Automatisch Rechnungen versenden – dank PDFMAILER von gotomaxx

Papierhungriges Deutschland

Wussten Sie, dass Deutschland zu den Ländern gehört, die am meisten nach Papier lechzen? Im Jahre 2018 wurden 241 Kilogramm Papier pro Kopf verwertet. Wenn man sich vorstellt, dass dadurch der Waldbedarf für die Produktion von Papier erst ab 40.000 Fußballplätzen gedeckt ist, ist das nicht gerade wenig. Der PDFMAILER von gotomaxx wäre ein Mittel, diesem Hunger nach Papier ein klein wenig entgegen zu wirken. Er bietet die Option, Ihre Rechnungen automatisch und digital zu versenden. Nicht nur, dass Sie Papier einsparen und somit Ihre Ausgaben reduzieren können. Gotomaxx bietet Ihnen viele verschiedene Vorteile, wie Sie in folgendem Beitrag erfahren werden.

Unterstützung für Ihren Online-Shop – Rechnungen automatisch vom System verarbeiten lassen

Ihr Unternehmen ist mit einem Onlineshop an die BüroWARE / WEBWARE verbunden? Sie haben täglich Kundenbestellungen und wollen deren Belange bestmöglichst abwickeln? Das ewige Rechnungen schreiben und ausdrucken ist mühselig? Der gotomaxx PDFMAILER kann Sie dabei tatkräftig unterstützen.

Lassen Sie mich an einem Beispiel erläutern, wie der automatische Rechnungsversand im Online-Shop funktioniert: Der PDFMAILER ist in Ihrem ERP-System als “virtueller” Drucker hinterlegt. Dieser druckt nicht auf Papier aus, sondern wandelt die Dokumente in PDF-Dateien um. Die Funktion bekommen Sie bereits im Standard von uns mitgeliefert und spart Ihnen ordentlich Aufwand – und nicht zu vergessen: Geld!

Mit dem PDFMAILER.CLOUD können Sie sodann das Angebot der Druckautomatisierung nutzen. Wie wäre es, wenn Sie die Verarbeitung von Rechnungen automatisieren? Automatische Prozesse werden dabei aufgerufen. Hierfür werden sogenannte Steuerzeichen verwendet.

Aber keine Sorge: auf der gotomaxx Webseite finden Sie eine übersichtliche Liste dieser Befehle. Diese werden im Druckformular hinterlegt und verschwinden nach der Verarbeitung wieder. Im fertigen Dokument sind sie nicht mehr sichtbar. Es reicht dabei aus, wenn Sie uns einmalig mitteilen, welche Inhalte übergeben und welche Prozesse ausgeführt werden müssen. Diese berücksichtigen wir bei der Formularbearbeitung und passen es für Sie an. Somit ist es für Sie einfach und unkompliziert – und wir übernehmen den Rest.

Steuerbefehle, die Ihre Rechnungen automatisch verarbeiten

Wenn Sie in Ihrem Onlineshop verschiedene Zahlungsmöglichkeiten – Beispiel PayPal – konfiguriert haben, werden diese direkt in dem mit dem PDFMAILER geöffneten Dokument eingefügt. Jetzt müssen Sie nur noch die relevanten Daten zur Zahlung (Betrag, Verwendungszweck usw.) hinterlegen. Diese fügen Sie im Feld “das Geld ist für…” ein.

Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der kundenspezifischen Steuerzeichen. Diese beginnen und enden immer mit dem @-Zeichen. Achten Sie darauf, dass sich die Steuerzeichen auf den ersten drei oder letzten drei Seiten des Dokuments befinden. Beginnen Sie in der obersten Zeile.

Beispiel: Für die Zahlungsmöglichkeit PayPal geben Sie folgenden Befehl ein: 

In der nächsten Zeile können Sie den Bruttobetrag festhalten:

Das Einfügen des Verwendungszwecks – in dem Beispiel die Kundennummer – sieht dann wie folgt aus:

Die Steuerzeichen müssen Sie nur einmalig hinterlegen, denn der PDFMAILER erkennt diese Befehle und wertet die entsprechenden Informationen und Einstellungen aus. Ihre Druckaufträge können jetzt ohne weitere Bedieneraktion durchgeführt werden. Das bedeutet, der intelligente PDFMAILER findet automatisch die hinterlegten Steuerzeichen und steuert damit den gesamten Prozessablauf und den vorgegebenen Versandweg. Eine Zuarbeit Ihrerseits ist nicht mehr erforderlich und spart Ihnen also viel Zeit.

Der Kunde, der diese Rechnung erhält – mit den angewiesenen Daten – kann bequem und ohne wiederholt die Zahldaten einzugeben zu müssen, per Klick das Geld überweisen, da die von Ihnen hinterlegte Zahlungsart für den Kunden schnell ersichtlich ist. Der Kunde hat keinen Aufwand und Sie profitieren durch einen schnellen Zahlungseingang. Des Weiteren sparen Sie sich weitere Zeit für den Verwaltungsaufwand und liefern dem Kunden einen 1A Service.

Vorteile, die sich lohnen

Vorteile im Bereich Online-Shop und Onlinehandel

Der Online-Shop boomt! Umso wichtiger ist es, dass die Prozesse im Hintergrund reibungslos funktionieren. Der PDFMAILER ist mit Ihrem ERP-System verbunden. Das heißt, dass Sie Ihre Belege direkt aus der Software automatisch versenden können. Das beinhaltet neben einer Auftragsbestätigung auch die elektronische Rechnung und Versandbestätigung. Sie sparen nicht nur Papier, sondern auch das Porto für den Versand. Die Belege gehen schneller zum Kunden raus. Was Ihnen einen schnelleren Auftrag oder Zahlungseingang beschert.

Corporate Identity

Ihre Firma soll sich in die Köpfe der Menschen einbrennen. Ihre jetzigen und zukünftigen Kunden sollen Ihr Unternehmen schnell identifizieren können. Der Mensch prägt sich Bilder schneller und länger ein. Umso wichtiger ist das Etablieren Ihres Erscheinungsbildes in vielen verschiedenen Kanälen.

Der PDFMAILER kann nicht nur Ihre Rechnungen automatisch versenden. Sie finden hier auch die Möglichkeit ihr eigenes Firmenbriefpapier zu hinterlegen. Farben, Ihr Logo – Sie können es so kreativ gestalten wie Sie möchten und anschließend als Standard für Ihre Briefe hinterlegen. Ein einheitliches Firmenbild wirkt seriös und schafft Vertrauen beim Kunden.

Schnelle Umwandlung und rascher Versand

Durch die Möglichkeit der Automatisierung, die der gotomaxx PDFMAILER bietet, werden verschiedene Prozesse schneller ausgeführt. Zum Beispiel können Sie Ihre Dokumente ohne nervige Zwischenschritte in verschiedene Formate (PDF, JPG, TIFF, PJD und das Archivformat PDF/A) umwandeln, zusammenfügen, posten, DSGVO-konform und verschlüsselt versenden. Durch die Zeitersparnis können Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf andere wichtige Dinge konzentrieren.

Nutzen Sie das gewinnbringende Werkzeug

Sie sehen die vielen Vorteile vom PDFMAILER: Kosten-, Zeitersparnis, Kundenbindung  – und eine höhere Effizienz für Sie. Ihre Mitarbeiter sind motiviert und zufrieden. Keine unnötigen Vorgänge mehr, die aufhalten. Andere wichtige Dinge können in Angriff genommen werden. Und nicht vergessen: Auch die Wälder und Bäume werden es Ihnen danken!

Wenn Sie noch Fragen haben oder Unterstützung unsererseits brauchen, freuen wir uns über einen Anruf oder einen Kommentar. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.