiten und die umfangreichen Funktionen aus den vielfältigen Bereichen zu nutzen.

Ihr BPM ist übergreifend über die ganze ERP und kann somit auf alle Daten zugreifen. Ganz gleich ob Vertrags oder Artikelerfassung, Kundendatenpflege oder Auftragsbestätigungen, Ihr BPM steht Ihnen jederzeit zur Seite.

Mit dem Business Prozess Management haben Sie zudem stets einen umfangreichen Überblick über Ihre Kunden und deren Verlauf. Was wurde als Letztes besprochen, wo lagen die Probleme der Kunden, was wurde an den Kundendaten verändert? Als dies ist einsehbar.

Das Business Prozess Management – bei uns ganz einfach PAN

In Ihrer ERP Lösung BüroWARE/WEBWARE integriert nennt sich das Business Prozess Management bei uns PAN. PAN steht dabei für Prozesse, Aufgaben, Nachrichten und wie der Name schon verrät können mithilfe von PAN nicht nur Prozesse erstellt, sondern auch Aufgaben definiert und Notizen, Nachrichten oder Informationen von Kunden gesammelt werden.

Automatische Freigabeprozesse wie die Freigabe von Urlaubsanträgen oder auch die Freigabe von Retouren und Gutschriften sind mithilfe von PAN leicht abbildbar.

Kinderleicht – So erstellen Sie Ihre Geschäftsprozesse mit PAN

Sie fürchten die Arbeit nimmt kein Ende? Keine Sorge, darum kümmern wir uns. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Geschäftsprozesse und richten die wichtigsten Workflows ein. Dabei unterstützen wir Sie bei der Neuanlage interner Prozesse in PAN ebenso, wie bei der Ausarbeitung der Use Cases.

Durch viele Schulungen können auch Sie im Nachgang falls gewünscht einen Key User definieren, der Ihre Prozesse eigenständig anlegt und verwaltet.  

BPM und ERP – So spielen die beiden Systeme zusammen

PAN ist direkt in alle anderen Module Ihrer ERP (z.B. Warenwirtschaft, FIBU, CRM) integriert. Egal wo in Ihrer ERP Sie sich deshalb befinden, Sie haben jederzeit auf Zugriff auf PAN. Dies bietet Ihnen einen entscheidenden Vorteil: Sie sparen sich das Wechseln in ein anders Modul und PAN lässt sich dadurch komplett in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

Beispiel: Öffnen Sie PAN-Businessworkflows, so erhalten Sie eine Übersicht darüber, in welchen Prozessen und Aufgaben der aktuelle Datensatz mit Adresse, Artikel, Beleg usw. integriert ist. Dadurch erhalten Sie eine transparente Übersicht welche Bereiche und Artikel vom aktuellen Prozess betroffen sind.

Mit PAN behalten Sie stets den Überblick – Ihr visuelles Dashboard

Eine individuelle Startseite, ein sogenanntes Dashboard zeigt Ihnen mithilfe von Diagrammen übersichtlich, welche offenen Prozesse und Aufgaben bei Ihnen anstehen. Ebenso können Sie bei aktuellen Prozessen einsehen, zu wie viel % diese bereits fertig gestellt sind und wie der aktuelle Status ist.

Als Abteilungsleiter ist es Ihnen zudem möglich, auf dieser Basis auch delegierte Aufgaben zu überwachen und so stets den Überblick zu behalten.

Mehr als nur Prozesse – Ihr Informationsspeicher mit PAN

Nutzen Sie PAN jedoch nicht nur für automatische Prozesse. Auch als Dokumentations- und Wissensspeicher bei Projekten eignet sich das Modul ideal. So schaffen Sie Transparenz im Unternehmen. Dadurch können sich auch weitere Projektbeteiligte jederzeit umfassend über den aktuellen Stand des Projektes und die erfolgten Maßnahmen informieren.

Sie sehen schon, ein Business Prozess Management kann so viel mehr, als nur Ihre Prozesse zu automatisieren. Es ist eine Investition in Ihre Firma und die Zukunft.

Schauen Sie sich doch unsere ERP mit integriertem Business Prozess Management einmal genauer an, wir beraten Sie gerne!