Inhalt überarbeitet am 24.08.2021
Warum Sie PDFMAILER.CLOUD nutzen sollten — 13 gute Gründe
Unser Blogbeitrag zum stetigen Wechsel von Analog zu Digital klärt bereits die Bedeutung, sowie die Relevanz der Digitalisierung für die Unternehmen heutzutage auf. PDFMAILER.CLOUD ist ein wichtiger Beitrag dazu, denn damit können Sie Ihre Geschäftspost komplett elektronisch versenden und so auch diesen Bereich Ihres Unternehmens digitalisieren.
13 Gründe für PDFMAILER.CLOUD
Im Folgenden zeigen wir Ihnen welche Vorteile Sie – neben einem komplett automatisierten Versandvorgang und Ihrem persönlichen Logo auf den einzelnen PDF-Dateien – mit PDFMAILER.Cloud haben.
1. Verzahnung mit dem PDFMAILER
Der PDFMAILER ist die PDF-Lösung für Ihr Unternehmen. Sie können mit PDFMAILER.CLOUD, den Versand Ihrer Post noch leichter und unkomplizierter abarbeiten. Dabei sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Arbeitsaufwand.
Außerdem können Sie damit die Erstellung, die Ablage und den Versand Ihrer gesamten PDF-Dateien automatisch, einfach und DSGVO konform gestalten.
2. Internetmarke
Mit dem kostenfreien Service “Internetmarke” können Sie online Ihr benötigtes Porto direkt über den PDFMAILER auf Ihre Belege drucken und diesen dann mit dem Drucker ausdrucken. Die Portokosten werden ganz unkompliziert von Ihrem gotomaxx Portalguthaben abgezogen. Mit diesem Onlinetool können Sie also Ihre Briefe vom Computer aus frankieren und anschließend versenden.
Um die Funktion “Internetmarke” nutzen zu können, benötigen Sie ein gotomaxx Portal. Wenn Sie ein solches bereits besitzen, müssen Sie nur Ihr Portalguthaben aufladen. Dieses Onlineporto kann für alle Briefe-Varianten, für verschiedene Einschreiben und zudem auch für die Sendungsverfolgung Ihrer internationalen Briefe verwendet werden.
3. E-Rechnungen mittels PDFMAILER.CLOUD
Die E-Rechnungen gehören, wie zum Beispiel auch der Onlinespeicher oder der Printmanager zu den Grundfunktionen der PDF-Software. Mit der Software des PDFMAILER können sie einen Druckjob außerdem in verschiedene Formate speichern.
Neben den Möglichkeiten TIFF, PDJ und JPG gibt es für das für die Rechnungen besonders wichtige Format PDF/A. Das Archivformat PDF/A wird benötigt, um die E-Rechnungen für die 10 Jahre entsprechend der Aufbewahrungsfrist speichern zu können und so den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu entsprechen.
4. Link zum PDF-Rechnungsdownload
Mit dem integrierten Rechnungsportal in der Cloud können Sie Belege als PDF-Dateilink zum Herunterladen versenden. Mit dieser Funktion können Sie unter anderem die Lohn- und Gehaltsunterlagen Ihren Angestellten zukommen lassen, Rechnungen und elektronische Rechnungen im PDF/A Format an Kunden verschicken, sowie SMTP-Mails versenden.
5. ZUGFeRD
Mit der PDF-Software können Sie die Rechnungsdaten aus Ihrer Warenwirtschaftssoftware ziehen und als PDF drucken. Dabei fügen Sie die XML-Daten über die sogenannte ZUGFeRD Matchinglogik ganz einfach hinzu.
Diese Dokumente können Sie dann mit anderen Unternehmen, oder allgemein den Empfängern einfach und sicher, sowie mit einer geringen Quote an Übermittlungsfehlern austauschen.
6. Serverseitiger Direktversand (SMTP)
Für den alltäglichen E-mailverkehr wird meist verbreitete Mailsoftware wie zum Beispiel Outlook oder Exchange genutzt. Bei einer hohen Anzahl an zu versendenden E-Mails gibt es bei diesen Programmen jedoch Einschränkungen. Um diesem Problem aus dem Weg zu gehen, gibt es die gotomaxx Cloud-Services. Damit können Sie beim Versand SMTP-Mail auswählen.
Dieser Service hebt die Obergrenzen an lokalen Mailclienten auf und gewährleitet so den Versand einer großen Anzahl an Mails. Außerdem werden die Lokalteile der E-Mailadressen von Standardadressen zu persönlichen Adressen geändert.
7. Managed Services mittels PDFMAILER.CLOUD
Mit der Mischung aus klassischem und digitalem Geschäftspostversand können Sie gemeinsam mit PDFMAILER.CLOUD Ihre Bindung zu den Kunden steigern und zudem Ihren Umsatz erhöhen. So hinterlegen Sie einfach bei jedem Kunden den gewünschten Ausgabeweg und können Ihren Kunden dadurch je nach Wunsch per Post, E-Mail oder E-Rechnung die Dokumente bereitstellen. Dies macht PDFMAILER.CLOUD besonders vielseitig.
PDFMAILER.CLOUD kann außerdem auch einfach in Ihr IT-System integriert werden. Das hat den Grund, dass jeder gewünschte PDF-Drucker und darüber hinaus auch jedes beliebige ERP-System angeschlossen werden kann. Selbstverständlich gehört hier auch Ihre BüroWARE / WEBWARE ERP dazu.
Die Plattform ist zudem anpassbar und kann je nach Bedarf in verschiedenen Ausbaustufen verwendet werden, sodass es eben genau zu Ihrem Unternehmen passt. Ein weiterer großer Pluspunkt den PDFMAILER.CLOUD mit sich bringt ist mit Sicherheit der geringe finanzielle Aufwand.
8. Zwei-Faktoren-Authentifizierung
Für Unternehmen ist es sehr wichtig DSGVO-konform zu arbeiten, auch das ist mit PDFMAILER.CLOUD möglich. Sie können Ihre PDF-Dateien passwortgeschützt weiterleiten. Das jeweilige Passwort stellen Sie dem Empfänger, im Folgenden dann über einen zweiten Kanal, beispielsweise per SMS zu. Mit dieser zwei-Faktor Authentifizierung stellen Sie eine geschützte Datenübermittlung sicher und bewahren Ihre Daten gleichzeitig vor Missbrauch durch Dritte.
9. SMS Service an Ihre Kunden
Die Kommunikation mit Ihren Kunden ist wichtig, denn nur so können Sie neue Kunden gewinnen, sowie Bestandskunden behalten. Bieten Sie Ihren Kunden einen besonderen Service und informieren diese stets über den Status ihrer Bestellung. So können Sie mittels SMS ankündigen sobald das Paket versendet wurde und in diesem Zuge auch die Trackingnummer mitteilen.
10. ePayment mit PDFMAILER.CLOUD
Mit PDFMAILER.CLOUD haben Sie die Möglichkeit zum PDF-Payment, einer Funktion zur Onlinebezahlung. Dabei werden elektronische Zahlungsformulare an die PDF-Dateien angehängt. Sie können die Bezahlmethode des Kundens dann direkt schon auswählen. Der Kunde klickt entweder auf den aufgedruckten “Bezahlen”-Button oder scannt den QR-Code.
Vorteile die dadurch entstehen, sind nicht nur geringere Fehlerquoten durch die einfache Übertragung der Zahlungsdaten, sondern auch dass alle gängigen Bezahlsysteme wie PayPal, Kreditkarte und co. verwendet werden können.
11. Postbriefe
Sie können mit dem gotomaxx Briefservice Ihren gesamten Geschäftspostversand nach Belieben automatisch steuern, egal ob klassisch oder digital. Übermitteln Sie ganz einfach Ihre Postbriefe an einen Druckdienstleister und dieser erledigt den Rest für Sie. So können Sie auch aus dem Homeoffice schnell Ihre Geschäftspost versenden. Dabei sparen Sie sowohl Zeit für die Frankierung als auch den Postweg. Ebenso senken Sie die Portokosten indem Sie portooptimiert mithilfe des Druckdienstleisters einliefern.
Mit diesen Funktionen verbessern Sie Ihr Output-Management und erleben einen Postversand, der so simpel ist wie nie zuvor.
12. Werbebeilage
Mit Beilegern und Werbebannern innerhalb des Portals, sowie mit kampagnenbezogenen Anschreiben erhöhen Sie die Wirkung Ihrer Postbriefe. Im gleichen Zuge steigern Sie die Bindung zu Ihren Kunden und bilden außerdem noch zusätzliche Anreize zum Kauf Ihres Produkte oder Ihrer Dienstleistungen.
Diese Werbeinformationen können Sie mit den gotomaxx Services in Ihre Post einbinden und versenden.
13. Paketversand steuern
Steuern Sie ganz einfach IHren Paketversand mittels PDFMAILER.CLOUD. So können Sie das Paketlabel ganz einfach selbst drucken und auch Retourenscheine Ihrem Paket zufügen. So schnell ging der Versand noch nie!
Genug gute Gründe für PDFMAILER.CLOUD?
Sie sind überzeugt und wissen jetzt genau warum Sie PDFMAILER.CLOUD nutzen sollten? Folglich stellt sich Ihnen vielleicht die Frage: Wie komme ich überhaupt an PDFMAILER.CLOUD? Das ist ganz einfach zu beantworten. Senden Sie uns eine Anfrage. Wir unterstützten Sie beim Einrichten Ihrer Cloud und beantworten genauso gerne noch offene Fragen. Alternativ können Sie sich auch auf der offiziellen gotomaxx Webseite oder auf unserer Unterseite dazu informieren.
Weitere spannende Beiträge, zu den im Text bereits erwähnten Themen wie ZUGFeRD oder PDFMAILER finden Sie auch hier auf unserem Blog.
