Unser Erfolgsrezept für die Einführung Ihres neuen ERP-Systems

Sie sind ein mittelständisches Unternehmen, das seine internen Verwaltungen noch mit Excel oder anderen ähnlichen Programmen ausführt? Haben Sie eventuell sogar mehrere Software-Programme, die Sie alle parallel öffnen müssen und mit dem Tippen nicht mehr hinterher kommen? Sie haben sich (deshalb) für eine Einführung eines ERP-Systems entschieden?

Dann wird es Zeit der digitalen Transformation die Türen zu öffnen und eine moderne ERP-Lösung in Ihr Unternehmen zu integrieren. Doch dies bedeutet erst einmal gründlich nachzudenken sowie Ihre Internen Kapazitäten und Strukturen zu prüfen.

Was Sie bei der Einführung von einem ERP-System beachten müssen, um mit Ihrem Projekt nicht zu scheitern, zeigen wir Ihnen heute.

Wichtige Schritte von der Einführung bis zum Erfolg

Warm-up und Bedarfsermittlung

Zuerst die fundamentalste Frage: Verfügen Sie über die erforderlichen Ressourcen für ein ERP-Projekt? Beachten Sie dabei unbedingt den Faktor Mitarbeiter. Diese werden nämlich eine ganze Zeit für die Einführung des ERP-Systems mit involviert sein und dadurch andere Aufgaben ganz bzw. teilweise zurückstellen müssen. Sie müssen sich also im Klaren sein, ob Sie einen derartigen Arbeitsausfall bzw. Aufschub gewisser Arbeiten gut wegstecken können.

Wissen Sie schon wer sich komplett auf das ERP-System spezialisieren wird, alle Abläufe im Unternehmen kennt, sich schnell einarbeitet und auf den Verlass ist? Diese Person wird Ihr Key-User sein. Ein Key-User ist Experte in seinem Gebiet und in Zukunft erster Ansprechpartner in allen Belangen des ERP-Systems für das Unternehmen. Sind keine Key-User oder Prozessexperten unter Ihren Mitarbeitern vorhanden, so müssen diese noch vor Beginn des ERP-Projekts festgelegt, ausgebildet und an die neue Aufgabe herangeführt werden. Dies kann sich über mehrere Monate hinwegziehen.

Auch sollte vorab schon geklärt werden, was Key-User und Prozessexperten sind, wer diese Rolle übernehmen soll und welche Aufgaben sie zu verrichten haben. Ebenso muss Ihnen klar sein, dass der Key-User fortan für seine bisherigen Tätigkeiten weniger oder keine Zeit mehr findet und hier personelle Unterstützung gefragt ist.
Falls Sie in diesem Bereich den ersten Engpass sehen, sollten Sie die ERP-Einführung auf einen längeren Abschnitt erweitern. Klare Aufgaben- und Zeitverteilung sind hier das A und O. So vermeiden Sie Missverständnisse und Dramen hinsichtlich der Zeitaufwände zwischen den Abteilungen und dem Projekt.

Stellen Sie zuerst sicher, dass Sie genügend und vor allem qualifiziertes Personal für das Projekt haben und die Aufgaben der Projektmitglieder klar definiert sind. Wenn dies geklärt ist und sie auch folgende Fragen beantworten können: Wer wirkt bei der Einführung des ERP-Systems mit und wer ist Projektverantwortlich? Welche Kollegen fangen zudem die Aufgaben der Projektmitglieder auf? So können wir mit der weiteren Einführung beginnen.

Internes Know-how und Zusammenarbeit bei der Einführung eines ERP-Systems

Dank inhaltsreichen Suchmaschinen ist zumindest das theoretische Wissen schnell erzielbar. Von ERP Anbietern bekommt man im Internet schon reichlich Informationen was ein ERP-System kann und was es zu beachten gibt. Überlegen Sie sich auch, ob Sie das ERP-System On-Premise, also lokal oder in einer Cloud haben wollen. Die Vor- und Nachteile sowie wichtige Infos dazu haben wir für Sie zusammengefasst.

Bei der Einführung eines ERP-Systems ist es enorm wichtig, eng mit dem Management zusammen zu arbeiten. Die Einführung sollte an oberster Priorität stehen und alle Unternehmensbereiche mit einbezogen werden. Nach der Einführung sollen schließlich alle davon profitieren und damit arbeiten, nicht nur eine Abteilung.

Die Basis der Courage und die Offenheit, kritische Punkte sowie Fehler einzugestehen muss unbedingt gegeben sein. Ohne aufrichtige und dauerhafte Kommunikation geht es einfach nicht. Hier könnte auch ein Coach bzw. externer Dienstleister als Leiter des Projektes sinnvoll sein.

Verabschieden Sie sich für eine Optimierung von Ihrem Standard

Das größte Hindernis, wenn es um Veränderungen geht, ist und bleibt das Festhalten an alten Strukturen und Abläufen. Wenn ein User nur sein bisheriges Arbeitsverhalten kennt und toleriert, weil eine Änderung immer ein gewisses Risiko birgt, kann das ganze Projekt scheitern. Darum ist es wichtig, auch in diesem Bereich Ihre Mitarbeiter zu fördern und Pflichtbewusstsein zu bekennen.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Einführung des ERP-Systems mit und kommunizieren Sie offen und umfangreich über die Vorteile und Nutzen. So fühlen Sich Ihre Mitarbeiter abgeholt und können sich leichter mit dem Projekt identifizieren.

Nur wer sich neuen Herausforderungen stellt und mit der Zeit geht, wird langfristig Erfolg haben und die Kundenbindung steigern. Mit der Einführung eines ERP-Systems gehen Sie einen wichtigen Schritt der Digitalisierung und handeln zukunftsorientiert.

Planen Sie bei der Einführung eines ERP-Systems eine Testphase

Oft fehlt den Usern die Zeit, sich intensiv mit dem ERP System vertraut zu machen oder schlimmer noch: Testsituationen können gar nicht erst abgearbeitet werden. Es ist natürlich schwierig alle möglichen Testfälle auf Funktionen und Fehler zu testen und deren Handhabung zu meistern.

Einen Index mit Testfällen gibt es leider meist nicht und so werden diese Fälle immer weiter nach hinten verschoben oder übersehen. Aber spätestens im Live-System holt Sie dieser Missstand wieder fatal ein. Planen Sie also genügend Zeit und Personelle Ressourcen für die Testphase ein, um das System umfangreich zu testen. Besonders zu beachten: Auch Kleinvieh macht Mist. Behalten Sie ebenfalls kleine Details und Fehler im Auge.

Back to School: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Ohne bedachte Schulungen geht es nicht. Dafür ist die Einführung eines ERP-Systems zu komplex und viel zu wichtig. Es ist ungemein wichtig, dass Ihre Mitarbeiter mit den ERP Modulen, wie z. B. dem Customer Relationship Management (kurz CRM System) oder der FIBU (Finanz-und Rechnungswesen) den Umgang erlernen. Nur so können Ihre Mitarbeiter sicher und schnell mit dem neuen System umgehen und haben Spaß bei der Arbeit.

Überlegen Sie sich, was Ihr Budget dafür hergibt. Denn qualitative Schulungen verlangen ihr Geld und brauchen Zeit. Bedenken Sie, dass auch das Planen und Organisieren der Schulungen eine Menge Zeit frisst. Wo die Zeit hernehmen? Und was, wenn die Schulungen alleine nicht genügen, um effizient mit dem neuen ERP System zu arbeiten? All diese Fragen sollten Sie vorher schon mit einkalkulieren.

Das beliebte Aufbereiten der Stammdaten – ein wichtiger Bestandteil bei der Einführung eines ERP-Systems

Die Zeiten sind nun vorbei, in denen Sie Ihre Stammdaten in Office-Programmen oder alten ERP Systemen niederschreiben und die Qualität der Stammdaten herunterschrauben müssen. Es soll sogar vorkommen, dass Stammdaten gar nicht erst existieren. Sind Ihre Stammdaten nur rudimentär gepflegt oder längst veraltet, bergen Sie das Risiko der Dopplung, unterschiedliche Versionen und versinken somit im Chaos.

Viele Stammdaten müssen im ERP System neu generiert und aufgestellt werden, weil es sie noch gar nicht gibt. Wenn Sie bisher noch keinen Verantwortlichen für die Stammdaten auserkoren haben, müssen sich die Key-User intensiv mit dem Thema Stammdaten auseinandersetzen. Dadurch fällt noch mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im ERP-Projekt weg. Darum planen Sie frühzeitig die Organisation der Stammdaten. Da diese Aufgabe nicht gerade mit Popularität überschüttet wird, ist es wichtig, aber nicht immer leicht, hierfür gute Leute zu finden.

Setzen Sie Prioritäten und behalten Sie diese im Auge

Prioritäten können schnell mal von Platz eins auf Platz vier rutschen. So kann auch die Einführung eines ERP Systems plötzlich auf Rang zwei katapultiert werden. Zum Beispiel, wenn ein neuer vielversprechender Kunde oder Lieferant sein Interesse an Ihrem Unternehmen zeigt. So kann es passieren, dass der Kunde vorgezogen wird und das Projekt an Wichtigkeit verliert.

Oder aber es werden Kunden verloren oder ein weiteres Unternehmen gekauft. Der Mittelpunkt des ERP-Projektes wird dann nicht selten vom Top-Management, den Key-Usern und/oder Prozessexperten auf die lange Bank geschoben. Leider wird das oft erst dann bemerkt, wenn es zu spät ist.

Die Schattenseite hierbei ist, dass alle Beteiligten sich wieder neu reindenken müssen. Was nicht gerade viel Freude aber vor allem viel Arbeit bereitet. Dem Top-Management muss bewusst sein, dass derartige Herabsetzungen von Prioritäten große Konsequenzen mit sich ziehen. Behalten Sie deshalb stets Ihre Prioritäten bei und wahren diese als oberstes Gebot. Nur so kann das Projekt erfolgreich und zeitnah umgesetzt werden.

Dokumentieren Sie die Einführung Ihrer ERP Software und behalten Sie den Überblick

Eine Dokumentation ist unglaublich wertvoll. So finden sich neue Projektbeteiligte schneller in das Thema ein und Sie selbst können beschlossene Themen, Ergebnisse aus Meetings und bereits erarbeitete Strukturen an einem Ort einsehen.

Regelmäßige Meetings zum Austausch und um offene Punkte zu klären sind essentiell. Wie wäre es etwa mit einem wöchentlichen Jour fixe mit allen Projektbeteiligten? Hier sollte auch das Top-Management involviert sein und sich die Zeit nehmen, damit aktuelle Themen und ggf. Probleme bei der Einführung Ihres ERP-Systems frühzeitig bekannt sind.

Wichtig ist zudem, dass Sie stets den Überblick über den Stand des Projektes behalten und diesen nie verlieren. Bleiben Sie am Ball und hacken Sie nach, sollten Sie zu lange auf Rückmeldungen von Kollegen, der Geschäftsführung oder Partnern warten und schieben Sie dies nicht auf die lange Bank. So wird ein reibungsloser Ablauf und eine zeitnahe Umsetzung gewährleistet.

Dafür bietet sich ein Agiles Projektmanagement besonders an. Mit Scrum haben Sie stets den Überblick in welcher Phase sich Ihre einzelnen Teile des Projektes gerade befinden und was als nächstes ansteht. So können Sie auch direkt mit Ihrem ERP-Vertriebspartner kommunizieren und Änderungen einfließen lassen. Lesen Sie mehr über die Vorteile von Scrum in unserem Blogbeitrag.

Der Projektabschluss: Essentieller Bestandteil bei der Einführung eines ERP-Systems

Fatalerweise wird oft der Fehler begangen, dass kein echter Projektabschluss absolviert wird. Oft fehlt eine Übergabe an die Abteilungen, die Freigabe der Top-Manager sowie eine gemeinsam erstellte und abgearbeitete Offene-Punkte-Liste. Nur mit Hilfe eines solchen offiziellen Dokuments ist auch wirklich sichergestellt, dass die Einführung Ihres ERP-Systems abgeschlossen ist.

Falls es doch noch offene Punkte geben sollte, so muss organisiert werden, wer sich diesen bis wann annimmt. Die Abarbeitung der offenen Punkte ist dann nicht mehr Aufgabe des Projektteams, sondern obliegt der Verantwortung entsprechender Abteilung. Hier ist wichtig, dass klare Deadlines gesetzt werden, bis wann die Umsetzung erfolgt. Diese sollten entsprechend auch kontrolliert und vom Key-User begleitet werden.

All die beschriebenen Punkte zeigen deutlich, wie wichtig die Produktionsplanung und – Steuerung ist. Sie fordert die gesamte Organisation Ihres Unternehmens. Nicht nur die ERP-Software selbst, sondern auch das Drumherum kann zum Scheitern des Projekts führen. Wenn Sie diese aufgeführten Punkte beachten und uns rechtzeitig mit ins Boot holen, legen Sie den optimalen Grundstein für die Einführung Ihres ERP-Systems.

Worst Case: Die Einführung des ERP-Systems scheitert

Prozess-Chaos an allen Ecken und Kanten

In diesem Absatz möchte ich Ihnen klarmachen, was es für Folgen hat, wenn ein ERP-Projekt scheitert. Eine geschundene ERP Software wird bei Vorgängen sehr viel Zeit brauchen. Ihre Mitarbeiter werden immer verbitterter vor dem PC sitzen und Löcher in die Wand starren.

Als Chaos-Praline kommt hinzu, dass die Software viele falsche Daten liefert. Zum Beispiel glaubt sie, dass Ware XY noch existiert und sicher im Lager verstaut ist, obwohl das nicht stimmt. Aufträge bleiben im System hängen oder werden doppelt und dreifach ausgeliefert. Die Rechnungen stimmen nicht mit der Lieferung überein. Also: Sie müssen alles manuell korrigieren!

Kundenverlust und Kostenmaximierung

Um diese Fehler alle auffangen zu können, müssen Sie zusätzliches Personal einstellen. Die Arbeitszeit steigt und der Samstag wird zum Werktag, da die Fehlermeldungen kein Ende nehmen. Zudem werden auch Ihre Kunden Sie nicht mit freudiger Stimme entgegnen. Kunden, die seit Jahren auf Sie setzen, werden enttäuscht sein.

Im schlimmsten Fall, verlieren Sie ihre Treue. Auch Schadensersatzforderungen können geltend gemacht werden. Sie merken schon, der Rattenschwanz nimmt kein Ende. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit schon vorab die Einführung des ERP-Systems umfangreich zu planen, personelle Ressourcen dafür bereitzustellen und Ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen.

Sie interessieren sich für unsere ERP-Software?

Jetzt haben wir ausführlich über die ERP-Einführung philosophiert, da wollen wir Ihnen natürlich auch nicht unsere ERP-Software BüroWARE/WEBWARE vorenthalten. Mit der ERP-Lösung von SoftENGINE optimieren Sie Ihre Prozesse im Unternehmen. Unsere Cloud ERP WEBWARE bietet Ihnen sogar die Möglichkeit von überall auf Ihre ERP zuzugreifen und erleichtert dadurch auch die Arbeit im Homeoffice.

Damit die Einführung Ihres ERP-Systems ein Erfolg wird und Sie stets den Überblick behalten arbeiten wir mit Ihnen gemeinsam mittels Scrum im agilen Projektmanagement zusammen.

Zögern Sie nicht, entscheiden Sie sich für Ihren Unternehmenserfolg und kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie mit unsere langjährigen Erfahrung von Anfang an bei der Einführung Ihres ERP-Systems.