Inhalt überarbeitet am 24.08.2021

Aktuelle News für Ihren elektronischen Dokumentenversand

Sie sind ein mittelständisches Unternehmen und sehen vor lauter Papier den Stift nicht mehr? Stellen Sie sich kurz folgendes Szenario vor: Sie haben für Ihre Kunden eine Werbeaktion geplant und müssen dafür 2.000 Briefe verschicken. Dazu kommt noch der alltägliche Postversand, den Ihr Unternehmen mit sich bringt. Was das für eine Rennerei zur Post und an Materialaufwand bedeutet, muss ich Ihnen sicher nicht erklären.

Um das zu umgehen, bekommen Sie Unterstützung vom PDFMAILER 7 von gotomaxx. Bei allen Kunden, die den PDFMAILER 6 haben, wird dieser mit einer Neuinstallation des PDFMAILER 7 auf die neue Version gebracht.

Sie sparen nicht nur Ihre Unternehmenskosten, sondern auch wertvolle Nerven. Lassen Sie mich im folgendem Beitrag aufzeigen, welche Funktionen diese neue Version 8 des PDFMAILER enthält. Aber auch die abgespeckte Version PDFMAILER 7 Free vereinfacht Ihnen schon den Umgang mit der täglichen Geschäftspost.

Funktionen des PDFMAILER 7 im Überblick

Papierloser Dokumentenversand

Weg vom Papier – hin zur einfachen Installation der PDF-Software. Mit dem PDFMAILER 7 benötigen Sie weder Papier, noch eine Sammelstelle für Briefmarken. Mit nur einem Klick werden Ihre Belege in eine PDF-Datei verwandelt und Sie können diese per E-Mail verschicken. Ihre PDF Dokumente können Sie im Stil Ihres Unternehmens einkleiden, wie z. B. Logo, Farben usw. Dafür gibt es die praktische Briefpapier-Funktion. Anstatt also alles die Rechnung auf teures Briefpapier zu drucken, können Sie es so einfach digital verwenden. Anhand von Steuerzeichen haben Sie sogar die Möglichkeit, den Versand von PDF Dateien völlig zu automatisieren.

Elektronische Rechnungen mit dem PDFMAILER 7 rechtskonform versenden

Seit 2018 gelten neue Verordnungen für die elektronische Rechnungserstellung. Der PDFMAILER 7 von gotomaxx wandelt Ihre Rechnungen in eine ZUGFeRD-Datei und stellt eine Alternative zum VDA 4938/83-Standard dar. PDFMAILER.CLOUD von gotomaxx inkl. ZUGFeRD-Datenverarbeitung kann von Administratoren in jedes gängige ERP- und Warenwirtschaftssystem integriert werden.

Die Vorteile für Ihr Unternehmen bestehen darin, dass Rechnungen automatisch, einfach und schnell geprüft werden können. Dadurch sparen Sie sich die manuelle Arbeitszeit und können sich anderen wichtigen Dingen widmen. Dank der ZUGFeRD-Daten ist eine aufwendige Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit einer OCR-Lösung nicht mehr notwendig.

Man kann also sagen, dass Sie enorme Kosteneinsparungen durch weniger Porto und Bearbeitungskosten verbuchen können. Sie müssen kein Papier mehr ausdrucken, benötigen keine Kuvertierung und sparen sich den Weg zur Post. Gut, die körperliche Fitness bleibt vielleicht etwas auf der Strecke, aber allein durch 2.000 elektronische Rechnungen pro Tag retten Sie Bäume und Umwelt gleichermaßen.

Elektronischer Versand an einen Dienstleister Ihrer Wahl

Mit dem PDFMAILER 7 von gotomaxx sind Sie in der Lage, Ihre Postbriefe elektronisch an einen Versanddienstleister, wie der Deutschen Post, zu übermitteln. Dies spart Zeit und Druckaufträge und senkt die Porto-Gebühren. Wenn Sie Pakete für Kunden haben, die schnell versendet werden müssen, können Sie auch hier Prozesskosten sparen.

Drucken Sie gleich das Etikett mit dem Kundenbeleg aus und versenden Sie es direkt. So entfällt das lästige und aufhaltende Ausfüllen eines Labels am Postschalter. Auch bei Ihrer täglichen Post im Büro können Sie Zeit sparen, indem Sie Internetmarken als PDF Datei ausdrucken – und sofort kann der Brief seine Reise antreten. So optimieren Sie den Workflow Ihrer Tagespost erheblich.

SMS-Service für Ihre Kunden

Wer kennt es nicht: Sie bestellen ein Produkt und warten sehnsüchtig auf Ihr Paket. Ist es nicht nervig, wenn keine weitere Nachricht mehr kommt, wann das gute Stück die Zielheimat erreicht? Der PDFMAILER 7 bietet auch hier kundenfreundlichen Service. Dieser verschickt eine SMS an Ihre Kunden, wann das Paket zugestellt wird. Darüber freut sich doch jeder, auch Ihre Kunden. So ist es möglich, seinen Tagesablauf zu planen, um nicht am nächsten Tag noch mal in die Poststelle laufen zu müssen, mit einem gelben Zettel in der Hand. Sollten Sie Ihre Ware über einen Onlineshop verkauft haben, können Sie alternativ natürlich auch die Trackingnummer per Mail zur Sendungsverfolgung versenden.

Was ändert sich mit dem PDFMAILER 7 für mich als Unternehmer?

Vor der neuen Version mussten Sie bei jeder Versendung eines Dokumentes einen kleinen Betrag zahlen. Wenn man sich aber vorstellt, dass man einige hunderte oder tausende Briefe versenden muss, kommt schnell einiges zusammen. Mit dem PDFMAILER 7 ist das nicht mehr nötig. Sie zahlen pro Monat eine Flatrate und können so viel Belege versenden, wie Sie lustig sind.

Neu ist auch, dass Sie zwischen dem PDFMAILER PURE ohne Cloudservice und PDFMAILER 7 mit Cloudservices wählen können. Wir beraten Sie gerne, welche Variante dabei die richtige für Sie ist.

Mit der gotomaxx Lösung die Bonflut besiegen

Sie wissen es ja bereits: Die neue Kassenbonpflicht 2020 ist in aller Munde und kaum einer mag den Sinn dahinter so recht verstehen. Jedem Kunden muss ein Bon ausgehändigt werden – ob er nun will oder nicht. Und da man als Kunde nicht dazu verpflichtet ist, diesen in seinen warmen Geldbeutel hineinzumanövrieren, bleibt eine Menge Papier auf dem Tresen liegen.

Der PDFMAILER 7 setzt Ihrer Konkurrenz hier den Hut auf. Denn in Verbindung mit der SoftENGINE Kasse können die beliebten Bons auch digital bereitgestellt werden. So kommen Sie der Pflicht nach und schonen währenddessen auch noch die Umwelt. Wie das möglich ist, sehen Sie übrigens auch in diesem Video von unserem Hersteller.

Falls Sie noch Fragen haben oder Unterstützung bei der Einführung des PDFMAILER 7 benötigen, dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir stehen Ihnen zur Seite und unterstützen Sie bei der Integration in Ihr System.